Sådan formidler du bestillingsnoter og tilvalg tydeligt: Vis standardmulighederne først, og spørg køkkenet om særlige ønsker

Lange noter gør ikke nødvendigvis en bestilling tydeligere. Skriv først de stabile muligheder som valgmuligheder i menuen, og vis prisen på betalte tilvalg, før gæsten beslutter sig. Ved ønsker, der ligger uden for standardmulighederne, skal køkkenet først bekræfte, om de kan imødekommes, og ønsket skal knyttes til den konkrete ret. Brug ikke én samlet note for hele bordet, så kokken skal gætte, hvilken ret hvert ønske gælder.

Vurdér først, om ønsket skal være et valgfelt eller kræver en forespørgsel

• Standardvalg: Portioner, servering varm eller kold og kombinationer, som køkkenet stabilt kan tilbyde, kan samles som valgmuligheder i menuen. Teksten skal forklare, hvad valget konkret ændrer.
• Betalte tilvalg: Få først køkkenet til at bekræfte, at tilvalget kan tilbydes. Oplys derefter mængde og pris. En note uden angivet pris er ikke i sig selv grundlag for at opkræve betaling.
• Særlig tilberedning eller erstatning: Spørg først den ansvarlige for tilberedningen, om det kan lade sig gøre, hvad det koster, og om det påvirker ventetiden. Svar derefter gæsten. At der er et felt til noter, betyder ikke, at alle ønsker altid kan imødekommes.
• Serveringstempo for hele bordet: Hold dette adskilt fra tilberedningen af den enkelte ret. Angiv, hvilke retter det gælder, og hvem der giver beskeden videre. Lad ikke én lang tekst gælde for alle gæster og retter.

Udfyld et valgskema for den enkelte ret for hvert tilbagevendende ønske

• Ret og variant: ____; hvilken portion ønsket gælder: ____; antal denne gang: ____.
• Konkret tilberedning: ____; kan det tilbydes stabilt: ____; hvad skal afklares med køkkenet: ____.
• Tilføjelse eller erstatning: ____; skal det oprindelige indhold beholdes: ____; valgmuligheder, der ikke kan kombineres: ____.
• Inkluderet eller mod ekstra betaling: ____; hvor beløb og forklaring vises: ____.
• Svar fra den ansvarlige for tilberedningen: ____; hvad gæsten har bekræftet: ____; ansvarlig afdeling og kontaktperson: ____.

MenuSnap gør det muligt at vedligeholde retternes varianter og tilvalg. Ejer og køkken samler først de valgmuligheder, der kan tilbydes stabilt. Derefter indtaster den menuansvarlige, hvilken ret valgene hører til, priser og oversættelser. Ikke alle enkeltstående ønsker behøver at blive til nye valgmuligheder; ellers bliver menuen stadig sværere at vælge fra.

Afklar uklare ønsker, så alle forstår dem ens

Udtryk som »normal størrelse«, »lidt mindre« og »som sidst« afhænger af, hvad begge parter husker. Forklar portionsstørrelser ud fra restaurantens faktiske størrelser. Ved »mindre sauce« kan du spørge, om gæsten ønsker en mindre mængde eller saucen ved siden af. Hvis en tilberedningsmåde ikke kan tilbydes hver gang, skal du sige klart, hvad der faktisk er muligt. Hvis en reduktion af en ingrediens berører allergi eller fødevaresikkerhed, skal en ansvarlig medarbejder særskilt kontrollere opskriften og tilberedningsforholdene. Det må ikke behandles som en smagspræference.

På alle sprog skal det også være tydeligt, hvad der er en ekstra tilføjelse, og hvad der er en erstatning, samt forskellen på en lille portion og en anden måltidstype og på inkluderede varer og tilvalg mod ekstra betaling. Få først en person, der kender retterne og behersker målsproget, til at kontrollere originalteksten og oversættelsen. Hvis medarbejderen ikke forstår gæstens note, så bed gæsten om at forklare den, eller få hjælp fra en passende kollega. Vælg ikke blot den oversættelse, der ser rigtig ud, og send den videre til køkkenet.

Kontrollér, at den ansvarlige for tilberedningen ser det samme ønske

Medarbejderen, der modtager bestillingen, skal med henvisning til ordrens identifikation tydeligt angive retten, antallet, varianten og den tilberedning, der allerede er givet svar om. Den ansvarlige for tilberedningen gentager de vigtigste detaljer, som let kan misforstås. Hvis noget mangler, skal oplysningerne afklares og tilføjes på den oprindelige ordre. Brug ikke kundekvitteringen fra kassen som erstatning for køkkenets tilberedningsgrundlag, og send ikke hele bordets bestilling igen blot for at tilføje en enkelt note.

Bestillinger via QR-kode og POS-ordrer kan afhængigt af opsætningen sendes til KDS eller udskrives i køkkenet. Det kræver det relevante abonnement, de relevante køkkenstationer og kompatibelt udstyr. Udskrivning kræver desuden en tilgængelig enhed eller tjeneste til afsendelse. Visningen på skærmen og papirbonen vedrører samme tilberedningsopgave. At en note fremgår af ordren, er ikke bevis på, at køkkenet har læst eller accepteret den. Særlige ønsker kræver stadig, at nogen svarer.

Hvis ønsket ændres efter afsendelse, skal det håndteres som en ændring af ordren

Find først den oprindelige ordre og den konkrete ret. Spørg derefter den ansvarlige for tilberedningen, hvor langt arbejdet er, og forklar det oprindeligt bestilte, ændringen og det endelige antal, der skal tilberedes. Mulighederne er forskellige, alt efter om tilberedningen endnu ikke er påbegyndt, eller retten allerede er sendt ud fra køkkenet. Når ændringen er bekræftet med køkkenet og gæsten, skal den håndteres på den måde, der aktuelt er tilladt. Ved rettelser på papirboner skal det tydeligt fremgå, hvilken bestilling og ret de vedrører. Kontrollér, om retten allerede er tilberedt, før du udskriver en ny bon.

Man kan ikke afgøre risiko for allergener eller krydskontaminering ud fra rettens navn, et foto, en oversættelse eller ved blot at fjerne en ingrediens. Hvis det ikke kan bekræftes, skal gæsten have det at vide. Hvis retten allerede er under tilberedning, skal den berørte del sættes på pause, mens en ansvarlig medarbejder undersøger sagen. Følsomme helbredsoplysninger må ikke sættes synligt på posens yderside eller råbes op sammen med ordrenummeret.

Brug gentagne noter til at forbedre menuen

Når vagten slutter, skal spørgsmål, der blev fulgt op på ved bordet, kategoriseres: manglede der et valgfelt, var formuleringen uklar, blev noten knyttet til den forkerte ret, eller modtog køkkenet ikke ændringen? På næste vagt skal I først rette det problem, der forekommer oftest, og følge med i, om medarbejderne stadig må forklare det mundtligt eller efterfølgende redegøre for et tillæg. Målet er tydelige og stabile standardvalg samt klare svar på særlige ønsker – ikke at fylde notefeltet.