Sådan lærer nye restaurantmedarbejdere at tage imod bestillinger og betaling: Lær opgaverne, ikke kun skærmbillederne

Når nye restaurantmedarbejdere skal lære systemet, bør de først lære, hvordan de tager imod en serviceopgave og gør den færdig, og hvem de skal spørge, hvis de er i tvivl. Derefter kan de lære, hvor funktionerne findes. Restaurantchefen udpeger en mentor og en afløser. På den første vagt får den nye medarbejder kun afgrænsede opgaver, som vedkommende allerede kan udføre. Betalinger, refunderinger og afvigelser, som medarbejderen ikke er oplært i, håndteres af en person, der kan løse dem. Man bør ikke give medarbejderen ansvar for alle opgaver på én gang, blot fordi vedkommende har været ansat et bestemt antal dage.

Brug det samme oplæringskort til hver opgave

• Opgave og udstyr, der bruges på arbejdsstationen: ____; mentor: ____; kontaktperson, hvis mentoren er optaget: ____.
• Hvilket behov sætter opgaven i gang: ____; hvad skal bekræftes: ____; hvornår er opgaven udført: ____.
• Situationer, hvor der straks skal søges hjælp: ____; hvem overtager opgaven: ____.
• Mentorens vurdering: kan udføre selv / kræver stadig opsyn / skal ikke stå for opgaven endnu: ____; konkret grundlag: ____.
• Opgaver på næste vagt: ____; handlinger, der stadig kræver vejledning: ____; hvem overtager: ____.

Mentoren kan forklare opgaven med udgangspunkt i arbejdsinstruktioner og relevante eksisterende registreringer og derefter holde øje med, at den nye medarbejder udfører velkendte rutineopgaver. Ejeren eller en administrator, som udtrykkeligt er bemyndiget af ejeren, står for personlige konti og adgangsrettigheder til arbejdsopgaver. Del ikke lederens adgangskode, og prøv ikke ukendte funktioner af, mens gæsterne betjenes. Det er ikke den nye medarbejders opgave selv at afprøve indstillinger for udstyr og konti.

Gæstebetjening og ordreindtastning: Det handler ikke om at indtaste hurtigt

• Gæstebetjening: Kan forklare, hvordan gæster i området kan se menukortet, bestille og betale, og kan tilbyde et trykt menukort eller hjælp fra en medarbejder. Kender forskellen på et menukort, der kun kan vises, og et menukort, hvor gæsten også kan afgive en bestilling.
• Overtagelse af en bestilling: Kan først spørge, om bestillingen allerede er sendt. Slår derefter eksisterende oplysninger op ved hjælp af bord- eller ordreidentifikation og registrerer kun reelt nye ønsker.
• Ordreindtastning: Kan bekræfte ret, antal, portionsstørrelse, variant og den faktiske merpris. Gentager oplysningerne for gæsten, før de registreres. Gætter ikke ud fra placeringen, når retter har lignende navne.
• Særlige ønsker: Kan knytte ønsket til den konkrete ret og ved, at man først skal spørge den ansvarlige for tilberedningen, hvis ønsket ligger uden for valgmulighederne. Lover ikke, at køkkenet kan imødekomme ønsket, blot ved at skrive en bemærkning.

MenuSnap kan bruges til at indtaste ordrer via medarbejdernes POS. Der findes en enkel arbejdsflade til medarbejdere på mobilen, og kompatible tablets eller computere kan bruge en browser. Oplæringen bør tage udgangspunkt i det udstyr, der er valgt til arbejdsopgaven. Flersproget indhold kan hjælpe kommunikationen, men hensyn til fødevaresikkerhed skal stadig afklares ud fra restaurantens opskrifter og tilberedningsforhold af den ansvarlige medarbejder. Man må ikke drage konklusioner ud fra AI eller rettens navn.

Kontakt med køkkenet: Medarbejderen skal kunne forklare, hvad køkkenet har modtaget

Den nye medarbejder skal kunne kontrollere bordnummer, antal, variant og særlige ønsker mod den oprindelige ordre sammen med køkkenets kontaktperson. Ved en tilføjelse skal medarbejderen kun beskrive det, der er nyt, og ikke behandle hele bordets samlede ordre som en ny opgave. Før en ordre ændres, skal medarbejderen spørge, hvor langt tilberedningen er nået. Hvis ordresedlen eller opdateringen ikke kan ses, skal kontaktpersonen spørges; gæsten skal ikke bedes om at bestille igen.

