Når gæstens telefon løber tør for strøm: Tjek først, om bestillingen er sendt, og lad derefter personalet tage over

Når gæstens telefon løber tør for strøm, skal I først finde ud af, om bestillingen er sendt, før I beslutter, om den eksisterende bestilling skal fortsætte, eller om gæsten skal hjælpes med at oprette en ny. At telefonen ikke virker, er ikke bevis på, at bestillingen ikke er sendt, og det betyder heller ikke, at hele restauranten er uden netværksforbindelse. I kan fortsætte betjeningen med en papirmenu, mundtlig vejledning eller hjælp fra personalet.

Spørg først, hvor langt gæsten nåede, og tjek derefter den relevante registrering

Spørg gæsten, hvad vedkommende nåede, inden skærmen gik i sort: Blev drikkevarerne kun lagt i bestillingslisten, eller blev der trykket på send? Medarbejderen skal søge efter den relevante registrering fra en kasse, vedkommende har adgang til, og derefter følge den fremgangsmåde, der passer til en af de tre situationer nedenfor. Hvis gæsten ikke kan huske det, må medarbejderen ikke behandle et gæt som et søgeresultat.

• Bekræft, at bestillingen ikke er sendt: Spørg, hvilke retter og drikkevarer gæsten har valgt. Brug en papirmenu, eller gennemgå valgene mundtligt, og få derefter en medarbejder med de nødvendige rettigheder til at hjælpe med at indtaste bestillingen. Telefonens sorte skærm er ikke i sig selv grundlag for at konkludere, at bestillingen ikke er sendt.
• Hvis der findes en allerede indsendt bestilling: Gennemgå retterne, de valgte varianter og serveringsstedet med gæsten ansigt til ansigt, og fortsæt med den eksisterende bestilling. Indtast den ikke igen, blot fordi betjeningsmåden ændres.
• Status for afsendelse er ukendt: Notér de oplysninger om bestilling eller siddeplads, som gæsten kan give, og bed den udpegede medarbejder om at tjekke den seneste registrering. Send ikke bestillingen igen, før status er afklaret.

MenuSnaps vejledning til lancering angiver medarbejderassistance og ansvar for at modtage nye bestillinger som punkter, der skal forberedes. Medarbejderen, der tjekker bestillingen, giver resultatet videre til den, der betjener gæsten, og forklarer næste skridt samt eventuelle forhold, der stadig skal undersøges. Medarbejderen ved bordet bekræfter derefter oplysningerne med gæsten og forklarer, hvorfor vedkommende eventuelt må vente på yderligere afklaring.

Når telefonen ikke virker, skal valgmuligheder og oplysninger stadig være fuldstændige

En alternativ menu behøver ikke gengive hvert eneste billede, men den skal dække det, der faktisk kan bestilles, herunder portionsstørrelser, relevante valgmuligheder og tillæg. Før personalet udleverer en papirmenu, skal de kontrollere, at den stadig er gældende. Hvis de kun vejleder mundtligt, må de heller ikke udelade valgmuligheder, der kan ændre den endelige pris. Formålet med at forenkle menuen er at gøre den lettere at forstå, ikke at gøre betjeningen uden telefon til en dårligere løsning med færre oplysninger.

• Spørg gæsten, om vedkommende foretrækker en papirmenu, mundtlig vejledning eller at fortsætte på telefonen. Respektér valget, og bed ikke gentagne gange gæsten om at scanne QR-koden.
• Gentag, om bestillingen er til servering i restauranten eller som takeaway, samt valg af varm eller kold, portionsstørrelse og antal. Hvis der er spørgsmål om ingredienser, skal de rettes til en medarbejder, der kender den aktuelle opskrift.
• Giv medarbejderen, der hjælper med bestillingen, besked om midlertidigt udsolgte varer og mulige erstatninger, så gæsten ikke vælger noget på papirmenuen, som viser sig ikke at være tilgængeligt, når bestillingen indtastes.

