Sådan registrerer I snacks, der allerede er udleveret ved disken: Skeln mellem information, udlevering og ny tilberedning

For færdiglavede varer, der allerede er udleveret ved disken, skal personalet kontrollere den oprindelige købsregistrering frem for at sende en ny bestilling til køkkenet. Et billede af samme vare på menuen ved bordet kan blot være til information, men det kan også bruges til at bestille mere. Medarbejderne skal først afklare, hvad gæsten mener med sit valg. Kontrollér særskilt, hvor meget der allerede er udleveret, hvad der skal tilberedes, og om der er betalt. Det må ikke udledes af tallerkener eller madpinde på bordet eller af, at gæsten har flyttet sig.

Afklar først, hvad gæsten vil – registrér ikke bestillingen for tidligt

• Information om en ret: Besvar først spørgsmål om navn, ingredienser eller pris. Det udløser ikke en ny bestilling. Kontrollér ingrediensoplysningerne i de aktuelle, pålidelige kilder; et lignende billede betyder ikke nødvendigvis, at opskriften er den samme.
• Kontrol af varer, der allerede er udleveret: Find den oprindelige registrering, og kontrollér vare, antal og hvilken bestilling de hører til. Indsend ikke en ny bestilling for at registrere en portion, der allerede er spist.
• En tydelig bestilling på frisklavet mad: Bekræft antal og den aktuelle tilgængelighed. Modtag derefter bestillingen via restaurantens faktiske bestillingskanal, og send den til den relevante arbejdsstation.

Kontrollér antallet, når varer udleveres fra disken. Varm mad, der skal tilberedes, sættes først i gang, når bestillingen er bekræftet. Begge dele kan være et køb, men tidspunktet for betjeningen er forskelligt. Det skal fremgå tydeligt, hvilke oplysninger der beskriver varer, som allerede er udstillet, og hvilke handlinger der opretter en ny bestilling til tilberedning. Den samme uklare handling må ikke både give information, registrere en udleveret vare og sætte tilberedningen i gang.

Hvis det nuværende værktøj ikke tydeligt skelner mellem at se information, registrere en udleveret vare og bestille tilberedning, skal en medarbejder hjælpe med de dele, der kræver afklaring. Gæsterne kan først se oplysningerne om retterne og derefter få bekræftet antal og tilgængelighed, hvis de vil bestille mere. Personalet i restauranten skal forklare, hvad der sker som det næste, og bestillingsmulighederne skal passe til den faktiske arbejdsgang, så udleverede varer og mad, der stadig skal tilberedes, registreres hver for sig.

Notér udleveringen ved disken, så den kan findes igen

Vejledningen til ibrugtagning af MenuSnap kræver, at bestillingskanalerne og de ansvarlige for at modtage bestillinger kontrolleres. Ved udlevering fra disken skal medarbejderen forklare, hvordan de udleverede varer registreres, og hvad gæsten skal oplyse, hvis vedkommende senere sætter sig ved et bord. Gæsten behøver ikke at forstå de interne arbejdsgange fra starten, men personalet må ikke udskyde al registrering til lige før gæsten forlader stedet og så gætte sig frem. Medarbejderne ved disken og ved bordene bør også bruge oplysninger, som de kan kontrollere hos hinanden.

• Udleverede varer: Registrér denne gangs varetyper og antal samt det, der faktisk er udleveret. Beregn det ikke ud fra madpinde eller tomme tallerkener.
• Oprindelig forbrugsregistrering: Notér oplysninger, der gør det muligt at finde den oprindelige registrering. Kontrollér også særskilt, hvad hver person ved bordet har taget på forskellige tidspunkter; slå ikke poster sammen, blot fordi gæsterne følges ad.
• Betalingsstatus: Kontrollér, om der er betalt, om betalingen mangler, eller om status stadig skal undersøges. Et hjælpenotat på papir er ikke dokumentation for, at regningen er betalt.
• Placering og ansvarlig medarbejder: Notér, om gæsten er gået til et bord, hvor vedkommende sidder, og hvem der har overtaget betjeningen. En ændring af placering betyder ikke, at regningerne er blevet samlet.

Snackbarer har forskellige måder at betjene gæsterne på. Lederen skal først fastlægge, hvordan stedet registrerer udleveringen af færdiglavede varer, og derefter beslutte, hvilke valgmuligheder menuen ved bordet skal tilbyde. Madpinde og tallerkener kan kun hjælpe personalet med at huske; værktøjet registrerer ikke automatisk, hvad gæsterne har taget.

Hvis varen ikke fremgår ved bordet, skal den oprindelige udlevering stadig undersøges

Når gæster flytter fra disken til et bord indendørs, ser den nye tjener måske kun bestillingerne ved bordet. Ved overtagelsen bør tjeneren spørge, om gæsterne allerede har købt noget, kontrollere de tilgængelige registreringer og derefter få oplysningerne bekræftet hos den ansvarlige kollega ved disken. Sæt ikke straks køkkenet til at lave retten igen, og bed ikke gæsterne bestille den på ny, blot fordi den ikke står på bordets aktuelle bestilling. Skeln først mellem varer, der allerede er udleveret, men endnu ikke er færdigkontrolleret, og bestillinger, der faktisk stadig skal tilberedes.

Hvis gæsterne ønsker at betale samlet med deres venner, skal personalet kontrollere, hvilke regningshandlinger restauranten tillader. At sætte tallerkenerne ved samme bord betyder ikke, at regningerne er blevet samlet. Placering og aftaler om betaling skal forklares hver for sig. Indtil oplysningerne er kontrolleret, kan et midlertidigt overdragelsesnotat kun hjælpe med at finde spor; det dokumenterer ikke, at regningen er betalt.

Når gæsten vælger den samme vare igen: Er det et spørgsmål, en ekstra portion eller en mulig dobbeltbestilling?

• Varen er allerede udleveret, men registreringen er endnu ikke afklaret: Bed medarbejderen, der ekspederede ved disken, om at kontrollere den oprindelige forbrugsregistrering og den faktiske betaling. Lav ikke varen igen, og opkræv ikke betaling på ny, blot fordi den endnu ikke kan ses ved bordet.
• Gæsten beder tydeligt om endnu en portion: Kontrollér den aktuelle tilgængelighed, og bekræft antallet. Registrér den nye bestilling særskilt fra det, der allerede er udleveret.
• En mulig dobbeltbestilling er allerede sat i gang: Kontrollér først, om bestillingen er modtaget, og hvor langt arbejdet er kommet. Den ansvarlige medarbejder skal forklare, hvad der stadig kan ændres; gå ikke ud fra, at det altid er muligt at nå at annullere.