Brug af KDS eller printer afhænger af den relevante plan, konfiguration og kompatible enheder. Udskrivning kræver også en afsenderenhed eller -tjeneste, der fungerer i praksis. At ordren er registreret i fronten, at køkkenet har bekræftet modtagelsen, at tilberedningen er færdig, og at maden faktisk er afleveret til gæsten, er forskellige trin. Den nye medarbejder behøver ikke kunne løse alle tekniske problemer, men skal vide, hvem der skal kontaktes på det aktuelle trin.

Ved betaling skal medarbejderen kunne skelne mellem betalingsgrundlag, registrering og forhold, der skal undersøges

Før mentoren overdrager betalingsopgaver, skal mentoren sikre sig, at den nye medarbejder kan finde den rigtige regning, det korrekte beløb og betalingsmåden. Ved kontant betaling kontrolleres det modtagne beløb og byttepengene. Ved brug af en selvstændig kortterminal skal transaktionen først bekræftes som gennemført via terminalen og betalingstjenesteudbyderen. Derefter registrerer medarbejderen betalingen på den tilhørende regning. MenuSnap verificerer ikke automatisk eksterne transaktioner. At kunden har holdt kortet hen til terminalen, at terminalen har afgivet en lyd, eller at en betalingsmetode er valgt, er ikke i sig selv bevis på, at betalingen er gennemført.

Hvis resultatet er uklart, skal medarbejderen bede mentoren undersøge den oprindelige transaktion. Beløbet må ikke trækkes igen. Hvis forbindelsen til serveren afbrydes, skal nødvendige oplysninger gemmes. Når forbindelsen er genoprettet, skal de nyeste registreringer sammenholdes med den faktisk modtagne betaling, før et eventuelt manglende beløb registreres. Refunderinger, rabatter og ønsker, der ligger uden for medarbejderens beføjelser, håndteres af den udpegede ansvarlige. At medarbejderen kan genkende sådanne sager og sende dem videre til den rette person, er også et tegn på, at opgaven er løst korrekt.

Hjælp og vagtoverlevering skal ende hos en person, der kvitterer

Når medarbejderen beder om hjælp, skal vedkommende tydeligt oplyse, hvilket bord eller hvilken ordre det drejer sig om, hvad der allerede er gjort, hvilket resultat medarbejderen har set, og hvad gæsten stadig venter på. Hvis beløbet er uklart, der er mistanke om, at noget er registreret eller udført to gange, et kosthensyn ikke er bekræftet, eller det er uklart, hvor tilberedningsopgaven er sendt hen, skal medarbejderen sætte de relevante handlinger på pause og kontakte mentoren. Det er ikke nok blot at bede om hjælp: Den, der overtager, skal svare og forklare, hvordan opgaven skal fortsætte.

• Ved vagtoverlevering skal den oprindelige ordreidentifikation fremgå: ____; udført: ____; afventer køkkenet / betaling / svar fra gæsten: ____.
• Hvor tilhørende dokumentation findes: ____; hvem følger op nu: ____; næste handling bekræftet af den, der overtager: ____.
• Det, mentoren skal hjælpe med at udfylde: ____; log ud af kontoen efter restaurantens retningslinjer, og skriv ikke adgangskoden på overleveringspapiret.

Når den første vagt er slut, skal man se på de konkrete mangler: Blev variant eller størrelse ikke gentaget for gæsten? Blev det ikke undersøgt, om bestillingen allerede var sendt, før den blev overtaget? Eller manglede en ansvarlig person i vagtoverleveringen? På næste vagt gives der kun ekstra vejledning i de relevante områder, mens en erfaren medarbejder fortsat har ansvaret for opgaver, den nye medarbejder ikke kan udføre endnu. Færre spørgsmål er ikke nødvendigvis tegn på fremskridt. Vurder i stedet, om opgaverne bliver udført forsvarligt, frem for at love, at medarbejderen bliver rutineret efter et bestemt antal dage.