Telefoon leeg, QR-bestelling niet mogelijk: controleer eerst de bestelstatus en laat een medewerker het overnemen

Als de telefoon leeg is, controleer dan eerst of er al een bestelling is ingediend. Beslis daarna of je de bestaande bestelling voortzet of helpt een nieuwe aan te maken. Het uitvallen van een telefoon bewijst niet dat de bestelling niet is ingediend en betekent evenmin dat het netwerk in de hele zaak is uitgevallen. Je kunt gasten ook verder helpen met een papieren menu, mondelinge uitleg of hulp van een medewerker.

Vraag eerst tot welk punt de gast is gekomen en controleer daarna de bijbehorende bestelgegevens

Vraag de gast wat die vóór het uitvallen van het scherm heeft gedaan: zijn de drankjes alleen aan de keuzelijst toegevoegd, of is ook op ‘bestellen’ gedrukt? Laat een medewerker met de juiste toegangsrechten de bijbehorende gegevens in het kassasysteem controleren en volg daarna een van deze drie scenario’s. Als de gast het niet meer weet, behandel een vermoeden dan niet als een gecontroleerd resultaat.

• Bevestigd dat de bestelling nog niet is ingediend: vraag welke gerechten zijn gekozen, gebruik een papieren menu of controleer de keuze mondeling en laat vervolgens een bevoegde medewerker helpen met het invoeren. Trek deze conclusie niet alleen op basis van een zwart telefoonscherm.
• Er is al een bestelling ingediend: controleer samen de gerechten, specificaties en serviceplek. Ga verder met de oorspronkelijke bestelling en voer die niet opnieuw in alleen omdat de manier van bedienen verandert.
• Onduidelijk of de bestelling is ingediend: noteer de bestel- of tafelgegevens die de gast kan geven en laat een aangewezen collega de meest recente gegevens controleren. Dien de bestelling niet opnieuw in voordat dit is opgehelderd.

MenuSnap noemt hulp door medewerkers en de rol die nieuwe bestellingen aanneemt als voorbereidingspunten voor de ingebruikname. De collega die de bestelling controleert, geeft de uitkomst door aan de medewerker die de gast helpt, inclusief de volgende stap en wat nog moet worden nagegaan. Die medewerker bevestigt dit vervolgens met de gast en legt uit waarom verdere controle nodig is.

Ook zonder werkende telefoon moeten keuze en informatie compleet blijven

Een alternatief menu hoeft niet elke afbeelding te bevatten, maar moet wel het actuele aanbod, de porties, relevante specificaties en eventuele meerprijzen vermelden. Controleer vóór je een papieren menu aan de gast geeft of het nog actueel is. Ook bij mondelinge uitleg mogen keuzes die het eindbedrag veranderen niet worden overgeslagen. Een eenvoudiger menu moet begrijpelijker zijn, niet leiden tot minder informatie of een mindere vorm van persoonlijke service.

• Vraag of de gast liever een papieren menu, mondelinge uitleg of een telefoon gebruikt, respecteer die keuze en blijf niet aandringen op het scannen van een QR-code.
• Herhaal of het om eten ter plaatse of afhalen gaat, en controleer warm of koud, portiegrootte en aantal. Leg vragen over ingrediënten voor aan iemand die de actuele receptuur kent.
• Geef ook aan de medewerkers die helpen met bestellen door welke gerechten tijdelijk uitverkocht zijn en welke vervangingen mogelijk zijn. Zo blijkt niet pas bij het invoeren dat iets wat op het papieren menu staat niet beschikbaar is.

Laat de gast na het invoeren door een medewerker de gerechten, aantallen, uitvoeringen en de plek waar de bestelling moet worden geserveerd controleren. Zo voorkom je dat de informatie bij het kiezen van het menu afwijkt van de uiteindelijke bestelling. Aan tafel kan een medewerker het overnemen met een geautoriseerd en compatibel medewerkersapparaat; voor deze tafel hoeft de zaak niet op stel en sprong een complete set hardware aan te schaffen. Vraag bij gerechten waarover niet direct duidelijkheid bestaat eerst de verantwoordelijke collega om uitsluitsel. Geef geen vermoedens als definitieve bestelwensen door aan de keuken.

Volg bij gasten met bagage het beleid van de zaak voor het neerzetten van bagage en het toewijzen van een zitplaats, en houd de doorgang vrij. Een gast hoeft geen privételefoon af te geven of een openbaar apparaat te gebruiken om door een medewerker geholpen te worden. De zaak kan aangeven of er een oplaadmogelijkheid is, maar dat mag geen voorwaarde voor service zijn.

Leg bij het overnemen alleen de gegevens vast die voor deze service nodig zijn

• Grondslag voor de controle: de actuele tafel- of bestelgegevens en de bestelstatus die de medewerker daadwerkelijk heeft gecontroleerd. Verzamel geen irrelevante persoonsgegevens.
• Te bevestigen gegevens: de gerechten, aantallen, warm of koud, portiegrootte, toevoegingen en of het om eten ter plaatse of afhalen gaat. Gebruik kleding of een rugzak niet om een gast te identificeren.
• Volgende stap: de bestaande bestelling voortzetten of helpen een nieuwe te plaatsen, wie deze invoert en wie deze serveert of overhandigt. Noteer bij zaken waarvan de status nog onduidelijk is wie ze opvolgt.
• Nog te serveren: als drankjes alvast worden gebracht of de serveerlocatie tijdelijk verandert, noteer dan wat nog moet worden gebracht en wat de huidige serveerlocatie is. Ga er niet van uit dat een lege zitplaats betekent dat de gast is vertrokken.

Als een gast op het laatste moment de bestelling wil meenemen, controleer dan eerst of de oorspronkelijke bestelling al is bereid en bevestig daarna hoe de bestelling nu moet worden meegegeven. Verandert de plek waar de bestelling wordt overhandigd, werk dit dan ook bij in hetzelfde overdrachtsverslag.

Controleer bij een netwerkstoring in de hele zaak afzonderlijk wat nog mogelijk is

Als de apparatuur van de zaak verbinding heeft met het netwerk, kunnen medewerkers de service voortzetten volgens de bestaande procedures en toegangsrechten. Is ook het netwerk van de zaak uitgevallen, meld dan eerst aan de verantwoordelijke welke bestellingen al zijn aangenomen en welke handelingen nog moeten worden gecontroleerd. Ga daarna verder op basis van wat daadwerkelijk beschikbaar is. Een bestelling op papier is alleen een aanwijzing voor de overdracht; die bewijst niet dat de bestelling de keuken heeft bereikt of dat er is betaald. Bestellen via een QR-code op een webpagina, cloudsynchronisatie en online betalen zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. De mogelijkheden om offline te werken in een native app zijn afhankelijk van de gebruikte officiële versie en configuratie. Controleer na herstel eerst de nieuwste bestel-, bereidings- en betaalgegevens en vul daarna ontbrekende gegevens aan om dubbele invoer te voorkomen.

Controleer een betaling via een losse betaalterminal aan de hand van de uitkomst van de terminal en de betaaldienstverlener. Registreer de betaling daarna bij de bijbehorende rekening. MenuSnap verifieert deze betaling via een losse terminal niet automatisch.