Slik overleverer du åpne barregninger: nye bestillinger, mottatte betalinger og oppgaver per bord

Når du overleverer åpne barregninger, går du først gjennom hver regning og oppgir hvor gjestene befinner seg, hva de venter på, hvilke betalinger som er bekreftet mottatt, og hvem som følger opp videre. At bordet er ryddet, kjøkkenet er ferdig eller en medarbeider går av vakt, betyr ikke at regningen er gjort opp. Sørg for at neste vakt har grunnlaget for å fortsette serveringen før du avslutter vakten. Ikke be alle gjestene om å betale bare for å gjøre vaktskiftet enklere.

Bruk et overleveringskort for hver åpne regning

Feltene nedenfor kan fylles ut på restaurantens eksisterende overleveringsskjema. Regningsnummeret viser til bestillingen, plasseringen viser hvor maten eller drikken skal serveres, og medarbeideren som overleverer, og den som tar over, viser hvem som har ansvaret videre. Fyll ut alle tre hver for seg; ikke bruk bordnummeret som erstatning for all informasjon.

• Regningsnummer: ____; overleveringstidspunkt og tidssone for restauranten: ____; opprinnelig plassering: ____; nåværende plassering: ____.
• Varer i siste bestillingsrunde: ____; levert: ____; fortsatt under tilberedning eller ikke servert: ____; kontaktperson for tilberedningen: ____.
• Bekreftede betalinger og tilhørende andeler: ____; utestående beløp: ____; betalinger der resultatet må undersøkes: ____; hvor eventuell nødvendig dokumentasjon finnes: ____.
• Spørsmål fra gjestene som må besvares: ____; neste oppgave: ____; medarbeider som går av vakt: ____; medarbeider som tar over: ____.

Noter bare informasjonen som trengs for overleveringen. Ikke kopier gjestenes fulle navn, telefonnumre eller bankkortopplysninger. Oppbevar overleveringskortet på et sted som er tilgjengelig for ansatte, men ikke for uvedkommende. Hvis systemet ikke viser hva som har skjedd ute i restauranten, må medarbeideren som overleverer, legge til denne informasjonen. Ikke skriv noe basert på hukommelsen som om det var bekreftet.

Gå først en runde, og sjekk deretter siste bestillingsrunde

Medarbeideren som går av vakt, og den som tar over, går gjennom områdene der det fortsatt sitter gjester. Sjekk om siste bestillingsrunde er registrert, om den er sendt videre til kjøkkenet eller baren, og hvilke varer som er levert. Behov som bare er lovet, men ennå ikke bekreftet, føres opp separat og skal ikke blandes sammen med bestillinger kjøkkenet har mottatt. Den som tar over, gjentar hva hvert bord fortsatt venter på. Hvis informasjonen er mangelfull, må dere avklare den der og da.

Hvis noen ved bordet skanner en QR-kode mens andre bestiller mer hos en medarbeider, må dere først sjekke om bestillingen er sendt inn. Registrer bare behov som faktisk er nye. Ved bordbytte må dere gi baren, kjøkkenet og serveringspersonalet beskjed om både den opprinnelige bestillingen og den nye plasseringen. Vent på bekreftelse før dere betjener nye gjester ved det gamle bordet, og ikke fortsett å legge til varer basert på det gamle bordnummeret.

Avklar først hva som må undersøkes

• Spørsmål om regningen: Noter den konkrete retten, mengden eller kostnaden, og be en ansvarlig medarbeider med fullmakt om å undersøke saken. Ikke presenter en antakelse som en konklusjon.
• Gjesten er midlertidig ikke å finne: La den ansvarlige på vakt undersøke kjent plassering og betalingsstatus. Ikke slett regningen eller før den som et tap på eget initiativ.
• Det er allerede betalt en del: Overlever hver regning med tydelig oversikt over bekreftede betalinger, utestående beløp og det som må undersøkes. Ikke oppsummer det som «bordet har betalt».
• Varer fra siste bestillingsrunde er ikke levert ennå: Behold den opprinnelige bestillingen og status for tilberedningen. Den som tar over, følger opp videre. Ikke opprett en ny bestilling for hele bordet bare på grunn av vaktskiftet.

Overlever betalingsstatus og serveringsstatus hver for seg

Resultatet fra en separat kortterminal bekreftes av terminalen og leverandøren av terminaltjenesten. Kontroller først at betalingen er gjennomført, og registrer den deretter på riktig regning eller andel. MenuSnap bekrefter ikke automatisk denne eksterne transaksjonen. Hvis resultatet er uklart, må dere først undersøke den opprinnelige transaksjonen. Ikke belast på nytt. Hvis serverforbindelsen brytes, tar dere vare på nødvendig dokumentasjon manuelt. Når forbindelsen er gjenopprettet, kontrollerer dere eksisterende registreringer før dere etterregistrerer betalingen, slik at dere unngår å kreve inn betalingen to ganger.

Å dele opp regningen betyr ikke at betalingen er mottatt. Hvis det bestilles mer etter at noe er betalt, må dere først undersøke hvilke handlinger den gjeldende regningen tillater, og avklare med gjestene hvem som skal betale for de nye varene. Ikke gå ut fra at en allerede betalt andel automatisk blir beregnet på nytt. Refusjoner og regnskapsjusteringer skal håndteres av en medarbeider med fullmakt, i samsvar med gjeldende rutiner.

Den som tar over, bekrefter neste oppgave

Den som tar over, finner den aktuelle regningen og dokumentasjonen, og gjentar hva som fortsatt må serveres, undersøkes eller besvares. KDS og utskrift er avhengig av abonnement, oppsett og kompatibelt utstyr. Selv om tilberedningen er ferdig, må dere kontrollere at varene faktisk er levert. Statusen på kjøkkenet er ikke det samme som at regningen er gjort opp.

Kontanter overleveres ved å avstemme mottatte beløp, veksel og kassaregistreringer for samme tidsrom. Ikke før ubetalte kjøp som mottatte betalinger. Neste vakt noterer hvilke saker som fortsatt må følges opp, og oppdaterer overleveringskortet ved behov med regningsnummer, plassering, varer eller manglende betalingsinformasjon. Målet er ikke å sørge for at det aldri finnes åpne regninger ved vaktskiftet.