Overdragelse af åbne barregninger: Afstem bestillinger, betalinger og opgaver pr. bord

Når åbne barregninger overdrages, skal I først gennemgå hver regning og afklare, hvor gæsterne sidder, hvad de stadig venter på, hvilke betalinger der er bekræftet, og hvem der tager næste skridt. Et ryddet bord, en færdig bestilling fra køkkenet eller en medarbejder, der går hjem, betyder ikke, at regningen er betalt. Sørg først for, at næste vagt har det nødvendige grundlag for at fortsætte betjeningen, og afslut derefter vagten uden at bede alle gæster om at betale for at gøre overdragelsen nemmere.

Brug et overdragelseskort til hver åben regning

Felterne nedenfor kan udfyldes på restaurantens eksisterende overdragelsesark. Regningsnummeret identificerer købet, placeringen viser, hvor varerne skal serveres, og medarbejderen, der overdrager, samt den, der overtager, tydeliggør ansvaret for det videre forløb. Udfyld alle tre hver for sig; lad ikke bordnummeret stå i stedet for de øvrige oplysninger.

• Regningsnummer: ____; tidspunkt for overdragelse og restaurantens tidszone: ____; oprindelig placering: ____; nuværende placering: ____.
• Varer i seneste bestilling: ____; serveret: ____; under tilberedning eller afventer servering: ____; kontaktperson for tilberedningen: ____.
• Verificerede betalinger og tilhørende dele af regningen: ____; restbeløb: ____; betalinger, hvis resultat skal undersøges: ____; placering af nødvendig dokumentation: ____.
• Spørgsmål, som gæsterne afventer svar på: ____; næste handling: ____; medarbejder, der overdrager: ____; medarbejder, der overtager: ____.

Notér kun de oplysninger, der er nødvendige for overdragelsen. Skriv ikke gæsternes fulde navne, telefonnumre eller kortoplysninger ned. Opbevar overdragelseskortet et sted, som personalet har kontrol over. Den ansvarlige medarbejder skal supplere med oplysninger om den aktuelle status, som ikke fremgår af systemet. Oplysninger fra hukommelsen må ikke behandles som bekræftede fakta.

Gå først en runde, og gennemgå derefter den seneste bestilling

Medarbejderen, der går fra vagt, og den, der overtager, går sammen hen til de områder, hvor der stadig er gæster, og kontrollerer, om den seneste bestillingsrunde er registreret, om den er sendt videre til dem, der skal tilberede den, og hvilke varer der er serveret. Ønsker, som personalet kun har sagt ja til mundtligt, men endnu ikke har bekræftet, skal noteres særskilt og må ikke blandes sammen med bestillinger, som køkkenet har modtaget. Den medarbejder, der overtager, gennemgår ud fra notaterne, hvad de enkelte borde stadig mangler, og spørger på stedet, hvis der mangler oplysninger.

Hvis nogle gæster ved samme bord scanner en QR-kode, mens andre bestiller ekstra hos personalet, skal I først kontrollere, om bestillingen allerede er sendt. Registrér kun de ønsker, der reelt er nye. Hvis gæsterne skifter plads, skal I give baren, køkkenet og serveringspersonalet besked om den oprindelige bestilling og den nye placering. Vent på deres tilbagemelding, før I betjener nye gæster ved det oprindelige bord. Fortsæt ikke med at tilføje varer alene ud fra det gamle bordnummer.

Afklar først, hvad der skal undersøges

• Spørgsmål til regningen: Notér den konkrete ret, mængde eller udgift, og bed en ansvarlig med de rette beføjelser om at undersøge sagen. Skriv ikke en formodning som en konklusion.
• Gæsterne kan ikke findes lige nu: Den ansvarlige på vagten undersøger de kendte placeringer og betalingsoplysninger. Slet ikke regningen, og registrér den ikke som et tab på eget initiativ.
• Der er betalt en del af regningen: Overdrag de verificerede betalinger, det ubetalte beløb og det, der stadig skal afklares, hver for sig. Skriv ikke blot, at bordet har betalt.
• Den seneste ekstrabestilling er endnu ikke serveret fuldt ud: Behold den oprindelige bestilling og oplysningerne om tilberedningsstatus, så den medarbejder, der overtager, kan følge op. Opret ikke en ny bestilling for hele bordet alene på grund af vagtskiftet.

Overdrag betalinger og status for betjeningen hver for sig

Resultatet fra en selvstændig kortterminal bekræftes af terminalen og dens udbyder. Personalet skal først kontrollere, at betalingen er gennemført, og derefter registrere den på den korrekte regning eller den korrekte del af regningen. MenuSnap verificerer ikke automatisk denne eksterne transaktion. Hvis resultatet er uklart, skal personalet først undersøge den oprindelige transaktion og ikke trække beløbet igen. Hvis forbindelsen til serveren afbrydes, skal personalet gemme den nødvendige manuelle dokumentation. Betalingen må først efterregistreres, når forbindelsen er genoprettet, og de eksisterende registreringer er kontrolleret, så gæsten ikke bliver opkrævet betaling to gange.

At udskille en del af regningen betyder ikke, at betalingen er modtaget. Hvis gæsterne bestiller mere efter at have betalt, skal I først undersøge, hvilke handlinger den aktuelle regning tillader, og afklare med gæsterne, hvem der betaler for de nye varer. Antag ikke, at den allerede betalte del automatisk bliver beregnet på ny. Refusioner og regnskabsmæssige justeringer skal håndteres af en medarbejder med de rette beføjelser efter den relevante procedure.

Den medarbejder, der overtager, bekræfter næste skridt

Den medarbejder, der overtager, finder den tilhørende regning og dokumentation frem og gentager, hvad der stadig skal serveres, undersøges eller besvares. Brug af KDS og printere afhænger af abonnement, opsætning og kompatibelt udstyr. Når tilberedningen er færdig, skal I stadig kontrollere, at varerne faktisk er blevet serveret; køkkenets status er ikke det samme som en betalt regning.

Afstem kontantoverdragelsen for den samme periode ved at kontrollere modtagne kontanter, byttepenge og kasseoplysninger hver for sig. Registrér ikke åbne regninger som modtaget betaling. Den næste vagt skal notere, hvilke punkter der stadig skal følges op på, og derefter tilpasse overdragelseskortet efter mangler i regningsnummer, placering, varer eller betaling. Målet er ikke at kræve, at alle regninger er lukket ved vagtskiftet.