Så stämmer restaurangen av betalningar: betalningsalternativ, kortterminal, kassaregistrering och avräkning

När restaurangen tar betalt bör fyra saker hållas isär: vilka betalningssätt gästen kan välja, om den externa transaktionen har gått igenom, vad som har registrerats på den interna notan och hur pengarna sedan avräknas. Kontrollera varje steg mot rätt underlag. En lyckad registrering ersätter inte ett besked från banken, och om resultatet är oklart ska gästen inte behöva betala en gång till.

Europeiska centralbanken publicerade SPACE 2024 den 19-12-2024: vid försäljningstillfällen i euroområdet utgjorde kontanter 52 % av antalet transaktioner, medan kort stod för 45 % av beloppet. 62 % av konsumenterna värdesätter möjligheten att fortfarande kunna betala kontant.

Undersökningen omfattade euroområdet. De huvudsakliga intervjuerna genomfördes i två omgångar, hösten 2023 och våren 2024. Tyskland och Nederländerna hade dessutom egna upplägg för datainsamlingen. Undersökningen är inte en redovisning av varje enskild transaktion under hela 2024. Antal transaktioner, belopp och konsumenternas preferenser mäter olika saker. De övergripande andelarna kan därför inte användas för att ta bort kontantbetalningar eller för att uppskatta hur betalningarna på den egna restaurangen fördelas nästa dag.

Informera om tillgängliga betalningssätt innan gästen beställer

Informationen om betalning vid kassan och på menyn ska stämma med vad som faktiskt är tillgängligt den dagen. Kontrollera vid arbetspassets början vilka betalningssätt som är aktiverade, att terminalen fungerar och vem som ska kontaktas vid problem. Informera personalen i matsalen om tillfälliga avbrott. Om det är oklart när tjänsten kommer att fungera igen ska ni inte lova någon tid. Gäster som inte använder mobiltelefon ska kunna fråga personalen hur de betalar. Kontrollera lokala regler och avtalsvillkor innan ni informerar om begränsningar eller extra avgifter.

Hitta tre typer av underlag för varje betalning

• Extern transaktion: utgå från bekräftelsen från den fristående terminalen och betaltjänstleverantören. Kontrollera att den bekräftade transaktionen motsvarar det aktuella beloppet och rätt nota-id.
• Intern nota: kontrollera vilken nota betalningen registrerats på, vilket betalningssätt som använts och om betalningen gäller hela eller delar av beloppet. En registrering innebär inte att plattformen styr en valfri extern terminal.
• Efterföljande avräkning: jämför betaltjänstleverantörens rapporter med uppgifterna om avräkning. Om betalningsdatum, när pengarna kommer in eller hur avgifterna beräknas skiljer sig åt ska en behörig ansvarig och redovisningsekonom kontrollera uppgifterna.

Om ni behåller en fristående kortterminal ska ni först kontrollera resultatet av den externa transaktionen och därefter, när ni är uppkopplade, registrera betalningen på rätt nota i MenuSnap. Registreringen verifierar inte automatiskt banktransaktionen. Integrerade onlinebetalningar och manuell registrering av externa betalningar är två olika arbetsflöden. Att kortbetalning finns som alternativ betyder inte att någon terminal är integrerad. Vid inköp bör ni kontrollera med leverantören vilka konton och behörigheter som gäller samt varifrån uppgifterna om registrering och avräkning hämtas.

Om resultatet är oklart: lämna uppgifter som gör det möjligt att följa upp

• Koppla till rätt nota: ange orderns eller notans id, vilken del av notan betalningen gäller och beloppet. Förlita er inte enbart på gästens utseende eller intryck från bordet.
• Dokumentera vad som kontrollerats: anteckna när betalningsförsöket gjordes, hur långt kontrollen i terminalen eller hos betaltjänstleverantören har kommit och vad som ännu är oklart.
• Tydliggör vem som tar över: ange vem som ska kontrollera betalningen och vem som ska förklara läget för gästen. Övrig kassapersonal ska först ta reda på vad som redan har gjorts och inte starta en ny betalning parallellt.

Om det som visas på gästens mobiltelefon inte stämmer med uppgifterna på restaurangens terminal ska ni kontrollera betalningen via betaltjänstleverantörens kanaler. Dra inte slutsatser enbart utifrån någon av skärmbilderna. Spara nödvändiga underlag enligt säkerhetsrutinerna och dela inte fullständiga kortnummer eller andra känsliga uppgifter i gruppchattar. Kontrollera också resultatet av det föregående betalningsförsöket innan ni tillfälligt byter betalningssätt.

Beställning genom att skanna en QR-kod till en webbsida, synkronisering i molnet och onlinebetalningar kräver nätverksanslutning. Vilka funktioner som är tillgängliga offline i en nativeklient beror på vilken officiell version och konfiguration ni använder. En fristående terminal följer sin egen tjänsteleverantörs regler. När anslutningen är tillbaka ska ni först stämma av beställningen och betalningen och därefter komplettera registreringen. Att en återbetalning har registrerats betyder inte att pengarna har betalats tillbaka. Kontrollera återbetalning och avräkning hos respektive tjänst.

Dela upp betalningar och stäm av vid arbetspassets slut – titta inte bara på totalsumman

När flera personer delar på notan ska ni först komma överens om hur betalningen ska fördelas, till exempel efter belopp eller maträtt, eller enligt de alternativ restaurangen har stöd för. Koppla varje betalning till den del av notan den avser och ange vad som återstår att betala. Kontrollera redan bekräftade betalningar innan ni ändrar fördelningen. Skapa inte en ny nota med samma belopp för att dölja den ursprungliga registreringen, och utgå inte från att hela sällskapets nota är betald bara för att en person har betalat med kort.

Vid arbetspassets slut ska ni stämma av kontanter som räknats för hand, POS-registreringar, rapporter från externa terminaler och efterföljande avräkning var för sig. Även om totalsummorna för dagen stämmer visar det inte att varje betalning har kopplats till rätt nota. Följ avvikelserna tillbaka till underlaget och se till att någon fortsätter uppföljningen. Undersökningen beskriver betalningsbeteenden i samhället; restaurangens val och kontroller ska fortfarande utgå från de faktiska transaktionerna och tillämpliga krav.