Cum verifică restaurantele încasările: metode de plată, confirmarea terminalului, înregistrarea plăților și decontarea

Încasările unui restaurant presupun patru lucruri distincte: ce metode de plată poate alege clientul, dacă tranzacția externă a reușit, ce s-a înregistrat pe nota de plată internă și cum se decontează fondurile. Verificați fiecare etapă folosind dovezile corespunzătoare. O înregistrare reușită nu ține locul confirmării bancare, iar dacă rezultatul nu este clar, nu îi cereți clientului să plătească din nou.

Banca Centrală Europeană a publicat SPACE 2024 la data de 2024-12-19: dintre tranzacțiile la punctele de vânzare din zona euro, numerarul a reprezentat 52 % din numărul tranzacțiilor, iar cardurile bancare 45 % din valoarea acestora; 62 % dintre consumatori consideră importantă păstrarea posibilității de a plăti în numerar.

Sondajul a acoperit zona euro, iar interviurile principale s-au desfășurat în două runde, în toamna anului 2023 și în primăvara anului 2024. Germania și Țările de Jos au avut modalități separate de colectare a datelor. Sondajul nu este un registru al fiecărei tranzacții din întregul an 2024. Numărul tranzacțiilor, valoarea lor și preferințele consumatorilor sunt indicatori diferiți. Prin urmare, proporțiile generale nu justifică eliminarea numerarului și nici nu permit estimarea structurii încasărilor restaurantului pentru ziua următoare.

Comunicați metodele de plată disponibile înainte de comandă

Informațiile despre plată afișate la tejghea și în meniu trebuie să corespundă metodelor disponibile în ziua respectivă. La începutul turei, verificați ce metode sunt activate, starea terminalelor și cine se ocupă de verificarea problemelor. Anunțați personalul de servire dacă apare o defecțiune temporară; dacă nu puteți confirma când va fi remediată, nu promiteți un termen. Și clienții care nu folosesc telefonul trebuie să poată cere personalului informații despre achitarea notei. Înainte de a aplica restricții de plată sau comisioane suplimentare, verificați cerințele locale și contractul.

Pentru aceeași încasare, verificați trei categorii de înregistrări

• Tranzacția externă: bazați-vă pe rezultatul confirmat de terminalul independent și de furnizorul de servicii de plată, verificând corespondența cu suma încasată și identificatorul notei de plată.
• Nota de plată internă: verificați pe ce notă a fost înregistrată plata, ce metodă a fost folosită și dacă plata acoperă întreaga sumă sau doar o parte. Înregistrarea nu înseamnă că platforma controlează orice terminal extern.
• Decontarea ulterioară: comparați rapoartele și informațiile de decontare ale furnizorului de servicii de plată. Dacă există diferențe privind data încasării, ritmul virării banilor sau modul de calcul al comisioanelor, responsabilul autorizat și contabilul trebuie să le verifice.

Dacă păstrați un terminal independent pentru carduri, verificați mai întâi rezultatul tranzacției externe, apoi înregistrați plata, cu o conexiune la internet, pe nota de plată corectă din MenuSnap. Această înregistrare nu verifică automat tranzacția bancară. Plata online integrată și înregistrarea manuală a plăților externe sunt fluxuri diferite. Faptul că există o opțiune de plată cu cardul nu înseamnă că orice terminal este conectat la sistem. La achiziție, clarificați cu furnizorul contul vizat, autorizările, înregistrarea și sursa informațiilor despre decontare.

Dacă rezultatul nu este clar, notați informațiile necesare pentru continuarea verificărilor

• Nota de plată corespunzătoare: notați identificatorul comenzii sau al notei, ce anume acoperă încasarea și suma acesteia. Nu vă bazați doar pe recunoașterea clientului sau pe impresii despre masa la care a stat.
• Stadiul verificării: notați momentul încercării de plată, până la ce etapă există confirmare din partea terminalului sau a furnizorului și ce nu este încă stabilit.
• Responsabilitatea pentru preluarea cazului: indicați cine va face verificările și cine îi va explica situația clientului. Ceilalți colegi de la casă trebuie să afle mai întâi stadiul verificării și să nu inițieze în paralel o nouă încasare.

Dacă informațiile afișate pe telefonul clientului nu corespund cu cele de pe terminalul restaurantului, verificați prin canalele furnizorului de servicii de plată. Nu trageți concluzii doar pe baza unei capturi de ecran, indiferent de unde provine. Păstrați dovezile necesare conform regulilor de securitate și nu distribuiți în grupuri de chat numărul complet al cardului sau alte date sensibile. Înainte de a schimba temporar metoda de plată, verificați și rezultatul încercării anterioare.

Comenzile pe web prin scanarea unui cod QR, sincronizarea în cloud și plățile online depind de conexiunea la internet. Funcțiile disponibile offline în aplicația nativă depind de versiunea oficială folosită și de configurare. Terminalele independente funcționează conform regulilor propriului furnizor de servicii. După restabilirea conexiunii, verificați comenzile și plățile înainte de a completa înregistrările. Înregistrarea unei rambursări nu înseamnă că banii au fost deja returnați; pentru rambursare și decontare, solicitați separat confirmarea serviciilor relevante.

Împărțirea notei și închiderea turei: nu vă bazați doar pe total

Dacă mai multe persoane împart nota, stabiliți mai întâi dacă plata se împarte după sumă, după preparate sau printr-o altă metodă acceptată de restaurant. Asociați fiecare plată cu partea corespunzătoare a notei și precizați suma rămasă de achitat. Înainte de a schimba modul de împărțire, verificați plățile deja confirmate. Nu creați o notă nouă pentru aceeași sumă ca să ascundeți înregistrarea inițială și nu presupuneți că întreaga masă a achitat nota doar pentru că o persoană a plătit cu cardul.

La închiderea turei, verificați separat numerarul numărat efectiv, înregistrările din POS, rapoartele terminalelor externe și decontările ulterioare. Faptul că totalurile zilei coincid nu dovedește că fiecare plată a fost asociată corect. Dacă există diferențe, căutați sursa lor pornind de la notele de plată și asigurați-vă că cineva continuă verificarea. Sondajul descrie comportamentul de plată la nivelul societății; alegerile și verificările restaurantului trebuie să se bazeze în continuare pe tranzacțiile reale și pe cerințele aplicabile.