Når medarbejderen har hjulpet med at indtaste bestillingen, skal gæsten bekræfte retter, antal, valgte varianter og serveringssted. Så undgår I uoverensstemmelser mellem det, der er aftalt under menugennemgangen, og den registrerede bestilling. Ved bordet kan medarbejderen tage over med en kompatibel personaleenhed, der allerede er godkendt til brugen. Det er ikke nødvendigt at købe et helt sæt udstyr kun til dette bord. Hvis oplysninger om en ret ikke kan bekræftes med det samme, skal medarbejderen først spørge den ansvarlige frem for at registrere et gæt som en endelig bestilling til køkkenet.

Hjælp først gæster med bagage med at placere bagagen og finde en siddeplads efter restaurantens regler, og sørg for, at der er fri passage. Gæster skal ikke aflevere deres private telefon eller tilslutte den til offentligt udstyr for at få betjening. Restauranten skal selv oplyse, om der er mulighed for opladning; det må ikke være en betingelse for at få hjælp.

Notér kun de oplysninger, der er nødvendige for at overtage denne betjening

• Grundlag for opslaget: Den aktuelle siddeplads eller bestillingsidentifikation samt den afsendelsesstatus, medarbejderen faktisk har fundet. Indsaml ikke uvedkommende personoplysninger.
• Oplysninger, der skal bekræftes: Retter, antal, varm eller kold, portionsstørrelse, tilvalg samt servering i restauranten eller takeaway. Brug ikke gæstens tøj eller rygsæk til at identificere vedkommende.
• Næste skridt: Skal den eksisterende bestilling fortsætte, eller skal gæsten hjælpes med at oprette en ny? Notér, hvem der indtaster bestillingen, hvem der står for serveringen, og hvem der følger op på forhold med uafklaret status.
• Det, der mangler at blive leveret: Hvis drikkevarerne serveres først, eller afleveringsstedet ændres midlertidigt, skal I notere, hvad der stadig mangler, og hvor det skal afleveres. Antag ikke, at et tomt sæde betyder, at gæsten er gået.

Hvis gæsten ændrer bestillingen til takeaway, skal I først undersøge, om tilberedningen af den eksisterende bestilling er gået i gang, og derefter bekræfte, hvordan maden skal afleveres. Hvis afleveringsstedet ændres, skal det også opdateres i den samme overdragelsesregistrering.

Hvis hele restauranten også har netværksproblemer, skal I undersøge, hvad der stadig er muligt

Hvis restaurantens udstyr har en velfungerende netværksforbindelse, kan medarbejderne fortsætte betjeningen efter de gældende procedurer for adgang og rettigheder. Hvis restaurantens netværk også har problemer, skal medarbejderne først orientere den ansvarlige om allerede modtagne bestillinger og handlinger, hvis resultat endnu ikke er afklaret. Fortsæt derefter med de muligheder, der faktisk er til rådighed. En håndskrevet note om gæstens ønsker er kun et grundlag for overdragelse; den beviser ikke, at oplysningerne er nået frem til køkkenet, eller at betalingen er modtaget. Bestilling ved at scanne en QR-kode og bruge en webside, synkronisering i skyen og onlinebetaling kræver netværksforbindelse. Hvilke funktioner der er tilgængelige offline i native-klienten, afhænger af den officielle version og konfiguration, der bruges. Når forbindelsen er genoprettet, skal medarbejderne først kontrollere de seneste bestillinger, tilberedningsstatus og betalinger og derefter tilføje manglende registreringer for at undgå dobbeltregistrering.

Transaktioner på en selvstændig kortterminal skal først kontrolleres ud fra resultatet i terminalen og hos betalingstjenesteudbyderen. Registrér derefter betalingen på den tilhørende regning. MenuSnap bekræfter ikke automatisk en transaktion på en selvstændig terminal.