Eten in het restaurant en afhalen uit elkaar houden: controleer dezelfde bestelling vóór het inpakken of uitserveren

Wanneer gerechten voor in het restaurant en om af te halen tegelijk klaarstaan, koppel dan eerst elk gerecht aan het bijbehorende bestelkenmerk en controleer daarna of het naar een tafel gaat of wordt ingepakt. Controleer vóór het overhandigen aan de hand van de oorspronkelijke bestelling de gerechten, aantallen, varianten, het aantal tassen en apart gehouden drankjes. Dat gerechten er hetzelfde uitzien, is geen vervanging voor het controleren bij welke bestelling ze horen. Maak ook onderscheid tussen het moment waarop de bereiding klaar is, de daadwerkelijke overhandiging en een geslaagde betaling.

Vul vóór het inpakken of meenemen bij de uitgiftebalie een controlekaart in

De volgende velden kunnen worden ingevuld op de papieren bon of het overdrachtsbriefje van het restaurant. Handgeschreven labels, nummers op meerdere tassen en notities over wat al is meegegeven, zijn handmatige werkwijzen. Dit betekent niet dat MenuSnap automatisch labels aanmaakt of deze overdrachtsstatussen bijhoudt.

• Bestelnummer en serviceperiode: ____; voor in het restaurant/afhalen of bestemming per onderdeel: ____; tafelnummer of afhaalcode: ____.
• Gerechten, aantallen en varianten: ____; wensen die met de keuken zijn afgestemd: ____.
• Werkelijk totaal aantal tassen: ____; apart gehouden drankjes/bijgerechten: ____; afgesproken sauzen en benodigd bestek: ____.
• Nu meegegeven: ____; nog in bereiding of wachtend op overhandiging: ____; collega die het vervolg oppakt: ____.
• Medewerker die de betaling heeft gecontroleerd en het bevestigde resultaat: ____; medewerker die de overhandiging controleert: ____.

Spreek bij het opnemen af hoe de bestelling wordt geserveerd; noteer gemengde bestellingen per onderdeel

Vraag bij het handmatig opnemen eerst of de bestelling voor in het restaurant of om mee te nemen is, en herhaal de gerechten, porties en eventuele toeslagen. Als een groep deels aan tafel eet en deels afhaalt, noteer dan per onderdeel de bestemming op een manier die het restaurant ondersteunt. Schrijf niet alleen ‘deels afhalen’ bij de hele bestelling. Als verpakkingskosten van toepassing zijn, vermeld die dan voordat de gast beslist.

MenuSnap kan worden gebruikt om via een QR-code te bestellen en om medewerkers bestellingen in het kassasysteem te laten invoeren. Als een gast hulp vraagt met de telefoon, controleer dan eerst of de bestelling al is ingediend en verwerk alleen nieuwe verzoeken. Als het online menu alleen kan worden bekeken en geen bestelfunctie heeft, neemt een medewerker de bestelling op. Leg na het indienen van een afhaalbestelling ook uit waar die daadwerkelijk kan worden opgehaald, zodat gasten niet hoeven te raden wanneer ze hun bestelling kunnen ophalen.

Draag de bestelling stap voor stap over tussen bereiding, verzamelen en uitgifte

Elk keukengedeelte bereidt de eigen gerechten. De medewerker die bestellingen verzamelt, brengt warme gerechten, koude dranken en bestellingen met meerdere tassen samen aan de hand van de oorspronkelijke bestelling. De beschikbaarheid van KDS en printen hangt af van het abonnement, de keukensecties, de routering en compatibele apparatuur. Voor printen is bovendien een beschikbaar apparaat of een beschikbare dienst nodig om bonnen te versturen. Het scherm en de papieren bon horen bij dezelfde bereidingstaak; maak de bestelling niet twee keer klaar.

