Vad gör restaurangen vid ett plötsligt nätavbrott? Ta emot beställningar med manuella nummer och stäm av tillagning och betalningar när nätet är tillbaka

Om restaurangen plötsligt tappar nätanslutningen ska ni först stoppa upprepade beställningsförsök och upprepade debiteringar. Låt den som ansvarar för arbetspasset utse en person som samlar in information från servicepersonalen, köket och kassan. Ta reda på vilka beställningar som hade kommit in före avbrottet och vilka rätter som redan hade tillagats. Ge sedan nya önskemål enhetliga manuella nummer. När anslutningen är tillbaka kontrollerar ni först den senaste statusen i systemet. Registrera inte alla pappersbeställningar på nytt.

Förklara först vilka åtgärder som kräver anslutning

MenuSnap erbjuder för närvarande inte ett komplett flöde för beställningar och kassahantering offline. Betalningar, återbetalningar, avräkning och arbetspassåtgärder kräver bekräftelse från servern. Gästernas beställningar genom QR-kod, molnbaserad administration, uppdateringar i molnbaserade KDS-system och betalningar online är beroende av respektive nätverksanslutning. Att en lokal skrivare är ansluten innebär inte att hela verksamheten kan skötas offline. Att en gammal sida eller ett tidigare kvitto fortfarande visas betyder inte heller att den senaste statusen har uppdaterats.

Fristående kortterminaler följer sina egna anslutningskrav och tjänsteleverantörens regler. Kontrollera först transaktionens ursprungliga resultat i terminalen eller hos tjänsteleverantören. Spara nödvändiga underlag för transaktioner som bekräftats som genomförda. Registrera sedan betalningen mot rätt nota när MenuSnap åter har serveranslutning och ni har kontrollerat befintliga uppgifter. Om resultatet är oklart ska ni inte debitera på nytt.

Använd en gemensam väg in och dokumentera nya önskemål och ärenden som ska kontrolleras separat

Utse en person som ger alla manuella anteckningar enhetliga nummer. Pappersbeställningen är ett tillfälligt underlag för servicen, inte ett bevis på att försäljningen har registrerats i systemet. Om en befintlig beställning har skickats in men resultatet är oklart ska ni först stämma av med servicepersonalen och köket. Behandla inte hela bordets beställning som en ny beställning för tillagning.

• Manuellt nummer: ____; bord eller avhämtnings-ID: ____; tid och restaurangens tidszon: ____; ansvarig: ____.
• Kopplad ursprunglig beställning eller inskickning som ska kontrolleras: ____; kända uppgifter före avbrottet: ____.
• Rätter, varianter och antal som faktiskt tillkommit nu: ____; önskemål som fortfarande behöver kontrolleras: ____.
• Skickat till köket: ____; mottagare och tid: ____; påbörjat/färdigt: ____; överlämnat till gästen: ____.
• Kontantbelopp som tagits emot och växel: ____; fristående terminal bekräftad/ska kontrolleras: ____; plats för nödvändigt underlag: ____.
• Nästa åtgärd: ____; ansvarig nu: ____; person som tar över vid skiftbyte: ____.

Vad servicepersonalen, köket och kassan ska lämna vidare

• Servicepersonal: Ta reda på om gästen skickade in beställningen och om det finns ett beställningsnummer. Kontrollera befintliga uppgifter och berätta vem som följer upp. Om resultatet saknas ska ni registrera ärendet som oklart och se till att flera personer inte lägger in samma beställning var för sig.
• Kök: Stäm av vilka rätter som håller på att tillagas, är färdiga eller ännu inte har tagits emot, med utgångspunkt i den ursprungliga beställningen och det manuella numret. Ta bara emot tillägg som ni har bekräftat inte redan har nått köket. Skicka en mottagningsbekräftelse till servicepersonalen.
• Kassa: Dokumentera kontanter som tagits emot, växel och resultat från externa terminaler separat. Att ett betalningssätt har valts betyder inte att betalningen har genomförts. Skriv inte av hela kortnumret eller någon kod.
• Utsedd för utrustningsuppföljning: Skilj mellan fel på en enskild enhet, restaurangens nätverk och berörda tjänster och kontakta rätt support. Bevara appdata. Låt inte alla medarbetare turas om att starta om utrustningen eller ändra parkopplingen tillfälligt.

Koppla tillägg och avbokningar till det ursprungliga numret och lämna bara vidare det som har ändrats. Innan ni avbokar ska ni kontrollera hur långt tillagningen har kommit och sedan förklara läget för gästen. Ansvarig personal på restaurangen ska fortfarande kontrollera uppgifter om kostönskemål. Hoppa inte över kontroller av ingredienser och tillagningsförutsättningar på grund av avbrottet. Restaurangägaren eller en uttryckligen behörig administratör ska hantera reservnätverk och ändringar av utrustningen enligt den befintliga planen, utan att avbryta pågående leveranser.

När anslutningen är tillbaka stämmer ni av varje beställning enligt följande

• Den ursprungliga beställningen finns i systemet: Jämför den med de manuella anteckningarna och det som faktiskt har tillagats. Kontrollera om maten redan har lämnats över och registrera inte samma rätter igen.
• Ett nytt önskemål finns antecknat manuellt men saknar motsvarande uppgift i systemet: Kontrollera först tillagningen och betalningen som tagits emot. Följ sedan den rutin som stöds för att komplettera uppgifterna. Kontakta supporten om det är oklart hur det ska göras, så att uppgifterna inte skickas till köket en gång till.
• Den externa terminalen har bekräftat betalningen, men motsvarande betalning saknas i systemet: När anslutningen är tillbaka och ni har kontrollerat den senaste statusen registrerar ni rätt belopp mot den ursprungliga notan. Debitera inte igen.
• Antalet eller beloppet skiljer sig åt mellan de två underlagen: Spara uppgifterna om avvikelsen och tillhörande underlag och låt den utsedda ansvariga personen utreda saken. Försök inte dölja skillnaden genom att fabricera uppgifter.

Låt en person ansvara för den fortsatta registreringen och en annan kontrollera beloppen och att de kopplats till rätt beställning. Övriga medarbetare fortsätter att ge service. Vänta med återbetalningar, avräkning och åtgärder som rör arbetspasset tills servern har bekräftat uppgifterna, och följ sedan respektive rutin. Kontrollera fortfarande om saknade utskrifter har skrivits ut och om uppdragen har nått fram. Utgå inte från att allt som väntar blir klart automatiskt när anslutningen återställs.

Lämna över ärenden som ska kontrolleras vid skiftbyte – säg inte bara att nätet fungerar igen

Ange tydligt vid överlämningen vilka beställningar, rätter eller betalningar som fortfarande återstår att hantera under varje manuellt nummer. Skriv också vad ni redan har berättat för gästen och vem som ska kontaktas härnäst. Den som tar över ska hitta det ursprungliga underlaget och återge nästa åtgärd innan hen fortsätter servicen. Spara bara nödvändiga uppgifter i dokumentationen. Om ni skickar skärmbilder till supporten ska ni dölja personuppgifter och betalningsunderlag.

Vid arbetspassets slut ska ni hitta den del som är svårast att stämma av: ett saknat nummer, utebliven bekräftelse från köket, något som har lämnats ut men inte registrerats eller en betalning utan underlag. Nästa arbetspass kan då komplettera rätt underlag och fördela ansvaret. Att nätanslutningen är tillbaka beskriver bara det tekniska läget. Först när beställning, tillagning, överlämning och mottagen betalning har stämts av mot varandra ska de tillfälliga anteckningarna arkiveras enligt restaurangens rutiner.