Sådan afstemmer restauranter betalinger: betalingsmuligheder, terminalbekræftelse, registrering på regningen og afregning

Når restauranter modtager betaling, bør de skelne mellem fire ting: hvilke betalingsmåder gæsten kan vælge, om den eksterne transaktion er gennemført, hvad der er registreret på den interne regning, og hvordan pengene afregnes. Find dokumentation for hvert trin. En vellykket registrering kan ikke erstatte bekræftelse fra banken, og et uklart resultat må ikke i sig selv føre til, at gæsten bliver bedt om at betale igen.

Den Europæiske Centralbank offentliggjorde SPACE 2024 den 2024-12-19: Ved betalinger på salgssteder i euroområdet udgjorde kontanter 52 % af transaktionerne målt på antal, mens kort stod for 45 % af beløbet; 62 % af forbrugerne lagde vægt på at bevare muligheden for at betale kontant.

Undersøgelsen dækker euroområdet. De primære interviewrunder fandt sted i efteråret 2023 og foråret 2024. Tyskland og Nederlandene havde desuden særskilte indsamlingsforløb. Undersøgelsen er ikke en registrering af hver enkelt transaktion i hele 2024. Antal transaktioner, beløb og forbrugernes præferencer er heller ikke sammenlignelige mål. De overordnede fordelinger kan derfor hverken bruges til at fjerne kontanter som betalingsmulighed eller til at forudsige, hvordan betalingerne fordeler sig på den enkelte restaurant næste dag.

Oplys om betalingsmulighederne, før gæsten bestiller

Oplysninger om betaling ved disken og på menuen skal stemme overens med, hvad der faktisk er tilgængeligt den pågældende dag. Ved vagtens start skal personalet kontrollere, hvilke betalingsmåder der er aktiveret, terminalens status, og hvem der skal undersøge eventuelle problemer. Hvis der opstår en midlertidig fejl, skal serveringspersonalet have besked. Giv ingen løfter om, hvornår løsningen virker igen, hvis tidspunktet ikke kan bekræftes. Gæster, der ikke bruger en telefon, skal også kunne spørge en medarbejder om betaling. Kontrollér først lokale regler og aftalevilkår ved betalingsbegrænsninger eller ekstra gebyrer.

Find tre typer dokumentation for den samme betaling

• Ekstern transaktion: Brug bekræftelsen fra den separate terminal og betalingstjenesteudbyderen som dokumentation, og kontrollér, at den svarer til beløbet for denne betaling og regningens id.
• Intern regning: Kontrollér, hvilken regning betalingen er registreret på, hvilken betalingsmåde der er angivet, og om betalingen dækker hele eller kun en del af beløbet. En registrering betyder ikke, at platformen styrer en vilkårlig ekstern terminal.
• Efterfølgende afregning: Sammenhold rapporter og afregningsoplysninger fra betalingstjenesteudbyderen. Hvis der er forskelle i betalingsdato, udbetalingsrytme eller grundlaget for gebyrberegningen, skal en ansvarlig med de nødvendige rettigheder og bogholderiet undersøge dem.

Hvis I beholder en separat kortterminal, skal I først kontrollere resultatet af den eksterne transaktion og derefter med netforbindelse registrere betalingen på den korrekte regning i MenuSnap. Registreringen bekræfter ikke automatisk banktransaktionen. Integreret onlinebetaling og manuel registrering af en ekstern betaling er forskellige arbejdsgange. At der findes en kortbetalingsmulighed, betyder ikke, at en given terminal er integreret. Ved indkøb skal I afklare med leverandøren, hvilke konkrete konti, godkendelser og registreringer der indgår, og hvor afregningsoplysningerne kommer fra.

Hvis resultatet er uklart, skal der være oplysninger nok til at følge op

• Den relevante regning: Notér ordre- eller regnings-id, hvad betalingen dækker, og beløbet. Stol ikke alene på, at I kan genkende gæsten eller huske situationen ved bordet.
• Status på undersøgelsen: Notér tidspunktet for betalingsforsøget, hvor langt bekræftelsen fra terminalen eller betalingstjenesteudbyderen er nået, og hvad der stadig er uafklaret.
• Ansvar for opfølgning: Angiv, hvem der undersøger sagen, og hvem der forklarer den for gæsten. Andre medarbejdere ved kassen skal først orientere sig om status og må ikke starte en ny betaling samtidig.

Hvis oplysningerne på gæstens telefon ikke stemmer overens med dem på restaurantens terminal, skal I undersøge sagen via betalingstjenesteudbyderens kanaler. Drag ikke en konklusion alene ud fra et skærmbillede fra nogen af parterne. Opbevar nødvendig dokumentation efter sikkerhedsreglerne. Del ikke fulde kortnumre eller andre følsomme oplysninger i gruppechats. Før I midlertidigt skifter betalingsmåde, skal I også kontrollere resultatet af det foregående betalingsforsøg.

Bestilling via en webside ved at scanne en QR-kode, synkronisering via skyen og onlinebetaling kræver netforbindelse. Hvilke funktioner den native klient kan bruges til offline, afhænger af den officielle version og konfiguration, I bruger. Separate terminaler følger reglerne hos deres egen betalingstjenesteudbyder. Når forbindelsen er genoprettet, skal I kontrollere ordrer og betalinger, før I efterregistrerer noget. At en tilbagebetaling er registreret, betyder ikke, at pengene er tilbageført. Kontrollér tilbagebetaling og afregning hver for sig hos de relevante tjenester.

Deling af regninger og vagtafslutning: Se ikke kun på totalen

Når flere gæster deler betalingen, skal I først afklare, om den skal fordeles efter beløb, retter eller en anden metode, som restauranten understøtter. Knyt hver betaling til den konkrete del af regningen, og oplys, hvad der stadig mangler at blive betalt. Før I ændrer fordelingen, skal I kontrollere allerede bekræftede betalinger. Opret ikke en ny regning med samme beløb for at skjule den oprindelige registrering, og antag ikke, at hele bordets regning er betalt, blot fordi én gæst har betalt med kort.

Ved vagtens afslutning skal I hver for sig kontrollere de optalte kontanter, POS-registreringerne, rapporterne fra den eksterne terminal og den efterfølgende afregning. Selv hvis dagens totaler er ens, beviser det ikke, at hver betaling er knyttet til den rigtige regning. Find kilden til afvigelser ved at følge den enkelte regning, og sørg for, at nogen fortsætter opfølgningen. Undersøgelsen beskriver betalingsadfærd i samfundet; restaurantens valg og afstemning skal fortsat baseres på de faktiske transaktioner og gældende krav.