Unngå forvekslinger mellom servering og takeaway: Sjekk mot samme ordre før posen lukkes eller maten serveres

Når mat til servering og takeaway lages samtidig, må hver rett først knyttes til samme ordremerke. Avklar deretter om maten skal serveres ved bordet eller pakkes i pose. Før utlevering sjekker dere varene mot den opprinnelige ordren: innhold, antall, størrelse, antall poser og drikke som pakkes separat. At to retter ser like ut, er ikke nok til å bekrefte hvilken ordre de tilhører. Skill også mellom at maten er ferdiglaget, faktisk utlevert og at betalingen er gjennomført.

Fyll ut kontrollkortet før posen lukkes eller maten tas fra utleveringsområdet

Følgende felter kan fylles ut på restaurantens ordrebong eller overleveringsark. Håndskrevne merkelapper, nummerering av flere poser og registrering av hva som er levert, er manuelle rutiner. Det betyr ikke at MenuSnap automatisk har laget merkelapper eller holder oversikt over disse utleveringsstatusene.

• Ordrenummer og serveringstid: ____; servering/takeaway eller leveringsmåte for hver del: ____; bord eller hentemerke: ____.
• Retter, antall og størrelser: ____; ønsker som er bekreftet med kjøkkenet: ____.
• Totalt antall poser: ____; drikke/tilbehør som pakkes separat: ____; avtalte sauser og nødvendig bestikk: ____.
• Levert nå: ____; under tilberedning eller ikke utlevert ennå: ____; neste ansvarlige kollega: ____.
• Ansvarlig for betalingskontroll og bekreftet resultat: ____; ansvarlig for kontroll før utlevering: ____.

Avklar serveringsmåten ved bestilling, og noter delene separat når samme bord bestiller både for servering og takeaway

Når en ansatt tar imot bestillingen, spør først om maten skal serveres ved bordet eller tas med. Gjenta deretter rettene, porsjonsstørrelsene og eventuelle tillegg med ekstra kostnad. Hvis noe skal serveres ved bordet og noe tas med, noter leveringsmåten for hver del i tråd med det restauranten faktisk støtter. Ikke merk hele bestillingen bare «noe takeaway». Hvis emballasjegebyr gjelder, må det opplyses før gjesten bestemmer seg.

MenuSnap kan brukes til bestilling ved å skanne en QR-kode og til at ansatte registrerer bestillinger i POS-systemet. Når noen ber om hjelp med en bestilling på telefonen, sjekk først om den allerede er sendt inn, og ta bare imot nye ønsker. I løsninger som bare viser menyen, må ansatte fortsatt ta imot bestillingen. Når en bestilling med takeaway er sendt inn, må dere også opplyse om hvor maten faktisk skal hentes, slik at gjesten ikke må gjette når den kan hentes.

La tilberedning, samling og utlevering følge hver sin del av arbeidsflyten

Hver stasjon tilbereder sin del av bestillingen. Den som samler bestillingen, samler varmretter, kalde drikker og mat fordelt på flere poser i samsvar med den opprinnelige ordren. KDS og utskrift avhenger av abonnement, stasjon, ruting og kompatibelt utstyr. Utskrift krever også at utstyret eller tjenesten som sender ordrebongen, er tilgjengelig. Skjermen og ordrebongen viser den samme tilberedningsoppgaven; maten skal ikke lages én gang for hver av dem.

På arbeidsbenken kan dere sette av egne plasser for bestillinger som samles, og bestillinger som er klare til utlevering. Dere trenger ikke opprette systemstatuser av den grunn. Ikke bruk serveringsbrett uten tydelig merking til flere bestillinger. På utsiden av posen skal det bare stå informasjon som trengs for kontrollen, ikke et fullstendig telefonnummer eller private merknader. Ansvarlige medarbeidere må fortsatt vurdere krav til mattrygghet ut fra ingrediensene og tilberedningsforholdene. En merkelapp kan ikke erstatte denne vurderingen.

Si tydelig fra om det som fortsatt mangler, når maten leveres ut

• Flere poser: Kontroller det faktiske totalantallet, og pek ut drikken som pakkes separat. Ikke lever bare fra deg posen som står nærmest.
• Dellevering: Si tydelig hva som er levert og hva som gjenstår. Kollegaen som overtar, fortsetter å følge den opprinnelige ordren; ikke gå ut fra at alt er levert fordi kopper og fat står på bordet.
• Servering ved bordet: Bekreft det aktuelle bordet og rettene før maten tas fra utleveringsområdet. Ikke sett den fra deg etter bare å ha spurt «er dette deres?»
• Hvis gjesten ikke kan bruke telefonen eller komme bort til disken: Kontroller med den avtalte manuelle hentebekreftelsen, og få en ansatt til å hjelpe med utleveringen. En side på telefonen skal ikke være det eneste som gir adgang til å hente maten.

Ved plutselig endring av serveringsmåte eller mistanke om forveksling: Sjekk den opprinnelige ordren først

Hvis en bestilling som skulle serveres ved bordet, endres til takeaway, må dere først skille mellom det som allerede er levert, det som er ferdiglaget, og det som fortsatt tilberedes. Ordne deretter emballasje, og gi både den som samler maten og den som leverer den ut, samme beskjed om endringen. Ikke lag hele bestillingen på nytt. Før dere skriver ut en ordrebong på nytt, sjekk om kjøkkenet allerede har laget maten. Forklar at den ekstra ordrebongen er supplerende dokumentasjon for den opprinnelige ordren, ikke en ny bestilling.

Ved mistanke om at noen har tatt feil mat, må den aktuelle utleveringen stanses først. La én person kontrollere ordrenummeret, selve maten og registreringen av det som allerede er utlevert, og forklar deretter hvilke deler som er berørt. Den ansvarlige må vurdere mat som en gjest har tatt med tilbake, i tråd med rutinene for mathåndtering. Maten skal ikke gis direkte videre til en annen gjest. Hvis det ikke er mulig å bekrefte kostholdskravene, må den aktuelle utleveringen også stanses og saken avklares med gjesten.

Et hentebevis er ikke det samme som bekreftet betaling. Ved bruk av en frittstående betalingsterminal må en ansatt først kontrollere at betalingen er gjennomført, og deretter registrere den på riktig regning. Hvis resultatet er uklart, må det undersøkes først. Ved nettverksproblemer må dere videreføre nødvendig informasjon til kollegaen som overtar. Når serverforbindelsen er tilbake, sjekk eksisterende registreringer og fyll deretter inn det som mangler. Ikke trekk betalingen på nytt eller send ordren inn på nytt for å fjerne usikkerheten.

Rett opp det konkrete trinnet der forvekslingen skjedde

Ved skiftets slutt bør dere knytte feil pose, manglende drikke, feil bord eller gjentatte forsøk på å finne en bestilling til riktig trinn: mottak, tilberedning, samling eller utlevering. På neste skift bør dere bare legge til tiltaket som er mest relevant, for eksempel merking av flere poser eller beskjed om oppdatert hentested. Følg deretter med på om samme type problem oppstår igjen. Ikke innfør krav om signatur ved hver overlevering.