Hoe nieuwe restaurantmedewerkers leren bestellingen op te nemen en af te rekenen: leer per taak, niet alleen waar functies staan

Een nieuwe medewerker leert het systeem het best door eerst te leren hoe diegene een servicehandeling oppakt en afrondt, en bij wie diegene terechtkan als er twijfel is. Pas daarna komen de schermen en menu's aan bod. De bedrijfsleider wijst een mentor en vervanger aan. Tijdens de eerste dienst krijgt de medewerker alleen een beperkt aantal taken toegewezen die diegene al beheerst. Betalingen, terugbetalingen en uitzonderingssituaties die de medewerker nog niet beheerst, blijven bij iemand die ze kan afhandelen. Geef niet op basis van het aantal dagen sinds indiensttreding alle taken ineens vrij.

Gebruik voor elke taak dezelfde leerkaart

• Taak en te gebruiken apparatuur op de werkplek: ____; mentor: ____; contactpersoon als de mentor bezig is: ____.
• Welke behoefte is aanleiding om deze taak te starten: ____; wat moet worden gecontroleerd: ____; wanneer geldt de taak als afgerond: ____.
• Wanneer direct hulp nodig is: ____; aan wie wordt de taak overgedragen: ____.
• Volgens de observatie van de mentor kan de medewerker de taak zelfstandig uitvoeren / is toezicht nog nodig / neemt de medewerker de taak voorlopig niet op zich: ____; concrete onderbouwing: ____.
• Taken voor de volgende dienst: ____; handelingen waarbij nog begeleiding nodig is: ____; degene die de dienst overneemt: ____.

De mentor kan de uitleg baseren op de instructies voor de functie en, waar nodig, op bestaande gegevens. Vervolgens houdt de mentor toezicht terwijl de nieuwe medewerker dagelijkse taken uitvoert die diegene beheerst. De eigenaar of een beheerder die daar uitdrukkelijk toe is gemachtigd, regelt persoonlijke accounts en toegangsrechten voor de functie. Deel geen wachtwoorden van leidinggevenden en probeer geen onbekende functies uit terwijl je gasten helpt. Instellingen van apparatuur en accounts zijn geen taken die de nieuwe medewerker zelf op goed geluk moet uitvoeren.

Gasten ontvangen en bestellingen invoeren: het gaat niet om snelheid

• Gasten ontvangen: de medewerker kan uitleggen hoe gasten in dit gedeelte de menukaart bekijken, bestellen en afrekenen, en biedt een papieren menukaart of hulp van een medewerker aan. De medewerker weet wat het verschil is tussen alleen bekijken en een bestelling plaatsen.
• Een bestelling overnemen: de medewerker vraagt eerst of de bestelling al is verzonden en controleert de bestaande bestelling aan de hand van de tafel- of bestelreferentie. Alleen werkelijk nieuwe verzoeken worden toegevoegd.
• Bestellingen invoeren: de medewerker controleert het gerecht, de hoeveelheid, portiegrootte, uitvoering en eventuele daadwerkelijke toeslag, herhaalt de bestelling voor de gast en voert die daarna in. Bij gerechten met vergelijkbare namen wordt niet op basis van hun positie op het scherm gegokt.
• Speciale verzoeken: de medewerker koppelt het verzoek aan het juiste gerecht en weet dat diegene bij verzoeken die buiten de beschikbare opties vallen eerst contact opneemt met de verantwoordelijke voor de bereiding. Een algemene opmerking is geen belofte dat aan het verzoek kan worden voldaan.

MenuSnap kan worden gebruikt om bestellingen in te voeren via de POS voor medewerkers. Op een telefoon is er een eenvoudige werkplek voor medewerkers; op compatibele tablets of computers kan de browser worden gebruikt. De instructie moet aansluiten op de apparatuur die voor de functie is klaargezet. Meertalige informatie helpt bij de communicatie, maar vragen over voedselveiligheid moeten worden beantwoord door een verantwoordelijke, op basis van de recepten en bereidingsomstandigheden van het restaurant. Trek geen conclusies op basis van AI of de naam van een gerecht.

