Com esbrinar per què la cuina no ha rebut una comanda: localitzeu-la i confirmeu qui se n’ha fet càrrec i on s’ha enviat

Si la cuina diu que no ha rebut una comanda, primer comproveu si existeix; després, pregunteu qui se n’ha fet càrrec i a quin lloc de treball havia d’arribar cada part; finalment, determineu si hi ha hagut un problema d’impressió. Que no hi hagi cap tiquet en paper no demostra que no existeixi cap comanda, i que hi hagi un rebut del client a la caixa tampoc no demostra que la cuina hagi rebut la comanda de preparació. Esbrineu en quin punt s’ha interromput el procés i corregiu només aquell pas; no torneu a introduir tota la comanda de la taula.

Comenceu per aquestes comprovacions

• No trobeu la comanda: comproveu l’establiment, el canal de comanda, la taula, l’hora d’enviament i els registres que hagi anotat manualment el personal de sala. Si no teniu clar què ha passat, no demaneu al client que torni a enviar la comanda.
• Hi ha una comanda, però ningú no se n’ha fet càrrec: la persona responsable del torn ha de designar qui continuarà confirmant les necessitats i organitzant-ne la preparació. No doneu per fet d’entrada que la impressora s’ha espatllat.
• Algú se n’ha fet càrrec, però no se sap a quin lloc de treball s’ha enviat: pregunteu pel detall concret a la cuina calenta, la cuina freda o la barra, segons correspongui. Que les begudes hagin arribat no vol dir que també ho hagin fet els plats calents.
• No se sap què ha passat amb la tasca d’impressió o si s’ha imprès: reviseu la safata dels tiquets, els plats que s’estan preparant i els que ja estan acabats. Confirmeu si el tiquet s’ha imprès o algú se l’ha endut abans de decidir si cal tornar a comunicar la informació o imprimir-lo de nou.

Feu servir un únic registre de comprovació per seguir la mateixa comanda

• Número de comanda o identificador anotat manualment: ____; establiment i número de taula/de recollida: ____; mètode i hora aproximada d’enviament: ____.
• Plats, mides o especificacions i quantitats que no han arribat: ____; persona de sala que se n’ha encarregat: ____.
• Hi ha un registre corresponent al sistema?: ____; persona que se n’ha fet càrrec: ____; lloc de treball on s’havia de preparar: ____.
• Parts que la cuina ha rebut, començat a preparar o acabat: ____; persona que les ha rebut presencialment: ____.
• Ús del tiquet i resultat de la tasca: ____; acció següent: ____; persona responsable del seguiment: ____.

Designeu una persona de sala perquè en faci el seguiment, mentre la resta continua atenent els clients. Expliqueu al client quins plats esteu comprovant i qui li respondrà, però no prometeu una hora de servei que la cuina no hagi confirmat. Si confirmeu que la comanda encara no s’ha enviat, ajudeu-lo a completar-la una sola vegada; no interpreteu que la pàgina s’hagi quedat aturada com a prova que l’enviament ha fallat.

Diferencieu les comandes de preparació dels tiquets del client

MenuSnap permet prendre comandes escanejant un codi QR i introduir-les al sistema POS per al personal; si l’establiment només ofereix l’opció de consulta, el personal ha de rebre les comandes. El KDS i la impressió a la cuina funcionen segons el pla, les partides i la configuració. Els comptes, els rebuts dels clients i les comandes de preparació de la cuina tenen usos, plantilles i destinacions diferents. Que una impressora faci soroll només demostra que una part del circuit funciona.

El programari responsable de la impressió ha d’enviar realment la tasca mitjançant un dispositiu o servei connectat: això és el que s’anomena executor d’impressió. Per resoldre el problema, comproveu d’un en un el tipus de tiquet, si la regla està activada, la plantilla, la impressora de destinació, el mode de funcionament, l’executor connectat i l’estat de la tasca. Aclariu primer la finalitat i el punt concret on s’ha interromput el procés; no deixeu que cada lloc de treball canviï la configuració dels dispositius pel seu compte.

Abans de tornar a imprimir, confirmeu si ja s’ha començat a preparar la comanda original

Confirmeu-ho amb la cuina a partir del número de comanda i dels plats concrets. És possible que el tiquet s’hagi imprès, però hagi quedat al costat de la impressora, que algú se l’hagi endut o que ja s’hagi començat a preparar la comanda. Si realment cal tornar-lo a imprimir, aviseu la persona que el rebi que és informació complementària de la comanda original, no pas una comanda nova. Si només falta un plat, limiteu el traspàs d’informació a aquest plat; no torneu a enviar tota la comanda de la taula obligant els cuiners a endevinar què ha canviat.

La persona responsable de la cuina ha d’incorporar al torn actual les parts que encara no s’han preparat; les que ja estan fetes mantenen l’organització prevista. Abans de respondre al client sobre una cancel·lació o un canvi d’especificacions, comproveu fins on ha arribat la preparació. Les peticions per necessitats alimentàries especials les ha de confirmar directament el personal responsable de l’establiment, segons els ingredients i les condicions de preparació; una nota no substitueix aquesta confirmació.

Si no podeu imprimir temporalment, feu servir un lliurament manual per resoldre aquest pas

Anoteu amb el número de la comanda original què s’ha de comunicar aquesta vegada. Demaneu a la persona que ho rep que repeteixi les quantitats i les especificacions importants, i anoteu l’hora del lliurament. Manteniu el paper que feu servir vinculat a la comanda original del sistema. No torneu a enviar com a comanda nova, quan es restableixi la xarxa, allò que ja s’ha comunicat a la cuina.

L’accés al web escanejant un codi QR, els pagaments en línia, la sincronització al núvol i les actualitzacions del KDS depenen de la xarxa; no deduïu que tot el procés funciona sense connexió només perquè hi hagi un tiquet local en paper. Quan es restableixi la connexió amb el servidor, comproveu les comandes més recents, què s’ha preparat realment i quins pagaments s’han rebut, i després completeu els registres que faltin. Si no teniu clar com completar els registres que falten, contacteu amb el servei d’assistència per evitar tornar a enviar la comanda a la cuina o registrar el cobrament una altra vegada.

Expliqueu al servei d’assistència en quin punt s’ha interromput el procés, no us limiteu a dir que la impressora no funciona

Faciliteu els identificadors necessaris de la comanda, l’hora de l’incident i la zona horària de l’establiment, la finalitat del tiquet, el model de dispositiu, el tipus de connexió, la versió del programari d’enviament i el resultat de la tasca. Oculteu les dades del client i la informació dels justificants. La reconfiguració dels dispositius l’ha d’organitzar el propietari de l’establiment o una persona administradora a qui hagi autoritzat explícitament. No interrompeu el servei dels plats que ja s’estan preparant mentre investigueu el problema.

Al final del torn, organitzeu els fets comprovats segons si la comanda no s’ha enviat, ningú no se n’ha fet càrrec, s’ha enviat al lloc de treball equivocat, hi ha hagut un problema d’impressió o no és clar si el tiquet s’ha lliurat. No presenteu d’entrada aquests indicis com si demostressin una avaria del producte. Al torn següent, corregiu el pas on s’interromp més sovint el procés i comproveu si hi ha hagut preparacions duplicades o registres temporals que ningú no ha acabat de gestionar.