Zo registreert u snacks die al aan de bar zijn meegegeven: maak onderscheid tussen bekijken, afhalen registreren en nieuw bereiden

Voor producten die al aan de bar zijn meegegeven, controleert u de oorspronkelijke consumptieregistratie. Voer ze niet opnieuw in als een nieuwe bereidingsopdracht voor de keuken. Een afbeelding van hetzelfde product op het menu aan tafel kan bedoeld zijn om gasten informatie te geven, maar kan ook dienen om expliciet iets extra’s te bestellen. Medewerkers moeten daarom eerst navragen wat de gast met de keuze bedoelt. Controleer afzonderlijk hoeveel er al is meegegeven, wat er nog moet worden bereid en of er is betaald. Leid dit niet af uit borden op tafel, prikkers of een verandering van plaats.

Stel eerst vast wat de gast wil doen; voer niet meteen iets in

• Informatie over een gerecht bekijken: beantwoord eerst vragen over de naam, ingrediënten of prijs. Dit leidt niet tot een nieuwe bereidingsopdracht. Controleer ingrediënten aan de hand van actuele, betrouwbare informatie; een vergelijkbare foto betekent niet dat de samenstelling hetzelfde is.
• Controleren wat al is meegenomen: zoek de oorspronkelijke leveringsregistratie op en controleer het product, het aantal en bij welke consumptie het hoort. Registreer een eerder opgegeten portie niet door de bestelling opnieuw in te voeren.
• Duidelijk een nieuw, vers bereid gerecht bestellen: controleer het aantal en de actuele beschikbaarheid. Neem de bestelling vervolgens aan via het bestelkanaal dat de zaak daadwerkelijk gebruikt en geef haar door aan de juiste bereidingspost.

Controleer bij producten die aan de bar worden meegegeven hoeveel er worden afgehaald. Warme gerechten die vers worden bereid, gaan pas naar de keuken nadat de bestelling duidelijk is bevestigd. Beide kunnen onderdeel zijn van de consumptie, maar worden op verschillende momenten geleverd. Leg in de presentatie uit welke onderdelen informatie geven over producten die al klaarstaan en welke handelingen een nieuwe bereidingsopdracht aanmaken. Laat één onduidelijke keuze niet tegelijk dienen om informatie te bekijken, een afhaling te registreren en een bereiding te starten.

Als het huidige systeem informatie bekijken, afhalen registreren en een bereiding starten niet duidelijk van elkaar kan onderscheiden, laat dan een medewerker de onderdelen afhandelen waarvoor bevestiging nodig is. Gasten kunnen eerst de productinformatie bekijken en pas nadat ze besluiten iets nieuws te bestellen het aantal en de beschikbaarheid controleren. De medewerkers in de bediening leggen uit wat de volgende stap inhoudt. Richt de keuzes in het bestelkanaal in op de manier waarop de zaak daadwerkelijk werkt, zodat meegegeven producten en nog te bereiden warme gerechten elk betrouwbaar worden geregistreerd.

Leg bij het meegeven aan de bar informatie vast waarmee de consumptie later kan worden teruggevonden

De ingebruiknamegids van MenuSnap schrijft voor dat de bestelkanalen en de verantwoordelijke functies voor het aannemen van bestellingen worden gecontroleerd. Bij het meegeven aan de bar moet de medewerker duidelijk uitleggen hoe de meegegeven producten worden geregistreerd en wat de gast moet aangeven als die later aan tafel gaat zitten. Gasten hoeven niet meteen de interne werkwijze te begrijpen, maar medewerkers mogen niet alle registratie uitstellen tot vlak voor vertrek om dan te moeten gissen wat er is gebeurd. Collega’s aan de bar en in de bediening aan tafel moeten bovendien gegevens gebruiken die ze onderling kunnen controleren.

• Meegegeven producten: registreer om welke producten en aantallen het deze keer gaat en welk deel daadwerkelijk is overhandigd. Leid dit niet af uit prikkers of lege borden.
• Gegevens van de oorspronkelijke consumptie: noteer een aanwijzing waarmee de oorspronkelijke registratie kan worden teruggevonden. Controleer afzonderlijk wat mensen aan dezelfde tafel op verschillende momenten meenemen; voeg consumpties niet samen alleen omdat de gasten samen zijn.
• Betalingsstatus: controleer of er is betaald, er nog betaald moet worden of de betaling nog moet worden nagegaan. Een los papiertje is geen bewijs dat de rekening is voldaan.
• Bestemming en verantwoordelijke medewerker: noteer of de gast aan tafel is gaan zitten, waar die nu zit en wie de bediening overneemt. Een verandering van plaats betekent niet dat rekeningen zijn samengevoegd.

Elke snackbar heeft zijn eigen werkwijze. De bedrijfsleider moet eerst vastleggen hoe het meegeven van reeds bereide producten wordt geregistreerd en daarna bepalen welke keuzes het menu aan tafel biedt. Prikkers en borden kunnen alleen als geheugensteuntje dienen; het systeem kan niet automatisch waarnemen wat gasten hebben meegenomen.

Staat hetzelfde product niet op de tafelbon? Controleer eerst de oorspronkelijke afgifte

Wanneer gasten van de bar naar een tafel binnen gaan, ziet de nieuwe medewerker mogelijk alleen de bestelling voor die tafel. Vraag bij de overdracht of er eerder iets is besteld of meegenomen, zoek de beschikbare registratie op en neem daarna contact op met de collega die de bestelling aan de bar heeft afgehandeld. Laat de keuken niet meteen iets opnieuw bereiden en vraag de gast niet opnieuw te bestellen alleen omdat het gerecht niet op de huidige tafelbon staat. Maak eerst onderscheid tussen iets dat al is meegegeven maar nog niet is gecontroleerd, en een bestelling die daadwerkelijk nog bereid moet worden.

Als gasten met vrienden samen willen betalen, controleer dan welke handelingen voor rekeningen de zaak op dat moment toestaat. Ga er niet van uit dat rekeningen zijn samengevoegd zodra borden aan dezelfde tafel staan. Leg wijzigingen van plaats en afspraken over betaling afzonderlijk uit. Zolang dit niet is gecontroleerd, kan een tijdelijk overdrachtsbriefje alleen helpen om gegevens terug te vinden; het is geen bewijs dat de rekening is voldaan.

Wil de gast hetzelfde nog eens? Is het een vraag, een extra portie of mogelijk een dubbele bestelling?

• Eerder meegegeven, maar de registratie is nog niet gecontroleerd: vraag de medewerker die de bestelling aan de bar heeft afgehandeld om de oorspronkelijke consumptie en de daadwerkelijk ontvangen betaling na te gaan. Laat niets opnieuw bereiden en breng het niet opnieuw in rekening omdat het voorlopig niet op de tafelbon staat.
• De gast wil duidelijk nog een portie: controleer de actuele beschikbaarheid en bevestig het aantal. Registreer deze bestelling afzonderlijk van het eerder meegegeven product.
• Een vermoedelijk dubbele bestelling is al in bereiding genomen: controleer eerst de bestelontvangst en de voortgang bij de bereidingspost. Laat de verantwoordelijke uitleggen wat nog kan worden aangepast; ga er niet van uit dat annuleren nog op tijd komt.