如何向廚房確認飲食需求：旅館晚餐接待的詢問與回覆卡

客人提出飲食需求時，接待人員先詢問具體食材和菜色，再向廚房確認目前的配方與製作條件。將查明的事實、仍不明確或無法配合的部分完整告知客人，再由客人決定是否點餐。

另外確認晚餐需求，適度留存接待紀錄

櫃檯知道客人住在哪個房間，不代表了解客人的飲食需求。接待人員應另外確認客人指的是哪種食材、哪些菜色需要核對，以及希望店家說明什麼。房間資訊不是判斷菜單的依據，也不應為了方便而在共用交接簿上記下不必要的健康細節。

如果雙方語言不通，員工可以請客人指出菜單上的內容，再將需要確認的具體問題交給負責人。若無法理解，就坦承還沒聽清楚，比根據手勢推測客人的要求更妥當。客人願意繼續溝通，也不代表餐廳已能配合其條件；是否接受這項需求，仍須確認目前的製作安排。

詢問卡記錄菜色相關問題，不抄錄完整的健康背景

給廚房的問題越具體，越容易找到有用的答案。將特殊飲食需求拆分為菜名、詢問的食材及需要確認的製作條件，再分別查證。員工負責說明實際用料和作業情況，不作醫療判斷，也不替客人決定少量成分是否無關緊要。若無法配合要求，店家必須明確說明；客人願意點餐，也不能取代必要的安全確認。

• 菜色與規格：指出這次想點或已點的具體餐點，不要籠統地以整桌的特殊需求帶過。
• 待確認食材：記錄客人實際詢問的原料、醬汁、餡料或配菜，不要由員工根據手勢自行推測要求。
• 資料依據：核對目前的配方和實際供應商資料；配方或供貨有所變動的部分，另行確認。
• 製作條件：記錄廚房能說明的目前做法，以及仍無法確認或無法配合的條件。
• 回覆狀態：區分已查明和仍在查找的部分，並註明由哪個職務接續回覆。
• 回覆結果：指定由誰向客人複述，記下客人最後的選擇和仍未解決的問題；只保留服務所需的資訊。

廚房的回覆分為三類，不能把未知說成可以

• 相關事實已查明：完整說明資料依據、實際製作條件及仍有限制之處，由客人決定是否點餐。
• 資料或條件仍不明確：找不到供應商包裝、配方剛調整，或廚房說不清製作條件時，指出還缺少什麼、由誰查找。推薦替代菜色前也要逐項確認；不要在沒有依據的情況下承諾等待時間，也不要因客人趕時間就省略確認。
• 目前無法配合：明確說明限制，尊重客人不點餐的選擇；不要用優惠或口頭保證勸客人忽略尚未確認的條件。

MenuSnap 翻譯審核指南強調，應以實際配方和可靠的食材資料核實資訊。翻譯只能協助雙方理解，不能據此判定飲食安全；是否能更換配料，也必須根據實際配方和廚房條件確認。

回覆客人後，交餐時仍須核對

櫃檯人員去接電話時，廚房的回覆可能由其他同事收到。交接單上應留下訂單或待點菜色的識別資訊、具體問題和承辦職務，收到回覆的人才知道該轉交給誰。配方確認、回覆客人和客人最後的選擇要分別記錄，也要清楚標示目前正在等候哪個環節。接手的人只需接續尚未完成的事項，避免已查到的答案留在後場，沒有傳達出去。

出餐人員應核對目前的訂單、已確認的菜色和約定的處理方式，不要因為同桌餐點看起來相似就直接送上桌。臨時幫忙送餐的同事不需要知道客人的完整背景，只要知道哪份餐有哪些待確認事項，以及應找誰確認即可。必要資訊應隨職務交接，不應只留在最初接待人員的記憶中。

如果餐點與確認的內容不一致，先交回負責人員確認，不要在桌邊隨手移走某種食材，就宣稱問題已解決。櫃檯和廚房對同一道菜說法不一致時，也應先停下來釐清。店家應確保流程中有可供詢問的負責人，而不是讓每位送餐人員自行判斷。

已接下的訂單若出現新疑問，應及時聯絡製作人員和負責人，並在繼續處理前再次向客人確認。配方資料應放在各班人員都找得到的地方；供貨或做法改變後，也要更新相關說明。沒有接獲客訴，不能作為安全的依據。