Cum reconciliezi plățile împărțite cu un terminal de card independent: cote, rezultate și solduri, verificate tranzacție cu tranzacție

Când încasați plăți împărțite cu un terminal de card independent, fiecare cotă trebuie să corespundă unei sume clare, unui rezultat real al tranzacției și unei înregistrări în sistem. Apoi verificați cât a mai rămas de plată. Clarificați mai întâi nota totală și înțelegerea privind împărțirea costurilor, apoi procesați câte o cotă pe rând. Faptul că toată lumea a plătit cu cardul nu înlocuiește verificarea finală, tranzacție cu tranzacție.

Confirmați mai întâi ce sumă trebuie încasată; nu reluați toate instrucțiunile pentru împărțirea notei

Verificați masa, produsele comandate, comenzile suplimentare, sumele deja achitate și reducerile aplicabile, apoi stabiliți cu clienții cum se împart preparatele comandate la comun. Alegeți metoda de împărțire disponibilă în nota curentă din MenuSnap: în mod egal, după produse sau după sumă. Rezolvați mai întâi orice neînțelegere, apoi verificați ca totalul cotelor să fie egal cu suma de încasat. Nu promiteți că orice combinație poate fi procesată automat.

Păstrați o înregistrare corespunzătoare pentru fiecare încasare

• Nota inițială și identificatorul cotei curente: ____; suma de plată și metoda: ____; persoana care a procesat plata: ____.
• Suma introdusă în terminal: ____; ora tranzacției și referința necesară: ____; confirmată de terminal/de verificat: ____.
• Înregistrarea plății corespunzătoare în sistem: ____; au fost verificate nota inițială și suma: ____.
• Numerarul primit efectiv și restul dat (dacă este cazul): ____; suma încasată și verificată pentru această cotă: ____.
• Soldul rămas de plată pentru nota totală: ____; explicația diferenței: ____; următorul pas și persoana responsabilă: ____.

Această listă de verificare completată manual servește doar la asocierea cotelor cu tranzacțiile. Nu notați numărul complet al cardului, codul de securitate, parole sau informații despre clienți care nu sunt necesare. Tranzacțiile cu cardul sunt confirmate de terminal și de furnizorul de servicii. Verificați mai întâi că plata a fost efectuată cu succes, apoi înregistrați-o pentru cota corectă. MenuSnap nu verifică automat această tranzacție externă și nu trebuie să presupuneți că terminalul va primi automat suma.

Stabiliți următorul pas în funcție de tipul diferenței

• Terminalul confirmă plata, dar în sistem nu găsiți înregistrarea: verificați mai întâi nota inițială, ora și cea mai recentă stare a plății. Dacă confirmați că plata a fost efectuată, dar nu a fost înregistrată, adăugați-o pentru cota corespunzătoare; nu încasați din nou.
• Rezultatul afișat de terminal nu este clar: verificați tranzacția inițială urmând procedura furnizorului de servicii și notați că rezultatul trebuie confirmat. Faptul că sistemul arată încă o sumă de încasat sau că pe telefonul clientului apare o notificare nu justifică, de unul singur, o nouă plată cu cardul.
• În sistem apare o sumă, dar nu corespunde cu informațiile din terminal: opriți încasările ulterioare și verificați dacă a fost selectată cota greșită, a fost introdusă o sumă incorectă sau a fost înregistrată metoda de plată greșită. Nu ștergeți diferența fără verificări.
• Se adaugă produse sau se modifică reducerea după plată: verificați ce operațiuni permite nota curentă și clarificați cu clienții cine achită suma suplimentară. Nu continuați încasarea pe baza notei inițiale pe hârtie și nu presupuneți că sistemul va recalcula automat cotele deja plătite.

Nu compensați numerarul, diferențele de rotunjire și bacșișul între ele

Înregistrați numerarul primit efectiv și restul dat; nu vă bazați pe o confirmare verbală de tipul „am plătit”. Dacă la împărțirea egală apar diferențe de rotunjire de câțiva bani, verificați sumele efective din sistem pentru fiecare cotă și totalul acestora, apoi explicați situația clienților. Nu lăsați fiecare persoană să plătească cu cardul o sumă calculată în minte, pentru ca apoi să eliminați arbitrar diferența rămasă.

Dacă un client plătește în plus, confirmați dacă suma este bacșiș sau dacă acoperă soldul rămas. Înregistrați plata folosind metoda disponibilă efectiv în restaurant; nu o considerați automat bacșiș și nu compensați în tăcere suma făcându-l pe următorul client să plătească mai puțin. Dacă aveți nevoie de ajutorul unui alt angajat, precizați dacă acesta se ocupă de explicații sau de organizarea înregistrărilor. Nu permiteți ca doi angajați să încaseze simultan aceeași cotă.

Încheiați separat verificările privind conexiunea, rambursările și predarea turei

Dacă se întrerupe conexiunea la server, păstrați informațiile justificative necesare și înregistrați plățile confirmate numai după restabilirea conexiunii și verificarea celor mai recente înregistrări de plată. Plățile, rambursările, închiderea de casă și turele din MenuSnap necesită confirmarea serverului. Terminalul independent urmează propriile reguli de conectare; nu promiteți, pe baza acestui lucru, că întregul proces funcționează offline.

Rambursarea trebuie efectuată în fluxul de plată corespunzător de către o persoană autorizată, după verificarea plății inițiale. Modificarea împărțirii, tipărirea notei sau înregistrarea în sistem a unei rambursări externe nu determină rambursarea automată la terminalul independent. Rezultatul trebuie verificat și prin terminal sau la furnizorul de servicii, iar o rambursare nerezolvată trebuie urmărită de o persoană responsabilă.

Înainte de a încheia nota pentru întreaga masă, verificați soldul și orice problemă nerezolvată. La predarea turei, verificați mai întâi fiecare diferență, apoi totalul. Sumele virate de procesatorul de plăți pot reflecta decontări sau comisioane ulterioare, așa că suma netă intrată în contul bancar nu înlocuiește verificarea tranzacțiilor din tura respectivă. Notați dacă diferența provine din neclarități privind împărțirea preparatelor comandate la comun, modificarea sumelor, o eroare de introducere sau o plată reușită, dar neînregistrată. Data viitoare, corectați procedura care a dus la diferență, în loc să grăbiți succesiunea plăților cu cardul.