Com traspassar comptes oberts en un bar: comandes per taula, imports cobrats i tasques pendents

Per traspassar un compte obert en un bar, anoteu per a cada compte on són els clients, què estan esperant, quins pagaments s’han confirmat i qui se n’ocuparà a continuació. Que la taula estigui buida, que la cuina hagi acabat o que un treballador plegui no vol dir que el compte estigui pagat. Deixeu primer la informació necessària per continuar el servei i després feu el tancament del torn; no pressioneu tots els clients perquè paguin per facilitar el traspàs.

Prepareu una fitxa de traspàs per a cada compte obert

Podeu anotar els camps en blanc següents al full de traspàs que ja faci servir el local. El número de compte identifica la consumició; la ubicació indica on cal servir-la, i la persona que deixa el torn i qui l’agafa són responsables de les tasques posteriors. Anoteu cada dada per separat: el número de taula no substitueix tota la informació.

• Número de compte: ____; hora del traspàs i zona horària del local: ____; ubicació original: ____; ubicació actual: ____.
• Productes afegits a l’última ronda: ____; ja servits: ____; encara en preparació o pendents de servir: ____; persona de contacte per a la preparació: ____.
• Pagaments verificats i part corresponent: ____; import pendent: ____; part amb el pagament per comprovar: ____; ubicació dels justificants necessaris: ____.
• Consulta pendent dels clients: ____; acció següent: ____; persona que deixa el torn: ____; persona que l’agafa: ____.

Anoteu només la informació necessària per al traspàs; no copieu el nom complet, el telèfon ni les dades de la targeta bancària dels clients. Guardeu la fitxa en un lloc accessible només per al personal. Si el sistema no mostra l’estat del servei a sala, la persona que deixa el torn n’ha d’afegir els detalls; no presenteu un record com si fos un fet confirmat.

Feu una ronda per la sala i després reviseu l’última comanda

La persona que deixa el torn i la que l’agafa han d’anar a les zones on encara hi ha clients per comprovar si l’última ronda s’ha introduït al sistema, si s’ha fet arribar al personal encarregat de preparar-la i quins productes ja s’han servit. Anoteu a part les peticions que només s’han acceptat verbalment però encara no s’han confirmat; no les barregeu amb les comandes que la cuina ja ha acceptat. La persona que agafa el torn ha d’explicar, basant-se en els registres, què falta a cada taula; si falta informació, ha de demanar els aclariments necessaris en persona.

Si algú de la taula escaneja un codi QR i algú altre demana més plats al personal, comproveu primer si la comanda s’ha enviat i anoteu només les peticions realment afegides. Si els clients canvien de taula, comuniqueu la ubicació nova i el compte original al bar, a la cuina i al personal que serveix els plats. Espereu que us confirmin que ho han rebut abans d’atendre nous clients a la taula original; no afegiu comandes basant-vos només en el número de taula antic.

Davant d’una incidència, concreteu primer què cal comprovar

• Dubte sobre el compte: anoteu el plat, la quantitat o l’import concret i demaneu a una persona autoritzada que ho comprovi. No convertiu una suposició en una conclusió.
• No es troba el client de moment: la persona responsable del torn ha de comprovar la ubicació coneguda i l’estat del pagament. No esborreu el compte ni el registreu com a pèrdua pel vostre compte.
• Pagament parcial: traspasseu, per a cada compte o part, els pagaments verificats, els imports pendents de pagament i els que encara s’han de comprovar. No ho resumiu dient que «aquesta taula ja ha pagat».
• Encara falten plats de l’última comanda: manteniu el compte original i l’estat de preparació; la persona que agafa el torn n’ha de fer el seguiment. No obriu un compte nou per a tota la taula només per fer el traspàs.

Traspasseu per separat els pagaments i l’estat del servei

El resultat d’un terminal de pagament independent el confirmen el terminal i el seu proveïdor de serveis. Verifiqueu primer que l’operació s’ha completat correctament i, després, registreu el pagament al compte o a la part corresponent; MenuSnap no verifica automàticament aquesta transacció externa. Si el resultat no és clar, comproveu primer l’operació original; no torneu a cobrar. Si es perd la connexió amb el servidor, conserveu els justificants manuals necessaris. Quan es recuperi la connexió, reviseu els registres existents abans d’afegir-hi el pagament per evitar cobrar dues vegades.

Separar un compte en parts no vol dir que s’hagi rebut el pagament. Si s’afegeixen plats després d’un pagament, comproveu quines opcions permet el compte actual i confirmeu amb els clients qui es farà càrrec dels nous productes. No doneu per fet que les parts ja pagades es recalcularan automàticament. Les devolucions i els ajustos comptables els ha de gestionar una persona autoritzada segons el procediment corresponent.

La persona que agafa el torn confirma l’acció següent

La persona que agafa el torn ha de localitzar el compte i els justificants corresponents i repetir quins plats encara s’han de servir, quins pagaments cal comprovar i quines consultes s’han de respondre. L’ús de KDS i de les impressores depèn del pla, de la configuració i dels dispositius compatibles. Encara que la cuina indiqui que un plat està preparat, cal comprovar que s’hagi servit; l’estat de la cuina no vol dir que el compte estigui pagat.

Feu el traspàs de l’efectiu comprovant també els imports rebuts, el canvi i els registres de la caixa per al mateix període. No comptabilitzeu com a cobraments les consumicions pendents. El torn següent ha d’anotar quines qüestions cal aclarir i, si cal, adaptar la fitxa de traspàs als números de compte, les ubicacions, els plats o els imports que falten, en lloc d’exigir que no quedi cap compte obert en canviar de torn.