Contact met de keuken: weet welk deel is ontvangen

De nieuwe medewerker moet tafelnummer, hoeveelheid, uitvoering en verzoeken aan de hand van de oorspronkelijke bestelling kunnen controleren met de contactpersoon in de keuken. Bij een toevoeging wordt alleen vermeld wat er nu bijkomt; neem niet de hele opgebouwde bestelling van de tafel als nieuwe taak over. Vraag bij een wijziging eerst hoe ver de bereiding is. Als de bon of de bijgewerkte bestelling niet zichtbaar is, neem dan contact op met de contactpersoon. Vraag de gast niet om de bestelling opnieuw te plaatsen.

Gebruik van een KDS of printer hangt af van het betreffende abonnement, de configuratie en compatibele apparatuur. Voor afdrukken is bovendien een werkend apparaat of een werkende dienst nodig die de afdrukopdracht verstuurt. Dat de bediening iets heeft ingevoerd, dat de keuken de bestelling heeft bevestigd, dat de bereiding klaar is en dat het gerecht daadwerkelijk bij de gast is afgeleverd, zijn verschillende fasen. Een nieuwe medewerker hoeft niet alle storingen te kunnen verhelpen, maar moet weten bij wie diegene op dat moment terechtkan.

Bij betalingen moet duidelijk zijn waarop de controle berust, wat wordt geregistreerd en wat nog moet worden nagegaan

Voordat de mentor betalingstaken overdraagt, controleert die of de nieuwe medewerker de juiste rekening, het bedrag en de betaalmethode kan vinden. Bij contante betaling controleert de medewerker het ontvangen bedrag en het wisselgeld. Bij een losse betaalterminal controleert de medewerker eerst aan de hand van de terminal en de gegevens van de betaaldienstverlener of de transactie is geslaagd. Pas daarna registreert de medewerker de betaling op de bijbehorende rekening; MenuSnap controleert externe transacties niet automatisch. Het aanbieden van een kaart, een geluidssignaal of het selecteren van een betaalmethode bewijst op zichzelf niet dat de betaling is geslaagd.

Is de uitkomst onduidelijk, laat de mentor dan de oorspronkelijke transactie controleren; voer de betaling niet opnieuw uit. Als de serververbinding wegvalt, bewaar dan de benodigde gegevens. Controleer na herstel de meest recente registratie en het ontvangen bedrag voordat een ontbrekend deel wordt geregistreerd. Terugbetalingen, kortingen en verzoeken die buiten de bevoegdheid van de functie vallen, worden afgehandeld door de aangewezen verantwoordelijke. Ook het herkennen van zulke situaties en ze correct overdragen, geldt als een taak die goed is uitgevoerd.

Bij hulp vragen en de dienst overdragen moet iemand de verantwoordelijkheid daadwerkelijk overnemen

Vermeld bij een hulpverzoek de tafel of bestelling, wat al is gedaan, wat de medewerker heeft waargenomen en waarop de gast nog wacht. Pauzeer de betreffende handeling en vraag de mentor om hulp als het bedrag onduidelijk is, er mogelijk dubbel is afgerekend, een dieetwens nog niet is bevestigd of onduidelijk is waar de bereiding blijft. Een hulpverzoek versturen is niet het einde van de taak: degene die overneemt, moet reageren en uitleggen wat de volgende stap is.

• Referentie van de oorspronkelijke bestelling voor de overdracht: ____; afgerond: ____; nog in afwachting van de keuken / betaling / antwoord van de gast: ____.
• Locatie van de bijbehorende gegevens: ____; degene die de zaak nu opvolgt: ____; volgende handeling, bevestigd door degene die de dienst overneemt: ____.
• Wat de mentor nog moet aanvullen of toelichten: ____; log uit bij accounts volgens de afspraken van het restaurant en laat geen wachtwoorden achter op het overdrachtsformulier.

Bekijk na de eerste dienst waar de concrete hiaten zitten: heeft de medewerker de uitvoering niet herhaald, niet gecontroleerd of de bestelling al was verzonden voordat diegene de taak overnam, of bij de overdracht geen verantwoordelijke vermeld? Geef tijdens de volgende dienst alleen begeleiding bij die punten. Voor taken die de medewerker nog niet beheerst, blijft iemand verantwoordelijk. Minder vragen stellen betekent niet per se dat de medewerker vooruitgaat. Kijk of taken zorgvuldig worden uitgevoerd in plaats van te beloven dat iemand na een vast aantal dagen alles onder de knie heeft.