Bestellnotizen und Extras klar weitergeben: Standardoptionen vorab festlegen, Sonderwünsche erst mit der Küche abstimmen

Längere Notizen sind nicht unbedingt klarer. Legen Sie verlässlich verfügbare Varianten als Optionen fest und nennen Sie den Preis für kostenpflichtige Extras, bevor Gäste sich entscheiden. Lassen Sie die Küche zunächst prüfen, ob Sonderwünsche außerhalb des üblichen Angebots möglich sind, und ordnen Sie sie dann dem jeweiligen Gericht zu. Eine einzige Notiz für den ganzen Tisch sollte nicht dazu führen, dass die Köchin oder der Koch raten muss, auf welches Gericht sich welcher Wunsch bezieht.

Zuerst entscheiden: als Option anbieten oder individuell nachfragen

• Standardoptionen: Portionsgrößen, kalt oder warm sowie verlässlich verfügbare Kombinationen lassen sich als Menüoptionen aufführen. Der Text sollte erklären, was sich dadurch konkret ändert.
• Kostenpflichtige Extras: Lassen Sie zunächst von der Küche bestätigen, dass sie verfügbar sind. Geben Sie anschließend die zusätzliche Menge und den Preis an. Eine Notiz ohne ausgewiesenen Preis ist keine Grundlage für eine nachträgliche Berechnung.
• Spontane Zubereitungswünsche oder Ersetzungen: Fragen Sie zuerst bei der zuständigen Küchenstation nach, ob der Wunsch umsetzbar ist, welche Kosten anfallen und ob sich die Wartezeit ändert. Antworten Sie erst dann dem Gast. Ein Freitextfeld bedeutet nicht, dass jeder Wunsch jederzeit erfüllt werden kann.
• Ablauf beim Servieren für den ganzen Tisch: Halten Sie ihn getrennt von Zubereitungswünschen zu einzelnen Gerichten fest. Geben Sie an, welche Gerichte betroffen sind und wer die Information weitergibt, damit ein langer Text nicht pauschal für alle gilt.

Für wiederkehrende Wünsche eine Auswahlkarte pro Gericht ausfüllen

• Gericht und Variante: ____; für welche Portion gilt der Wunsch: ____; Anzahl für diese Bestellung: ____.
• Konkrete Zubereitung: ____; verlässlich verfügbar: ____; was muss mit der Küche abgeklärt werden: ____.
• Zusätzlich oder als Ersatz: ____; bleibt die ursprüngliche Zutat oder Beilage erhalten: ____; welche Optionen können nicht zusammen gewählt werden: ____.
• Im Preis enthalten oder kostenpflichtig: ____; Betrag und Stelle, an der er angegeben wird: ____.
• Rückmeldung der zuständigen Küchenperson: ____; vom Gast bestätigte Angaben: ____; zuständige Station und Kontaktperson: ____.

MenuSnap unterstützt die Verwaltung von Gerichtsvarianten und Zusatzoptionen. Inhaberin oder Inhaber und Küche sollten zunächst die verlässlich verfügbaren Optionen zusammenstellen. Anschließend trägt die für die Menüpflege zuständige Person die Zuordnung, Preise und Übersetzungen ein. Gelegentliche Sonderwünsche müssen nicht unbedingt zu neuen Optionen werden – sonst wird die Menüauswahl immer unübersichtlicher.

Unklare Wünsche zunächst gemeinsam präzisieren

Angaben wie „normale Größe“, „etwas weniger“ oder „wie beim letzten Mal“ setzen voraus, dass sich beide Seiten an dasselbe erinnern. Erklären Sie Portionsgrößen anhand der tatsächlichen Größen in Ihrem Restaurant. Bei „weniger Soße“ können Sie nachfragen, ob weniger verwendet oder die Soße separat serviert werden soll. Können Sie eine Zubereitungsart nicht verlässlich anbieten, nennen Sie klar, was tatsächlich möglich ist. Wenn die Reduzierung einer Zutat Allergien oder die Lebensmittelsicherheit betrifft, muss eine verantwortliche Person Rezeptur und Zubereitungsbedingungen gesondert prüfen. Behandeln Sie das nicht wie eine bloße Geschmacksvorliebe.

