Slik avstemmer du delbetalinger med en separat kortterminal: beløp, betalingsstatus og restbeløp

Når du tar imot delbetalinger med en separat kortterminal, må hver andel knyttes til et tydelig beløp, det faktiske transaksjonsresultatet og en registrering i systemet. Kontroller deretter hva som gjenstår å betale. Avklar hele regningen og avtalen om fordeling først. Gjør ferdig én andel om gangen før du går videre til neste gjest. At alle har brukt kortterminalen, erstatter ikke en avsluttende kontroll av hver enkelt betaling.

Avklar hva som gjenstår å betale, uten å gå gjennom alle trinnene for å dele regningen på nytt

Kontroller bordet, rettene, tilleggene, det som allerede er betalt og gjeldende rabatter. Avklar med gjestene hvordan retter som deles, skal fordeles. Velg en av fordelingsmåtene MenuSnap støtter for den aktuelle regningen, for eksempel lik fordeling, fordeling etter retter eller etter beløp. Løs eventuelle uenigheter først. Kontroller deretter at summen av andelene er lik beløpet som skal betales nå. Ikke lov at enhver kombinasjon kan håndteres automatisk.

Opprett en tilsvarende registrering for hver betaling

• Opprinnelig regning og merking av gjeldende andel: ____; beløp som skal betales og betalingsmåte: ____; medarbeider som håndterte betalingen: ____.
• Beløp tastet inn på terminalen: ____; transaksjonstidspunkt og nødvendig referanse: ____; bekreftet av terminalen / må fortsatt undersøkes: ____.
• Tilhørende betalingsregistrering i systemet: ____; er den opprinnelige regningen og beløpet kontrollert: ____.
• Kontantbeløp mottatt og vekslepenger (hvis aktuelt): ____; betaling for denne andelen er kontrollert: ____.
• Gjenstående beløp for hele regningen: ____; beskrivelse av avvik: ____; neste steg og ansvarlig: ____.

Denne manuelle oversikten brukes bare til å knytte andeler til transaksjoner. Ikke lagre fullstendige kortnumre, sikkerhetskoder, passord eller irrelevante kundeopplysninger. Korttransaksjoner bekreftes av terminalen og betalingstjenesteleverandøren. Kontroller først at betalingen er gjennomført, og registrer den deretter på riktig andel. MenuSnap bekrefter ikke automatisk denne eksterne transaksjonen, og du kan ikke gå ut fra at terminalen automatisk mottar beløpet.

Velg neste steg ut fra typen avvik

• Terminalen bekrefter betalingen, men du finner ingen registrering i systemet: Kontroller først den opprinnelige regningen, tidspunktet og den nyeste betalingsstatusen. Hvis du bekrefter at betalingen faktisk mangler i systemet, registrerer du den på riktig andel. Ikke belast kortet på nytt.
• Uklart resultat fra terminalen: Undersøk den opprinnelige transaksjonen etter betalingstjenesteleverandørens rutiner, og noter at statusen må avklares. At systemet fortsatt viser et utestående beløp, eller at gjesten får et varsel på telefonen, er ikke alene grunnlag for å belaste kortet på nytt.
• Det finnes et beløp i systemet, men det kan ikke bekreftes ut fra terminalopplysningene: Stans videre innkreving mens du undersøker om feil andel ble valgt, feil beløp ble tastet inn eller feil betalingsmåte ble registrert. Ikke fjern avviket uten videre.
• Retter legges til eller rabatten endres etter at betalingen er gjennomført: Sjekk hvilke endringer den gjeldende regningen tillater, og avklar med gjestene hvem som skal betale for det nye. Ikke fortsett å kreve inn betaling ut fra den opprinnelige papirregningen, og ikke gå ut fra at allerede betalte andeler beregnes på nytt automatisk.

Ikke utlign kontanter, avrundingsavvik og tips mot hverandre

Registrer det faktiske kontantbeløpet som ble mottatt, og eventuelle vekslepenger. Ikke stol på en muntlig beskjed om at det er «betalt». Hvis en lik fordeling gir en forskjell på noen øre, kontroller de faktiske beløpene systemet har beregnet for hver andel, og summen. Forklar deretter forskjellen for gjestene. Ikke la hver person betale et beløp de selv har regnet ut, for så å stryke et tilfeldig beløp til slutt.

Hvis en gjest betaler for mye, avklar først om det er tips eller betaling av det som gjenstår å betale. Registrer beløpet på en måte restauranten faktisk støtter. Ikke registrer det automatisk som tips, og ikke utlign det i det skjulte ved å la neste gjest betale mindre. Hvis du trenger hjelp fra en annen medarbeider, avklar om vedkommende skal forklare eller holde orden på oversikten. Ikke la to personer kreve inn betaling for samme andel samtidig.

Avslutt oppfølgingen av nettverk, refusjoner og vaktskifte hver for seg

Hvis forbindelsen til serveren brytes, ta vare på nødvendige manuelle opplysninger. Vent til forbindelsen er gjenopprettet, og kontroller de nyeste betalingsregistreringene før du registrerer bekreftede betalinger. Betalinger, refusjoner, oppgjør og vaktskifter i MenuSnap må bekreftes av serveren. En separat terminal følger sine egne regler for nettverkstilkobling. Ikke lov at hele betalingsflyten kan brukes uten nett.

En medarbeider med nødvendig fullmakt må kontrollere den opprinnelige betalingen og gjennomføre refusjonen via den aktuelle betalingsmåten. Å endre fordelingen, skrive ut en regning eller registrere en ekstern refusjon i systemet fører ikke til at en separat terminal refunderer beløpet automatisk. Bekreft også resultatet med terminalen eller betalingstjenesteleverandøren, og sørg for at noen følger opp alt som ikke er avklart.

Før bordet avsluttes, kontroller restbeløpet og alle uavklarte saker. Ved vaktskifte går dere gjennom avvikene én betaling om gangen før dere kontrollerer totalsummen. Utbetaling fra betalingstjenesteleverandøren kan først komme ved et senere oppgjør, og gebyrer kan også inngå. Nettobeløpet som kommer inn på bankkontoen, kan ikke erstatte kontrollen av transaksjonene på vakten. Noter om avvik skyldtes at delte retter ikke var fordelt, at beløpet endret seg, en inntastingsfeil eller en betaling som var gjennomført, men ikke registrert. Endre rutinen som forårsaket avviket neste gang, i stedet for å prøve å få gjestene raskere gjennom kortterminalen.