Så bokför du snacks som hämtats vid disken: skilj mellan information, utlämning och ny tillagning

Färdig mat som redan har lämnats ut vid disken ska stämmas av mot den ursprungliga försäljningsposten. Lägg inte upp den som en ny beställning till köket. En bild av samma rätt på menyn vid bordet kan vara till för att gästen ska kunna läsa om den, eller användas för att uttryckligen beställa mer. Personalen behöver först ta reda på vad gästen menar med sitt val. Kontrollera separat hur många som hämtats, vad som ska tillagas och om betalningen är gjord. Dra inga slutsatser utifrån tallrikar på bordet, matmarkörer eller ändrad placering.

Ta först reda på vad gästen vill göra – registrera inte beställningen för snabbt

• Visa information om rätten: Besvara frågor om namn, recept eller pris utan att skapa en ny beställning till köket. Kontrollera ingredienser mot tillförlitlig, aktuell information; en liknande bild betyder inte att rätten har samma innehåll.
• Stäm av färdig mat som redan har hämtats: Kontrollera den ursprungliga utlämningen, inklusive rätt, antal och vilken försäljning den hör till. Registrera inte en ny beställning för att i efterhand föra in något som redan har ätits.
• Ta emot en tydlig beställning på en ny rätt som ska tillagas: Bekräfta antal och tillgänglighet och ta sedan emot beställningen via restaurangens vanliga beställningskanal. Skicka den till rätt kökspersonal.

Kontrollera antalet färdiga rätter från disken när de lämnas ut. Varm mat som ska tillagas går till köket först när en tydlig beställning har lagts. Båda kan debiteras, men de hanteras vid olika tidpunkter i servicen. Det ska framgå vilka delar av menyn som bara visar information om mat som redan finns färdig och vilka val som skapar en ny beställning som ska tillagas. Låt inte ett otydligt knapptryck fungera både som informationsvisning, registrering av redan utlämnad mat och beställning av ny mat.

Om det är svårt att skilja mellan att visa information, registrera mat som redan hämtats och lägga en beställning som ska tillagas i det verktyg ni använder, bör personalen ta hand om de delar som kräver bekräftelse. Gästen kan först läsa om rätterna och därefter kontrollera antal och tillgänglighet om hen vill beställa något ytterligare. Personalen i serveringen ska förklara vad som händer härnäst. Låt valen i beställningskanalen följa restaurangens faktiska rutiner, så att färdig mat som lämnats ut och varm mat som ska tillagas får varsin tillförlitlig registrering.

Dokumentera utlämningen vid disken så att den går att följa upp

Lanseringsguiden för MenuSnap kräver att restaurangen kontrollerar beställningskanalerna och vilka befattningar som tar emot beställningarna. När maten lämnas ut vid disken ska personalen förklara hur det som lämnas ut registreras och vad gästen ska säga när hen senare sätter sig vid ett bord. Gästen behöver inte förstå de interna rutinerna från början, men personalen får inte skjuta upp allt registreringsarbete tills gästen ska gå och då försöka gissa vad som hänt. Personalen vid disken och i serveringen bör också använda uppgifter som de kan kontrollera mot varandra.

• Utlämningens innehåll: Anteckna vilka rätter och antal det gäller samt vilken del som faktiskt har lämnats ut. Uppskatta inte detta utifrån matmarkörer eller tomma tallrikar.
• Referens till den ursprungliga försäljningen: Spara uppgifter som gör det möjligt att hitta den ursprungliga posten. Om personer vid samma bord hämtar mat vid olika tillfällen ska varje hämtning kontrolleras separat; slå inte ihop dem bara för att gästerna hör ihop.
• Betalningsstatus: Kontrollera om betalningen är gjord, återstår eller ännu inte har kunnat bekräftas. En papperslapp kan inte användas som bevis på att betalningen är klar.
• Vart gästen går och vem som tar över: Anteckna om gästen flyttar till ett bord, var hen sitter och vilken medarbetare som tar över. Att gästen byter plats innebär inte att notorna har slagits ihop.

Olika snackbarer har olika rutiner för servicen. Restaurangchefen bör först bestämma hur färdig mat som lämnas ut ska registreras och därefter vilka val gästerna ska kunna göra i menyn vid bordet. Matmarkörer eller tallrikar kan bara hjälpa personalen att minnas; verktyget känner inte automatiskt av vad gästen har hämtat.

Om rätten saknas på bordets nota: kontrollera först den ursprungliga utlämningen

När en gäst flyttar från disken till ett bord inomhus kan den medarbetare som tar över bara se beställningarna vid bordet. Fråga om gästen redan har handlat och kontrollera de uppgifter som går att hitta. Stäm sedan av med kollegan som ansvarade för disken. Be inte köket att laga rätten igen och be inte gästen att beställa den på nytt bara för att den saknas på bordets nota. Ta först reda på vad som redan har lämnats ut men ännu inte stämts av, och skilj det från en beställning som faktiskt väntar på att tillagas.

Om gästen vill betala tillsammans med sina vänner behöver personalen också kontrollera vilka alternativ för notahantering restaurangen tillåter. Att ställa tallrikarna vid samma bord innebär inte att notorna har slagits ihop. Förklara separat vad som gäller för platsbytet och betalningen. Innan uppgifterna har kontrollerats kan en tillfällig överlämningslapp bara hjälpa personalen att hitta rätt; den bevisar inte att notan är betald.

När gästen tittar på samma rätt igen: en fråga, en extra portion eller en misstänkt dubbelbeställning?

• Maten har redan lämnats ut, men registreringen är inte avstämd: Be den som skötte disken kontrollera den ursprungliga försäljningen och den faktiska betalningen. Beställ eller debitera inte på nytt bara för att uppgiften inte syns vid bordet ännu.
• Gästen säger uttryckligen att hen vill beställa en portion till: Kontrollera aktuell tillgänglighet och bekräfta antalet. Registrera den nya portionen separat från det som redan har lämnats ut.
• En misstänkt dubbelbeställning har redan börjat tillagas: Kontrollera först hur beställningen togs emot och hur långt arbetet har kommit vid den berörda arbetsstationen. Låt den ansvariga förklara vilka ändringar som fortfarande är möjliga; utgå inte från att det säkert går att avbeställa i tid.