Come verificare gli incassi al ristorante: metodi di pagamento, conferma del terminale, registrazione del conto e accredito

Per gestire gli incassi di un ristorante occorre distinguere quattro aspetti: quali metodi può scegliere il cliente, se la transazione esterna è andata a buon fine, che cosa è stato registrato sul conto interno e come vengono poi accreditati i fondi. Per ogni passaggio, verifica la prova corrispondente: una registrazione riuscita non sostituisce l’esito bancario e, se l’esito non è chiaro, non chiedere al cliente di pagare di nuovo.

La Banca centrale europea ha pubblicato SPACE 2024 in data 2024-12-19: tra le transazioni nei punti vendita dell’area dell’euro, il contante rappresentava una quota pari al 52% del numero di operazioni e le carte una quota pari al 45% del valore; il 62% dei consumatori riteneva importante mantenere la possibilità di pagare in contanti.

L’indagine riguarda l’area dell’euro. Le interviste principali si sono svolte in due rilevazioni, nell’autunno del 2023 e nella primavera del 2024; in Germania e nei Paesi Bassi la raccolta dei dati seguiva modalità diverse. Non si tratta di un registro di ogni singola transazione effettuata nel corso del 2024. Numero di operazioni, importi e preferenze dei consumatori sono indicatori diversi: le percentuali complessive non giustificano l’eliminazione del contante né permettono di prevedere la composizione degli incassi del proprio locale il giorno successivo.

Indica i metodi di pagamento disponibili prima che il cliente ordini

Le informazioni sui pagamenti esposte alla cassa e sul menu devono corrispondere ai metodi effettivamente disponibili quel giorno. All’inizio del turno, controlla quali metodi sono abilitati, lo stato del terminale e chi si occuperà delle verifiche in caso di problemi. Se si verifica un guasto temporaneo, avvisa il personale di sala; se non sai quando il servizio tornerà disponibile, non fare promesse. Chi non usa uno smartphone può comunque chiedere al personale come pagare il conto. Per eventuali limitazioni ai pagamenti o costi aggiuntivi, verifica prima le norme locali e il contratto.

Per ogni pagamento, consulta tre tipi di registrazione distinti

• Transazione esterna: fai riferimento all’esito confermato dal terminale indipendente e dal fornitore del servizio di pagamento, verificando che corrisponda all’importo e all’identificativo del conto in questione.
• Conto interno: verifica su quale conto è stato registrato il pagamento, con quale metodo e se copre l’intero importo o solo una parte. La registrazione non significa che la piattaforma controlli qualsiasi terminale esterno.
• Accredito successivo: confronta i report e le informazioni sull’accredito del fornitore del servizio di pagamento. In caso di discrepanze nella data dell’incasso, nei tempi di accredito o nei criteri di calcolo delle commissioni, le verifiche spettano a un responsabile autorizzato e a chi si occupa della contabilità.

Se usi un terminale per carte indipendente, verifica prima l’esito della transazione esterna; poi, con la connessione attiva, registra il pagamento sul conto corretto in MenuSnap. Questa registrazione non verifica automaticamente la transazione bancaria. I pagamenti online integrati e la registrazione manuale dei pagamenti esterni sono procedure diverse; la presenza di un’opzione per pagare con carta non significa che qualsiasi terminale sia già collegato al sistema. Al momento dell’acquisto, verifica con il fornitore gli account specifici, le autorizzazioni e le fonti delle informazioni relative a registrazioni e accrediti.

Se l’esito non è chiaro, lascia informazioni utili per le verifiche successive

• Conto interessato: annota l’identificativo dell’ordine o del conto, la parte del conto interessata dal pagamento e il relativo importo. Non basarti soltanto sul volto del cliente o su un ricordo vago del tavolo.
• Stato della verifica: indica quando è stato fatto il tentativo, a che punto è arrivata la conferma tramite il terminale o il fornitore e che cosa non è ancora stato chiarito.
• Responsabilità del seguito: specifica chi farà la verifica e chi darà spiegazioni al cliente. Gli altri colleghi alla cassa devono prima informarsi sullo stato della pratica, senza avviare contemporaneamente un altro pagamento.

Se ciò che appare sul telefono del cliente non coincide con quanto visualizzato sul terminale del locale, verifica tramite i canali del fornitore del servizio di pagamento; non trarre conclusioni basandoti soltanto su uno screenshot dell’uno o dell’altro. Conserva i giustificativi necessari nel rispetto delle regole di sicurezza e non condividere in chat di gruppo numeri completi di carta o altri dati sensibili. Prima di passare temporaneamente a un altro metodo di pagamento, verifica anche l’esito del tentativo precedente.

Gli ordini via web tramite scansione di un codice QR, la sincronizzazione cloud e i pagamenti online dipendono dalla connessione a Internet. Le funzioni disponibili offline nell’applicazione nativa dipendono dalla versione ufficiale e dalla configurazione utilizzate. I terminali indipendenti seguono le regole del rispettivo fornitore. Quando la connessione viene ripristinata, verifica prima gli ordini e i pagamenti, poi completa le registrazioni. Registrare un rimborso non significa che il denaro sia già stato restituito: per rimborsi e accrediti, verifica le conferme dei rispettivi servizi.

Dividere il conto e chiudere il turno senza limitarsi al totale

Quando più persone dividono il conto, chiarisci se la ripartizione avviene per importo, per pietanze o secondo una modalità supportata dal locale. Associa ogni pagamento alla parte precisa del conto a cui si riferisce e indica quanto resta da pagare. Prima di modificare la ripartizione, controlla i pagamenti già confermati. Non creare un nuovo conto dello stesso importo per nascondere la registrazione originale e non dare per saldato l’intero tavolo solo perché una persona ha pagato con la carta.

A fine turno, controlla separatamente il contante effettivamente contato, le registrazioni nel gestionale di cassa, i report dei terminali esterni e gli accrediti successivi. Anche se il totale della giornata coincide, non è detto che ogni pagamento sia stato associato al conto giusto. In caso di differenze, risali alla fonte controllando i singoli conti e assicurati che qualcuno continui a occuparsene. L’indagine descrive i comportamenti di pagamento nella società; le scelte e le verifiche del singolo locale devono basarsi sulle transazioni effettive e sulle disposizioni applicabili.