Sådan afstemmer du betalinger med en separat kortterminal: hver andel, betaling og restbeløb

Når gæster betaler hver deres andel med en separat kortterminal, skal hver andel knyttes til et tydeligt beløb, det faktiske transaktionsresultat og registreringen i systemet. Kontrollér derefter det resterende beløb. Afklar først hele regningen og aftalen om, hvordan den skal deles. Afslut én andel ad gangen, før du går videre til den næste; selvom alle har betalt med kort, skal betalingerne stadig afstemmes enkeltvis til sidst.

Afklar først, hvad der skal betales – uden at gennemgå alle trin i opdelingen igen

Kontrollér bordet, retterne, tilføjelser, allerede betalte beløb og eventuelle aktuelle rabatter, og aftal med gæsterne, hvordan fælles retter skal fordeles. Vælg den understøttede fremgangsmåde på den aktuelle regning – ligelig deling, deling efter ret eller efter beløb – i MenuSnap. Afklar eventuelle uenigheder først, og kontrollér derefter, at andelene tilsammen svarer til det beløb, der skal betales nu. Lov ikke, at alle vilkårlige kombinationer kan håndteres automatisk.

Registrér hver betaling, så den kan knyttes til den rette andel

• Oprindelig regning og markering af den aktuelle andel: ____; beløb, der skal betales, og betalingsform: ____; medarbejder, der håndterer betalingen: ____.
• Beløb indtastet på terminalen: ____; transaktionstidspunkt og eventuel nødvendig reference: ____; bekræftet på terminalen / afventer afklaring: ____.
• Tilknyttet betalingsregistrering i systemet: ____; er den oprindelige regning og beløbet kontrolleret: ____.
• Faktisk modtaget kontantbeløb og byttepenge, hvis relevant: ____; betaling for denne andel er bekræftet: ____.
• Restbeløb for hele regningen: ____; forklaring på eventuelle afvigelser: ____; næste skridt og ansvarlig medarbejder: ____.

Denne manuelle oversigt bruges kun til at knytte andele til transaktioner. Gem ikke komplette kortnumre, sikkerhedskoder, adgangskoder eller uvedkommende kundeoplysninger. Kortbetalinger bekræftes af terminalen og betalingstjenesteudbyderen. Kontrollér, at betalingen er gennemført, før den registreres på den rette andel. MenuSnap bekræfter ikke automatisk denne eksterne transaktion, og du må ikke gå ud fra, at terminalen automatisk modtager beløbet.

Vælg næste skridt ud fra typen af afvigelse

• Betalingen er gennemført på terminalen, men der mangler en registrering i systemet: Kontrollér først den oprindelige regning, tidspunktet og den seneste betalingsstatus. Når du har bekræftet, at registreringen mangler, skal du tilføje den på den rette andel uden at opkræve beløbet igen.
• Resultatet på terminalen er uklart: Undersøg den oprindelige transaktion efter betalingstjenesteudbyderens procedure, og notér, at den afventer afklaring. At systemet stadig viser et udestående beløb, eller at gæstens telefon viser en besked, er ikke i sig selv grund til at trække kortet igen.
• Der er registreret et beløb i systemet, men det stemmer ikke med dokumentationen fra terminalen: Stands yderligere opkrævninger, og undersøg, om den forkerte andel blev valgt, beløbet blev indtastet forkert, eller betalingsformen blev registreret forkert. Slet ikke afvigelsen uden videre.
• Der tilføjes retter, eller en rabat ændres, efter at betalingen er gennemført: Kontrollér, hvilke muligheder den aktuelle regning giver, og aftal tydeligt med gæsterne, hvem der betaler for det nye. Fortsæt ikke med at opkræve ud fra den oprindelige papirregning, og gå ikke ud fra, at allerede betalte andele automatisk bliver beregnet igen.

Lad ikke kontanter, små differencer og drikkepenge udligne hinanden

Registrér kontanter efter det faktiske modtagne beløb og de givne byttepenge. Stol ikke på en mundtlig besked om, at der er betalt. Hvis en ligelig deling giver en difference på grund af ørebeløb, skal du kontrollere de faktiske beløb for hver andel i systemet og summen og derefter forklare det for gæsterne. Lad ikke hver person betale et beløb, de selv har regnet sig frem til, for så til sidst at udligne differencen vilkårligt.

Hvis en gæst betaler for meget, skal du først afklare, om det er drikkepenge eller betaling af et resterende beløb. Registrér det efter de betalingsmuligheder, restauranten faktisk understøtter. Behandl ikke beløbet automatisk som drikkepenge, og lad ikke den næste gæst betale mindre for at udligne det i det skjulte. Hvis en anden medarbejder skal hjælpe, så aftal, om vedkommende skal forklare situationen eller samle oplysningerne. To medarbejdere må ikke opkræve betaling for den samme andel samtidig.

Afslut netværksproblemer, refunderinger og vagtskifte hver for sig

Hvis forbindelsen til serveren afbrydes, skal du gemme de nødvendige oplysninger manuelt. Registrér først bekræftede betalinger, når forbindelsen er genoprettet, og du har kontrolleret de seneste betalingsregistreringer. Betalinger, refunderinger, afregning og vagtskifte i MenuSnap kræver bekræftelse fra serveren. En separat terminal følger sine egne regler for netværksforbindelse; det er ikke en garanti for, at hele betalingsforløbet fungerer offline.

En medarbejder med de nødvendige rettigheder skal kontrollere den oprindelige betaling og gennemføre refunderingen via den relevante betalingsproces. Ændring af fordelingen, udskrivning af en regning eller registrering af en ekstern refundering i systemet får ikke en separat terminal til automatisk at refundere pengene. Resultatet skal også bekræftes af terminalen eller betalingstjenesteudbyderen. Sørg for, at en medarbejder følger op på alt, der endnu ikke er afklaret.

Før hele bordets regning afsluttes, skal du kontrollere restbeløbet og alle uafklarede forhold. Ved vagtskifte skal afvigelserne gennemgås enkeltvis, før beløbene lægges sammen. Det beløb, der senere indsættes af betalingstjenesteudbyderen, kan være påvirket af afregning eller gebyrer. Bankens nettoindsættelse kan derfor ikke træde i stedet for at afstemme den enkelte transaktion fra vagten. Notér, om afvigelsen skyldtes uafklaret fordeling af fælles retter, ændrede beløb, en indtastningsfejl eller en gennemført betaling, der ikke blev registreret. Ret arbejdsgangen næste gang i stedet for blot at få gæsterne til at skiftes hurtigere til at betale.