Auch in mehrsprachigen Menüs muss klar zwischen zusätzlich und als Ersatz, kleiner Portion und anderer Menüvariante sowie inklusive und kostenpflichtig unterschieden werden. Lassen Sie den Ausgangstext und die Übersetzung zuerst von einer Person prüfen, die das Gericht kennt und die Zielsprache beherrscht. Wenn Mitarbeitende eine Notiz des Gastes nicht verstehen, bitten sie um eine Erklärung oder ziehen eine passende Kollegin oder einen passenden Kollegen hinzu. Wählen Sie nicht einfach eine plausibel klingende Übersetzung und geben Sie die Bestellung ungeprüft an die Küche weiter.

Sicherstellen, dass die zuständige Küchenperson dieselben Angaben erhält

Die Person, die die Bestellung annimmt, nennt anhand der Bestellkennzeichnung das Gericht, die Menge, die Variante und die bereits abgestimmte Zubereitung. Die tatsächlich zuständige Küchenperson wiederholt die leicht missverständlichen Kernangaben. Fehlt etwas, ergänzen Sie es in der ursprünglichen Bestellung. Der Kassenbeleg für den Gast ersetzt nicht die Arbeitsgrundlage für die Küche. Senden Sie auch nicht den gesamten Bestellinhalt erneut, nur um eine einzelne Notiz hinzuzufügen.

Bestellungen durch Scannen eines QR-Codes und POS-Bestellungen können je nach Konfiguration an ein KDS oder einen Küchendrucker übermittelt werden. Voraussetzung sind der passende Tarif, die entsprechende Küchenstation und kompatible Geräte. Für den Druck ist außerdem ein verfügbares Sendegerät oder ein entsprechender Dienst erforderlich. Die Anzeige auf dem Bildschirm und der Küchenbon beziehen sich auf denselben Zubereitungsauftrag. Dass eine Notiz im System steht, beweist nicht, dass die Küche sie gelesen oder dem Wunsch zugestimmt hat. Auf Sonderwünsche muss weiterhin eine zuständige Person antworten.

Änderungen nach dem Absenden als Bestelländerung bearbeiten

Suchen Sie zuerst die ursprüngliche Bestellung und das betreffende Gericht heraus. Fragen Sie anschließend bei der zuständigen Küchenperson nach dem Bearbeitungsstand und nennen Sie den ursprünglichen Inhalt, die Änderung und die endgültig gewünschte Menge. Bei noch nicht zubereiteten Gerichten sind andere Maßnahmen möglich als bei Gerichten, die die Küche bereits verlassen haben. Stimmen Sie das weitere Vorgehen mit der Küche und dem Gast ab und bearbeiten Sie die Bestellung anschließend nach dem aktuell zulässigen Verfahren. Kennzeichnen Sie Korrekturen auf Papierbelegen eindeutig, damit sie der richtigen Bestellung zugeordnet werden können. Prüfen Sie vor einem Nachdruck, ob das Gericht bereits zubereitet wurde.

Ob Allergene vorhanden sind oder das Risiko eines Kreuzkontakts besteht, lässt sich nicht aus dem Gerichtsnamen, Fotos, Übersetzungen oder dem Weglassen einer Zutat ableiten. Wenn Sie dies nicht sicher klären können, teilen Sie das dem Gast mit. Betrifft es ein Gericht, das bereits zubereitet wird, unterbrechen Sie zunächst die Zubereitung des betroffenen Teils und lassen Sie die verantwortliche Person den Sachverhalt prüfen. Bringen Sie sensible Gesundheitsangaben nicht öffentlich sichtbar außen an einer Tüte an und rufen Sie sie auch nicht bei der Abholung aus.

Wiederkehrende Notizen nutzen, um das Menü zu verbessern

Prüfen Sie zum Schichtende, ob erneute Rückfragen am Tisch auf eine fehlende Option, eine unklare Formulierung, eine falsche Zuordnung zum Gericht oder eine Änderung zurückzuführen waren, die die Küche nicht erreicht hat. Verbessern Sie für die nächste Schicht zunächst den häufigsten Schwachpunkt. Beobachten Sie, ob weiterhin mündliche Ergänzungen nötig sind oder nachträglich erklärt werden muss, warum ein Aufpreis anfällt. Ziel sind klar und einheitlich formulierte Standardoptionen und eine eindeutige Rückmeldung zu Sonderwünschen – nicht ein möglichst volles Notizfeld.