Come riconciliare i pagamenti separati con un terminale POS autonomo: importi, esiti e saldo residuo

Quando si riscuotono pagamenti separati con un terminale POS autonomo, ogni quota deve corrispondere a un importo preciso, all’esito effettivo della transazione e alla relativa registrazione nel sistema; poi si verifica quanto resta da pagare. Chiarite prima l’importo totale e come dividerlo, quindi completate una quota alla volta prima di passare alla persona successiva. Anche se tutti hanno passato la carta al terminale, è comunque necessario riconciliare ogni transazione alla fine.

Confermate l’importo da riscuotere senza ripercorrere tutte le operazioni di divisione del conto

Verificate il tavolo, le pietanze, le aggiunte, le quote già pagate e gli sconti applicabili, e concordate con i clienti come ripartire i piatti condivisi. Per MenuSnap, scegliete tra la divisione in parti uguali, per pietanza o per importo in base alle opzioni disponibili per il conto attuale. Risolvete prima eventuali contestazioni, quindi verificate che la somma delle quote corrisponda all’importo da riscuotere. Non promettete che qualsiasi combinazione possa essere gestita automaticamente.

Registrate ogni pagamento con la relativa quota

• Conto originale e identificativo della quota corrente: ____; importo dovuto e modalità di pagamento: ____; addetto che gestisce il pagamento: ____.
• Importo inserito nel terminale: ____; ora della transazione e riferimento necessario: ____; confermata dal terminale / da verificare: ____.
• Registrazione del pagamento associata nel sistema: ____; conto originale e importo verificati: ____.
• Importo effettivamente ricevuto in contanti e resto (se applicabile): ____; pagamento della quota verificato: ____.
• Saldo residuo attuale dell’intero conto: ____; descrizione della differenza: ____; passaggio successivo e responsabile: ____.

Questo elenco compilato a mano serve solo a collegare le quote alle transazioni: non riportate numeri completi delle carte, codici di sicurezza, password o dati dei clienti non pertinenti. Le transazioni con carta vengono confermate dal terminale e dal relativo fornitore del servizio. Verificate prima che il pagamento sia riuscito, poi registratelo sulla quota corretta. MenuSnap non verifica automaticamente questa transazione esterna e non bisogna presumere che il terminale riceva automaticamente l’importo.

Gestite il passaggio successivo in base al tipo di differenza

• Pagamento riuscito sul terminale ma registrazione assente nel sistema: controllate prima il conto originale, l’orario e lo stato di pagamento più recente. Se confermate che la registrazione manca, aggiungetela alla quota corretta senza addebitare di nuovo.
• Esito del terminale incerto: verificate la transazione originale secondo la procedura del fornitore e lasciate la pratica in sospeso. Il fatto che il sistema mostri ancora un importo da pagare o che sul telefono del cliente compaia una notifica, da solo, non giustifica un nuovo addebito.
• Il sistema riporta un importo, ma non corrisponde ai dati del terminale: interrompete gli incassi successivi e verificate se è stata selezionata la quota sbagliata, inserito un importo errato o registrata una modalità di pagamento non corretta. Non cancellate la differenza senza averla verificata.
• Aggiunta di pietanze o modifica dello sconto dopo il pagamento: verificate quali operazioni sono consentite sul conto attuale e chiarite con i clienti chi pagherà l’aggiunta. Non continuate a riscuotere in base al conto cartaceo iniziale e non presumete che le quote già pagate vengano ricalcolate automaticamente.

Non compensate tra loro contanti, differenze di arrotondamento e mance

Registrate l’importo effettivamente ricevuto in contanti e il resto; non basatevi su un’affermazione verbale come «ho già pagato». Se la divisione in parti uguali lascia una differenza di pochi centesimi, verificate nel sistema gli importi effettivi delle singole quote e il totale, poi spiegate la differenza ai clienti. Non lasciate che ciascuno paghi con la carta basandosi su calcoli a mente, per poi azzerare arbitrariamente la differenza.

Se un cliente paga più del dovuto, chiarite prima se si tratta di una mancia o del saldo residuo e registrate l’importo secondo le modalità effettivamente supportate dal locale. Non consideratelo automaticamente una mancia e non compensatelo di nascosto facendo pagare meno la persona successiva. Se serve l’aiuto di un altro dipendente, chiarite se deve spiegare la situazione o riordinare le registrazioni: due persone non devono riscuotere contemporaneamente la stessa quota.

Completate separatamente le verifiche di rete, i rimborsi e il passaggio di consegne

Se la connessione al server si interrompe, conservate gli elementi necessari raccolti manualmente. Una volta ripristinata la connessione, controllate le registrazioni di pagamento più aggiornate prima di registrare i pagamenti confermati. I pagamenti, i rimborsi, la chiusura dei conti e i turni di MenuSnap richiedono la conferma del server. Il terminale autonomo segue le proprie regole di connessione: non promettete che l’intero processo sia disponibile offline.

Un responsabile autorizzato deve verificare il pagamento originale e procedere al rimborso seguendo la procedura prevista per il relativo metodo di pagamento. Modificare la ripartizione, stampare un conto o registrare nel sistema un rimborso effettuato esternamente non fa sì che il terminale autonomo restituisca automaticamente il denaro. Anche l’esito del rimborso deve essere verificato tramite il terminale o il fornitore del servizio, e una pratica ancora aperta deve continuare ad avere un responsabile.

Prima di chiudere il conto del tavolo, controllate il saldo residuo e le questioni irrisolte. Al cambio turno, verificate ogni differenza prima di controllare il totale. L’accredito da parte del gestore dei pagamenti può dipendere da successive operazioni di liquidazione o da commissioni: il netto accreditato sul conto bancario non sostituisce la verifica delle transazioni del turno. Annotate se la differenza è dovuta a piatti condivisi non ripartiti, variazioni dell’importo, errori di inserimento o pagamenti riusciti ma non registrati. La volta successiva correggete il passaggio che ha causato il problema, invece di accelerare la rotazione dei pagamenti con carta.