Com transmetre clarament les notes i els extres de les comandes: definiu les opcions habituals i consulteu primer la cuina per a les peticions especials

Una nota més llarga no és necessàriament més clara. Convertiu les opcions que podeu oferir de manera habitual en opcions del menú i indiqueu el preu dels extres abans que el client decideixi. Per a les peticions que surten de l’habitual, consulteu la cuina per saber si es poden fer i assigneu-les al plat corresponent. No deixeu una única nota general de taula perquè la cuina hagi d’endevinar a quin plat correspon cada petició.

Primer decidiu si cal afegir-ho com a opció o consultar-ho

• Opcions habituals: les racions, les opcions fredes o calentes i les combinacions que podeu oferir de manera regular es poden incloure com a opcions del menú. El text de cada opció ha d’explicar què canvia exactament.
• Extres de pagament: confirmeu primer amb la cuina que els podeu oferir. Després, especifiqueu-ne la quantitat i el preu. No feu servir una nota sense preu com a justificació per cobrar un extra.
• Preparacions o substitucions puntuals: consulteu primer amb la persona encarregada de preparar el plat si les pot acceptar, quin preu tindran i si afectaran el temps d’espera. Després, responeu al client. El fet que hi hagi un camp per escriure-hi notes no vol dir que pugueu atendre qualsevol petició.
• Ritme de servei de tota la taula: comuniqueu-lo a part de les instruccions per preparar plats concrets. Especifiqueu quins plats afecta i qui ho comunicarà, sense deixar que una nota llarga s’apliqui a tothom.

Feu servir una fitxa de selecció per a cada plat per a les peticions recurrents

• Plat i mida: ____; a quin plat concret correspon la petició: ____; quantitat d’aquesta comanda: ____.
• Preparació concreta: ____; es pot oferir de manera habitual: ____; aspectes que cal consultar amb la cuina: ____.
• Afegir o substituir: ____; es conserva el contingut original: ____; opcions que no es poden combinar: ____.
• Inclòs o de pagament: ____; on s’indiquen el preu i els detalls: ____.
• Resposta de la persona encarregada de preparar el plat: ____; què ha confirmat el client: ____; lloc de treball i persona de contacte a qui s’envia la comanda: ____.

MenuSnap permet mantenir les mides dels plats i les opcions addicionals. Abans, la persona responsable del restaurant i la cuina han de definir les opcions que es poden oferir habitualment. Després, qui manté el menú n’introdueix les associacions, els preus i les traduccions. No cal convertir totes les peticions puntuals en opcions noves: així s’evita que el menú es faci cada vegada més difícil de triar.

Aclariu les peticions ambigües abans de confirmar-les

Expressions com ara «mida normal», «una mica menys» o «com l’última vegada» depenen del que recordi cadascú. Expliqueu les mides segons les racions reals del restaurant. Si demanen menys salsa, pregunteu si en volen menys quantitat o si la prefereixen a part. Si no podeu garantir una preparació de manera habitual, expliqueu clarament què podeu fer. Si reduir la quantitat d’un ingredient té implicacions per a les al·lèrgies o la seguretat alimentària, la persona responsable ha de comprovar específicament la recepta i les condicions de preparació. No ho tracteu com una simple preferència de gust.

En totes les llengües, distingiu clarament entre afegir i substituir, entre una ració petita i un altre tipus de plat, i entre allò que està inclòs i els extres de pagament. Demaneu primer a algú que conegui els plats i domini la llengua de destinació que revisi el text original i la traducció. Si un membre de l’equip no entén la nota del client, demaneu al client que l’expliqui o busqueu un company que pugui ajudar a aclarir-la. No trieu una traducció només perquè sembla plausible i l’envieu directament a cuina.

Comproveu que la persona que prepara el plat ha rebut les mateixes instruccions

Qui rep la comanda ha d’indicar, fent servir el número de comanda, el plat, la quantitat, la mida i la preparació que ja s’ha confirmat. La persona que el prepararà ha de repetir els punts clau que es poden malinterpretar. Si falta informació, torneu a la comanda original i completeu-la. No feu servir el tiquet del client de caixa com a substitut de les instruccions de preparació de cuina, ni torneu a enviar tota la comanda de la taula només per afegir una nota.

Segons la configuració, les comandes fetes escanejant un codi QR o des d’un TPV poden arribar al KDS o imprimir-se a cuina. Cal disposar del pla corresponent, de la partida de cuina adequada i d’equips compatibles. Per imprimir-les, també cal un dispositiu o servei d’enviament disponible. La pantalla i el tiquet en paper formen part de la mateixa tasca de preparació. Que una nota aparegui al registre no demostra que la cuina l’hagi llegida ni que l’hagi acceptada: les peticions especials encara necessiten la resposta d’una persona.

Si canvia una petició després d’enviar la comanda, gestioneu-ho com una modificació

Busqueu primer la comanda original i el plat corresponent. Després, consulteu amb qui el prepara en quin punt es troba i expliqueu què deia la comanda original, què ha canviat i quina quantitat s’ha de preparar finalment. Les opcions són diferents segons si el plat encara no s’ha començat a preparar o si ja ha sortit de cuina. Un cop la cuina i el client ho hagin confirmat, gestioneu el canvi de la manera permesa en aquell moment. Si corregiu un tiquet en paper, indiqueu clarament a quina comanda i a quin plat correspon; abans de tornar-lo a imprimir, comproveu si el plat ja s’ha preparat.

No deduïu si hi ha al·lèrgens o risc de contaminació encreuada a partir del nom o la fotografia del plat, de la traducció o del fet de treure’n un ingredient. Si no ho podeu confirmar, informeu-ne el client. Si el plat afectat ja s’està preparant, atureu-ne primer la preparació i demaneu a la persona responsable que ho comprovi. No poseu informació sensible sobre la salut a l’exterior de les bosses ni la crideu en anunciar les comandes.

Feu servir les notes recurrents per millorar el menú

En acabar el torn, identifiqueu les preguntes que heu hagut de fer de nou a taula i esbrineu si es devien a una opció que faltava, a una indicació ambigua, a una nota associada al plat equivocat o a un canvi que no havia arribat a la cuina. Al torn següent, corregiu primer el problema més habitual i observeu si encara cal aclarir les coses verbalment o explicar un recàrrec després. L’objectiu és que les opcions habituals s’expressin sempre de la mateixa manera i que les peticions especials rebin una resposta clara, no omplir el camp de notes.