Cum predai tura cu note de plată deschise la bar: produse adăugate, plăți încasate și sarcini în curs, pe mese

Pentru a preda o notă de plată deschisă la bar, comunică pentru fiecare notă unde sunt clienții, ce mai așteaptă, ce sume ai confirmat că au fost încasate și cine preia următorii pași. Faptul că masa a fost eliberată, bucătăria a terminat de pregătit comenzile sau angajatul și-a încheiat tura nu înseamnă că nota a fost achitată. Păstrează mai întâi informațiile necesare continuării servirii, apoi încheie tura; nu grăbi toți clienții să plătească doar pentru a simplifica predarea.

Completează o fișă de predare pentru fiecare notă de plată deschisă

Câmpurile de mai jos pot fi notate pe formularul de predare pe care îl folosește deja localul. Numărul notei identifică consumația, locul indică unde trebuie servită comanda, iar persoana care predă și cea care preia stabilesc responsabilitatea pentru pașii următori. Completează-le separat; nu folosi numărul mesei ca înlocuitor pentru toate informațiile.

• Numărul notei: ____; ora predării și fusul orar al localului: ____; locul inițial: ____; locul actual: ____.
• Produse adăugate la ultima comandă: ____; servite: ____; încă în pregătire sau de servit: ____; persoana de contact pentru preparare: ____.
• Încasări verificate și părțile din notă aferente: ____; suma rămasă de achitat: ____; plăți al căror rezultat trebuie verificat: ____; unde se găsesc dovezile necesare: ____.
• Întrebări la care așteaptă răspuns clienții: ____; următoarea acțiune: ____; angajatul care predă tura: ____; persoana care preia: ____.

Notează doar informațiile necesare predării; nu copia numele complet, numărul de telefon sau datele cardului bancar ale clienților. Păstrează fișa într-un loc accesibil doar personalului. Dacă sistemul nu afișează evoluția unei comenzi aflate în local, angajatul care predă tura trebuie să o consemneze; nu trata amintirile ca pe fapte confirmate.

Verifică zona, apoi ultima comandă

Angajatul care predă tura și cel care o preia merg în zonele în care se mai află clienți și verifică dacă ultima comandă a fost introdusă, dacă a fost transmisă postului responsabil de preparare și ce produse au fost deja servite. Notează separat solicitările acceptate doar verbal, dar încă neconfirmate; nu le amesteca cu comenzile pe care bucătăria le-a preluat. Persoana care preia tura spune, pe baza înregistrării, ce mai lipsește la fiecare masă. Dacă informațiile nu sunt suficiente, cere lămuriri pe loc.

Dacă unii clienți de la aceeași masă comandă scanând un cod QR, iar alții adaugă produse prin intermediul personalului, verifică mai întâi dacă solicitările au fost deja trimise și înregistrează doar solicitările cu adevărat noi. Dacă clienții se mută, comunică barului, bucătăriei și personalului care servește comanda inițială și noul loc. Așteaptă răspunsul lor înainte de a prelua clienți noi la masa inițială și nu continua să adaugi produse folosind numărul vechi al mesei.

În cazul unei probleme, stabilește mai întâi ce trebuie verificat

• Întrebări despre notă: consemnează preparatul, cantitatea sau costul în cauză și cere verificarea de către o persoană autorizată să se ocupe de situație. Nu prezenta presupunerile drept concluzii.
• Clienții nu pot fi găsiți momentan: persoana responsabilă de tură verifică locurile cunoscute și situația plății. Nu șterge nota și nu o înregistra ca pierdere din proprie inițiativă.
• S-a achitat doar o parte: la predarea turei, precizează pentru fiecare parte din notă ce sume au fost încasate și verificate, ce a rămas neachitat și ce mai trebuie verificat. Nu rezuma situația spunând „masa asta a plătit”.
• Produsele din ultima comandă nu au fost încă servite toate: păstrează nota inițială și stadiul pregătirii, iar persoana care preia tura continuă să urmărească situația. Nu deschide o notă nouă pentru întreaga masă doar pentru a preda tura.

Predă separat informațiile despre plată și stadiul servirii

Rezultatul unei plăți efectuate cu un terminal de card separat trebuie confirmat de terminal și de furnizorul serviciului său. Verifică mai întâi că plata a fost reușită, apoi înregistreaz-o pe nota sau partea de notă corectă; MenuSnap nu verifică automat această tranzacție externă. Dacă rezultatul nu este clar, verifică tranzacția inițială și nu încasa din nou. Dacă se întrerupe conexiunea la server, păstrează dovezile necesare pentru verificarea manuală. După restabilirea conexiunii, verifică înregistrările existente înainte de a adăuga plata, pentru a evita încasarea dublă.

Separarea unei părți din notă nu înseamnă că plata a fost încasată. Dacă se adaugă produse după efectuarea unei plăți, verifică mai întâi ce operațiuni permite nota curentă și confirmă cu clienții cine va plăti produsele adăugate. Nu presupune că partea deja achitată se recalculează automat. Rambursările și ajustările contabile trebuie gestionate de persoane autorizate, conform procedurii aplicabile.

Persoana care preia tura confirmă următorii pași

Persoana care preia tura identifică nota și dovezile aferente, apoi repetă ce mai trebuie servit, verificat în privința plății sau comunicat clienților. KDS-ul și imprimarea sunt disponibile în funcție de plan, configurație și dispozitivele compatibile. Chiar și după ce preparatele sunt gata, trebuie verificat dacă au fost efectiv servite; stadiul din bucătărie nu înseamnă că nota a fost achitată.

Predarea numerarului se verifică separat, pentru aceeași perioadă, comparând sumele încasate efectiv, restul dat clienților și înregistrările sertarului de numerar. Nu considera consumația neachitată drept bani încasați. Tura următoare notează ce aspecte mai trebuie clarificate, apoi ajustează fișa de predare pentru a acoperi lipsurile de informații privind numărul notei, locul, produsele sau banii, în loc să impună ca la predarea turei să nu mai existe nicio notă neachitată.