Slik formidler du bestillingsnotater og tillegg tydelig: Legg inn faste valg på forhånd, og spør kjøkkenet om særønsker

Et lengre notat gjør ikke nødvendigvis bestillingen tydeligere. Gjør stabile alternativer til menyvalg, og vis prisen på betalte tillegg før gjesten bestemmer seg. For ønsker utenfor det vanlige må kjøkkenet først bekrefte om de kan imøtekommes, før ønsket knyttes til den aktuelle retten. Ikke bruk ett notat for hele bordet og la kokken gjette hvilken rett hvert ønske gjelder.

Vurder først om ønsket bør være et menyvalg eller krever en avklaring

• Vanlige valg: Porsjonsstørrelse, varm eller kald servering og kombinasjoner dere kan tilby jevnlig, kan legges inn som menyvalg. Beskriv konkret hva hvert valg endrer.
• Betalte tillegg: Få først bekreftet fra kjøkkenet at tillegget kan tilbys. Oppgi deretter mengde og pris. Et notat uten pris skal ikke brukes som grunnlag for å ta betalt.
• Midlertidige tilberedningsmåter eller bytter: Spør først den som skal tilberede maten om det lar seg gjøre, hva det vil koste, og om det påvirker ventetiden. Svar deretter gjesten. At det finnes et felt for notater, betyr ikke at alle ønsker alltid kan imøtekommes.
• Serveringstempo og tidsplan for hele bordet: Opplys om dette separat fra tilberedningen av enkeltretter. Presiser hvilke retter det gjelder, og hvem som skal formidle beskjeden. Ikke bruk én lang tekst som felles beskjed til alle.

Fyll ut et valgkort for hver rett når et ønske går igjen

• Rett og variant: ____; hvilken porsjon gjelder ønsket: ____; antall denne gangen: ____.
• Tilberedning: ____; kan tilbys fast: ____; må avklares med kjøkkenet: ____.
• Tillegg eller bytte: ____; skal det opprinnelige innholdet beholdes: ____; valg som ikke kan kombineres: ____.
• Inkludert eller ekstra kostnad: ____; beløp og hvor det opplyses: ____.
• Svar fra tilberedningsansvarlig: ____; hva gjesten har bekreftet: ____; mottakende arbeidsstasjon og kontaktperson: ____.

MenuSnap gjør det mulig å vedlikeholde rettsvarianter og tilleggsvalg. Eieren og kjøkkenet bør først avklare hvilke valg som kan tilbys fast. Deretter legger menyansvarlig inn hva valgene er knyttet til, priser og oversettelser. Sporadiske ønsker trenger ikke alle å bli nye menyvalg, slik at menyen ikke blir stadig vanskeligere å velge fra.

Avklar uklare ønsker til alle mener det samme

«Vanlig størrelse», «litt mindre» og «det samme som sist» bygger på at begge parter husker det samme. Forklar porsjonsstørrelsene slik de faktisk er på restauranten. Hvis gjesten ber om mindre saus, kan du spørre om mengden skal reduseres eller sausen serveres ved siden av. Vær tydelig på hva dere faktisk kan tilby når en tilberedningsmåte ikke alltid lar seg gjennomføre. Hvis redusert mengde av en ingrediens berører allergi eller mattrygghet, må ansvarlig personale kontrollere oppskriften og tilberedningsforholdene særskilt. Ikke behandle dette som et spørsmål om smakspreferanser.

Også på andre språk må det skilles tydelig mellom tillegg og bytter, mellom små porsjoner og andre måltidsvarianter, og mellom det som er inkludert og det som koster ekstra. La først en person som kjenner rettene og behersker målspråket, kontrollere både originalteksten og oversettelsen. Hvis en medarbeider ikke forstår gjestens notat, må vedkommende be gjesten forklare eller spørre en egnet kollega. Ikke velg en oversettelse bare fordi den ser riktig ut, og send den videre til kjøkkenet uten avklaring.

Kontroller at den som tilbereder maten, har fått den samme beskjeden

Den som tar imot bestillingen, oppgir bestillingsreferansen og formidler tydelig hvilken rett, hvilket antall, hvilken variant og hvilken avklart tilberedningsmåte det gjelder. Den som faktisk skal lage maten, gjentar de viktigste punktene som lett kan misforstås. Hvis noe mangler, gå tilbake til den opprinnelige bestillingen og fyll ut det som mangler. Ikke bruk gjestens kvittering fra kassen som erstatning for kjøkkenets arbeidsgrunnlag, og ikke send hele bordbestillingen på nytt for å legge til ett notat.

Bestillinger via QR-kode og POS kan, avhengig av oppsettet, sendes til KDS eller skrives ut på kjøkkenet. Dette krever riktig abonnement, riktig kjøkkenstasjon og kompatibelt utstyr. Utskrift krever også en tilgjengelig enhet eller tjeneste som kan sende utskriftsjobben. Skjermvisningen og kjøkkenbongen gjelder samme tilberedningsoppgave. At et notat finnes i bestillingen, betyr ikke at kjøkkenet har lest det eller godtatt ønsket. Særønsker må fortsatt besvares av en medarbeider.

Hvis ønsket endres etter innsending, må bestillingen korrigeres

Finn først den opprinnelige bestillingen og retten det gjelder. Spør deretter den som tilbereder maten, hvor langt arbeidet har kommet, og forklar hva som opprinnelig var bestilt, hva som er endret, og hvilket antall som til slutt skal lages. Hvilke tiltak som er mulige, er forskjellig avhengig av om tilberedningen ennå ikke har startet, eller maten allerede er ferdig og sendt ut fra kjøkkenet. Avklar med kjøkkenet og gjesten før endringen håndteres på en måte som er tillatt i den aktuelle situasjonen. Ved rettelser på kjøkkenbonger må det merkes tydelig hvilken bestilling og rett rettelsen gjelder. Kontroller om maten allerede er laget før du skriver ut på nytt.

Allergener og risiko for krysskontakt kan ikke fastslås ut fra rettens navn, bilder, oversettelser eller ved å fjerne ingredienser. Hvis dere ikke kan bekrefte forholdene, må gjesten få beskjed. Hvis maten allerede er under tilberedning, må arbeidet med den berørte delen først stanses. Deretter må saken overlates til ansvarlig personale for kontroll. Ikke skriv sensitive helseopplysninger synlig på utsiden av en pose eller rop dem opp når bestillingen hentes.

Bruk gjentatte notater til å forbedre menyen

Ved vaktslutt bør dere skille mellom spørsmål som krevde oppfølging ved bordet, fordi et valg manglet, formuleringen var uklar, ønsket ble knyttet til feil rett, eller kjøkkenet ikke mottok endringen. På neste vakt bør dere først rette opp det som skjer oftest. Følg med på om det fortsatt er nødvendig å avklare muntlig eller forklare pristillegg i etterkant. Målet er at faste valg er tydelig formulert, og at særønsker får et klart svar – ikke at notatfeltet fylles opp.