Slik avstemmer restauranten betalinger: betalingsmåter, terminalbekreftelse, registrering og oppgjør

Når restauranten tar imot betaling, må fire ting holdes fra hverandre: hvilke betalingsmåter gjesten kan velge, om den eksterne transaksjonen gikk gjennom, hva som er registrert på den interne regningen, og hvordan pengene gjøres opp. Finn dokumentasjon for hvert trinn. En vellykket registrering erstatter ikke bekreftelse fra banken, og hvis resultatet er uklart, må ikke gjesten bli bedt om å betale på nytt.

Den europeiske sentralbanken publiserte SPACE 2024 2024-12-19: Ved betalinger på utsalgssteder i euroområdet utgjorde kontanter 52 % av antall transaksjoner, mens bankkort sto for 45 % av den samlede transaksjonsverdien. 62 % av forbrukerne la vekt på å beholde muligheten til å betale med kontanter.

Undersøkelsen dekker euroområdet. Hovedintervjuene ble gjennomført i to omganger, høsten 2023 og våren 2024. Tyskland og Nederland hadde egne opplegg for datainnsamling. Undersøkelsen er ikke en oversikt over hver enkelt transaksjon gjennom hele 2024. Antall transaksjoner, beløp og forbrukernes preferanser er heller ikke samme målegrunnlag. Derfor kan ikke de samlede andelene brukes til å fjerne kontanter som betalingsmåte eller anslå betalingsmiksen i restauranten neste dag.

Opplys om tilgjengelige betalingsmåter før gjesten bestiller

Informasjonen om betaling ved disken og på menyen må samsvare med hva som faktisk er tilgjengelig den dagen. Ved skiftstart må dere kontrollere hvilke betalingsmåter som er aktivert, terminalstatus og hvem som skal undersøke eventuelle problemer. Gi beskjed til serveringspersonalet ved midlertidige driftsavbrudd, og ikke lov noe om når tjenesten blir tilgjengelig igjen hvis dere ikke kan bekrefte tidspunktet. Gjester som ikke bruker mobiltelefon, skal også kunne spørre en ansatt om å betale. Kontroller lokale krav og avtalevilkår før dere innfører betalingsbegrensninger eller tilleggsgebyrer.

Finn tre typer dokumentasjon for hver betaling

• Ekstern transaksjon: Bruk bekreftelsen fra den frittstående terminalen og betalingstjenesteleverandøren som grunnlag. Kontroller at beløpet og regningsreferansen gjelder denne betalingen.
• Intern regning: Kontroller hvilken regning betalingen er registrert på, hvilken betalingsmåte som er brukt, og om betalingen dekker hele eller deler av beløpet. En registrering betyr ikke at plattformen styrer en hvilken som helst ekstern terminal.
• Senere oppgjør: Sammenlign rapportene og oppgjørsinformasjonen fra betalingstjenesteleverandøren. Hvis det er avvik i betalingsdato, tidspunkt for utbetaling eller grunnlaget for gebyrene, må en ansvarlig person med nødvendige tilganger og regnskapsføreren undersøke saken.

Hvis dere beholder en frittstående kortterminal, må dere først kontrollere resultatet av den eksterne transaksjonen og deretter, med nettforbindelse, registrere betalingen på riktig regning i MenuSnap. Denne registreringen bekrefter ikke automatisk banktransaksjonen. Integrerte nettbetalinger og manuell registrering av eksterne betalinger er forskjellige arbeidsflyter. At kortbetaling er tilgjengelig, betyr ikke at en bestemt terminal er integrert. Ved kjøp bør dere avklare med leverandøren hvilke konkrete kontoer, autorisasjoner og registreringer som gjelder, og hvor oppgjørsinformasjonen kommer fra.

Hvis resultatet er uklart, noter opplysninger som gjør det mulig å undersøke saken videre

• Tilknytning til regningen: Noter ordre- eller regningsreferansen, hvilken del av regningen betalingen gjelder, og beløpet. Ikke stol bare på at du husker gjesten eller inntrykket fra bordet.
• Status på undersøkelsen: Noter når betalingsforsøket ble gjort, hvor langt bekreftelsen fra terminalen eller betalingstjenesteleverandøren har kommet, og hva som fortsatt er uavklart.
• Ansvar for oppfølging: Noter hvem som skal undersøke saken, og hvem som skal forklare den for gjesten. Andre som håndterer betalinger, må først sjekke status og ikke starte en ny betaling samtidig.

Hvis det gjesten ser på telefonen, ikke stemmer med det som vises på restaurantens terminal, må dere kontrollere transaksjonen via betalingstjenesteleverandøren. Ikke trekk en konklusjon ut fra et skjermbilde fra noen av sidene alene. Oppbevar nødvendig dokumentasjon i tråd med sikkerhetsrutinene, og ikke del hele kortnumre eller andre sensitive opplysninger i gruppechatter. Før dere midlertidig bytter betalingsmåte, må dere også undersøke resultatet av det forrige betalingsforsøket.

Nettbasert bestilling ved å skanne en QR-kode, synkronisering i skyen og nettbetaling er avhengig av nettverkstilgang. Hvilke funksjoner den native klienten støtter uten nett, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen som brukes. Frittstående terminaler følger reglene til sine egne betalingstjenesteleverandører. Når forbindelsen er gjenopprettet, må dere kontrollere bestillinger og betalinger før dere etterregistrerer noe. At en refusjon er registrert, betyr ikke at pengene er tilbakebetalt. Kontroller refusjon og oppgjør hver for seg hos den aktuelle tjenesten.

Deling av regningen og skiftavslutning: Ikke se bare på totalsummen

Før flere personer deler en regning, må dere avklare om fordelingen skal gjøres etter beløp, retter eller en annen metode restauranten støtter. Knytt hver betaling til den konkrete delen av regningen den dekker, og opplys om hva som gjenstår å betale. Før dere endrer fordelingsmåte, må dere kontrollere hvilke betalinger som allerede er bekreftet. Ikke opprett en ny regning med samme beløp for å skjule den opprinnelige registreringen, og ikke anta at hele bordet har betalt fordi én person brukte kort.

Ved skiftavslutning må dere kontrollere opptalte kontanter, POS-registreringer, rapporter fra eksterne terminaler og det senere oppgjøret hver for seg. At totalsummene stemmer for dagen, er ikke nok til å bevise at hver betaling er knyttet til riktig regning. Hvis noe ikke stemmer, må dere spore årsaken via regningen og sørge for at noen følger opp. Undersøkelsen beskriver betalingsatferd i samfunnet. Restaurantens egne valg og kontroller må fortsatt bygge på faktiske transaksjoner og gjeldende krav.