Wijs op de werkplek een plek aan voor bestellingen die worden verzameld en een plek voor bestellingen die klaarstaan voor uitgifte. Daarvoor hoeft geen extra systeemstatus te worden toegevoegd. Gebruik voor verschillende bestellingen geen ongemarkeerde dienbladen. Zet op de buitenkant van een tas alleen het kenmerk waarmee de bestelling wordt gecontroleerd; schrijf er geen volledig telefoonnummer of privéopmerking op. De verantwoordelijke medewerker blijft de voedselveiligheid beoordelen op basis van de ingrediënten en bereidingsomstandigheden. Een label vervangt die beoordeling niet.

Vertel bij de overhandiging wat er nog ontbreekt

• Meerdere tassen: controleer het werkelijke totaalaantal en wijs op apart verpakte drankjes; geef niet alleen de tas die het dichtstbij staat mee.
• In delen meegeven: zeg duidelijk wat al is meegegeven en wat nog volgt. De collega die het overneemt, werkt verder aan de hand van dezelfde bestelling; leid niet uit de kopjes en borden op tafel af dat alles compleet is.
• Voor in het restaurant: controleer vóór het weghalen bij de uitgiftebalie de meest recente tafelgegevens en de gerechten zelf. Zet de bestelling niet zomaar neer nadat u alleen hebt gevraagd: ‘Is dit van jullie?’
• Als een gast de telefoon niet goed kan gebruiken of niet naar de balie kan komen: controleer de bestelling met het afgesproken handmatige bewijs en laat een medewerker helpen met bezorgen. Een pagina op de telefoon mag niet de enige manier zijn om een bestelling op te halen.

Controleer de oorspronkelijke bestelling bij een lastminutewijziging of vermoedelijke verwisseling

Als een bestelling voor in het restaurant wordt gewijzigd naar afhalen, stel dan eerst vast wat al is uitgeserveerd, wat al is bereid en wat nog in bereiding is. Regel daarna de verpakking en geef dezelfde wijziging door aan de medewerkers die de bestelling verzamelen en uitgeven. Maak niet de hele bestelling opnieuw. Controleer vóór het opnieuw printen of de keuken de gerechten al heeft bereid en vermeld dat de extra bon dient als aanvulling op de oorspronkelijke bestelling, niet als een nieuwe bestelling.

Stop bij een vermoedelijke verwisseling eerst de betreffende overhandiging. Laat één medewerker het nummer, de gerechten en de notities over wat al is meegegeven controleren en leg daarna uit welke onderdelen zijn getroffen. Een verantwoordelijke beoordeelt teruggebrachte gerechten volgens de voedselveiligheidsregels; geef ze niet rechtstreeks aan een andere gast. Als dieetwensen niet kunnen worden bevestigd, houd dan ook de betreffende bestelling tegen en overleg met de gast.

Een afhaalbewijs is geen bewijs dat er daadwerkelijk is betaald. Controleer bij een zelfstandige betaalterminal eerst of de betaling is geslaagd en registreer die daarna bij de juiste rekening. Is de uitkomst onduidelijk, zoek die dan eerst uit. Bewaar bij een netwerkstoring de noodzakelijke overdrachtsinformatie. Maak opnieuw verbinding met de server en controleer bestaande registraties voordat u ontbrekende informatie aanvult. Breng geen tweede betaling in rekening en verstuur de bestelling niet opnieuw om de onzekerheid weg te nemen.

Pas één stap aan om herhaling van fouten te voorkomen

Koppel aan het einde van de dienst verwisselde tassen, vergeten drankjes, verkeerde tafels en dubbel zoeken elk aan de stap waar het misging: bestelling opnemen, bereiden, verzamelen of uitgeven. Pas de volgende dienst alleen de meest relevante handeling aan, bijvoorbeeld het labelen van meerdere tassen of het doorgeven van de meest recente locatie. Kijk vervolgens of hetzelfde probleem zich blijft voordoen; voeg niet voor elke overdracht een handtekening toe.