Bestelnotities en extra’s duidelijk doorgeven: leg vaste opties vast en overleg eerst met de keuken over speciale verzoeken

Een langere bestelnotitie is niet per se duidelijker. Leg eerst de vaste opties vast die u betrouwbaar kunt aanbieden en vermeld de prijs van betaalde extra’s voordat de gast beslist. Laat de keuken bevestigen of verzoeken buiten de vaste opties mogelijk zijn en koppel ze vervolgens aan het juiste gerecht. Gebruik geen enkele notitie voor de hele tafel waarin de kok moet raden op welk gerecht elk verzoek betrekking heeft.

Bepaal eerst of iets als menuoptie moet worden aangeboden of dat u het moet navragen

• Vaste keuzes: porties, warm of koud en combinaties die u betrouwbaar kunt aanbieden, kunt u als menuopties vastleggen. Vermeld duidelijk wat er met het gerecht verandert.
• Betaalde extra’s: laat eerst door de keuken bevestigen dat u ze kunt aanbieden. Vermeld daarna de hoeveelheid en de prijs. Gebruik een notitie zonder vermelde prijs niet als grondslag om kosten in rekening te brengen.
• Tijdelijke bereidingswijzen of vervangingen: vraag eerst aan de bereider of die ermee akkoord kan gaan, wat het kost en of het de wachttijd beïnvloedt. Informeer daarna de gast. De mogelijkheid om een verzoek in te vullen betekent niet dat u er altijd aan kunt voldoen.
• Tempo van het serveren voor de hele tafel: geef dit apart door van bereidingsverzoeken voor afzonderlijke gerechten. Benoem welke gerechten erdoor worden beïnvloed en wie het verzoek doorgeeft. Laat één lange tekst niet voor alle gasten gelden.

Vul voor elk terugkerend verzoek een keuzeformulier voor het gerecht in

• Gerecht en formaat: ____; op welk gerecht heeft het verzoek betrekking: ____; aantal voor deze bestelling: ____.
• Gewenste bereiding: ____; betrouwbaar beschikbaar: ____; nog bij de keuken na te vragen: ____.
• Toevoegen of vervangen: ____; blijft het oorspronkelijke onderdeel behouden: ____; niet combineerbare keuzes: ____.
• Inbegrepen of tegen extra betaling: ____; waar staan het bedrag en de toelichting: ____.
• Antwoord van de verantwoordelijke bereider: ____; door de gast bevestigde keuze: ____; door te geven aan afdeling en contactpersoon: ____.

MenuSnap maakt het mogelijk om gerechtformaten en extra opties te beheren. Laat de eigenaar en de keuken eerst de keuzes vastleggen die u betrouwbaar kunt aanbieden. Laat vervolgens de menuverantwoordelijke de koppeling aan het gerecht, de prijs en de vertalingen invoeren. Niet elk eenmalig verzoek hoeft een nieuwe optie te worden; zo voorkomt u dat het steeds lastiger wordt om uit het menu te kiezen.

Vraag bij vage verzoeken eerst na wat ermee wordt bedoeld

‘Normale grootte’, ‘een beetje minder’ en ‘hetzelfde als vorige keer’ zijn afhankelijk van wat beide partijen zich herinneren. Leg porties uit aan de hand van de werkelijke formaten van uw zaak. Vraag bij minder saus bijvoorbeeld of de gast minder saus wil of de saus apart. Geef eerlijk aan wat u kunt doen als een bereidingswijze niet betrouwbaar uitvoerbaar is. Als het verminderen van de hoeveelheid van een ingrediënt te maken heeft met allergieën of voedselveiligheid, moet de verantwoordelijke medewerker het recept en de bereidingsomstandigheden afzonderlijk controleren. Behandel dit niet als een gewone smaakvoorkeur.

Maak ook in meertalige communicatie onderscheid tussen iets toevoegen en iets vervangen, een kleine portie en een ander maaltijdformaat, en wat inbegrepen is en waarvoor extra wordt betaald. Laat de oorspronkelijke tekst en de vertaling controleren door iemand die het gerecht kent en de doeltaal beheerst. Begrijpt een medewerker de notitie van een gast niet, vraag de gast dan om uitleg of schakel een geschikte collega in. Geef de bestelling niet door aan de keuken op basis van een vertaling die er alleen maar aannemelijk uitziet.

Controleer of de bereider dezelfde instructies heeft ontvangen

Noem bij het doorgeven met de bestelreferentie het gerecht, de hoeveelheid, het formaat en de bereiding die al is bevestigd. Laat de verantwoordelijke bereider de belangrijkste punten herhalen als die makkelijk verkeerd begrepen kunnen worden. Ontbreekt er informatie, vul die dan aan op de oorspronkelijke bestelling. Gebruik de kassabon voor de gast niet als vervanging voor de bereidingsinstructies voor de keuken en stuur niet de volledige bestelling voor de hele tafel opnieuw om één notitie aan te vullen.

Bestellingen via een QR-code en POS-bestellingen kunnen, afhankelijk van de configuratie, naar een KDS of een keukenprinter worden gestuurd. Daarvoor zijn het passende abonnement, het juiste bereidingsstation en compatibele apparatuur nodig. Voor afdrukken is ook een beschikbaar apparaat of een beschikbare dienst nodig om de opdracht te verzenden. Het scherm en de papieren bon horen bij dezelfde bereidingstaak. Dat een notitie in de bestelgegevens staat, bewijst niet dat de keuken die heeft gelezen of ermee akkoord is gegaan; op speciale verzoeken moet nog steeds iemand reageren.

Verwerk wijzigingen na het plaatsen van de bestelling als een aanpassing

Zoek eerst de oorspronkelijke bestelling en het betreffende gerecht op. Vraag daarna de bereider naar de voortgang en vermeld wat er eerst is gevraagd, wat er verandert en welke hoeveelheid uiteindelijk moet worden bereid. Wat u kunt doen verschilt naargelang het gerecht nog niet in bereiding is of al door de keuken is uitgegeven. Verwerk de wijziging pas nadat de keuken en de gast die hebben bevestigd, en volg daarbij de op dat moment toegestane werkwijze. Geef op een gecorrigeerde papieren bon duidelijk aan waarop de wijziging betrekking heeft en controleer vóór het opnieuw afdrukken of het gerecht al is bereid.

Leid risico’s op allergenen of kruiscontact niet af uit de naam van een gerecht, een foto, een vertaling of het weglaten van ingrediënten. Kunt u iets niet bevestigen, leg dat dan uit aan de gast. Is het betreffende gerecht al in bereiding, laat dan eerst het betrokken deel stilleggen en vraag de verantwoordelijke medewerker om het te controleren. Zet gevoelige gezondheidsinformatie niet zichtbaar op de buitenkant van een tas en roep die niet om bij het afhalen.

Gebruik terugkerende notities om het menu te verbeteren

Bespreek aan het einde van de dienst of terugkerende vragen aan tafel ontstaan door ontbrekende opties, onduidelijke formuleringen, een verkeerde koppeling aan een gerecht of doordat de keuken een wijziging niet heeft ontvangen. Verbeter tijdens de volgende dienst eerst het meest voorkomende probleem. Kijk of medewerkers het nog mondeling moeten aanvullen en of ze achteraf extra kosten moeten toelichten. Het doel is dat vaste opties duidelijk zijn en speciale verzoeken een helder antwoord krijgen, niet dat het notitieveld helemaal vol staat.