Tránh nhầm lẫn giữa món ăn tại chỗ và mang đi: đối chiếu cùng một đơn trước khi đóng túi hoặc mang ra bàn

Khi món ăn tại chỗ và mang đi được chuẩn bị cùng lúc, trước tiên hãy gắn từng phần ăn với cùng một thông tin nhận diện đơn, rồi xác nhận món sẽ được mang ra bàn hay đóng túi. Trước khi giao, đối chiếu món thực tế với đơn gốc, bao gồm số lượng, quy cách, số túi và đồ uống để riêng. Việc các món cùng loại trông giống nhau không thay thế được bước xác nhận chúng thuộc đơn nào. Cũng cần phân biệt món đã làm xong, món đã thực sự giao và khoản thanh toán đã thành công.

Điền phiếu kiểm tra trước khi đóng túi hoặc mang món khỏi quầy ra món

Có thể dùng các mục dưới đây trên phiếu giấy của quán hoặc giấy bàn giao. Việc viết nhãn tay, đánh số nhiều túi và ghi món đã giao là quy trình thủ công; điều đó không có nghĩa là MenuSnap tự động tạo nhãn hoặc cập nhật các trạng thái giao món này.

• Mã đơn và ca phục vụ: ____; ăn tại chỗ/mang đi hoặc hướng giao của từng phần: ____; bàn hoặc thông tin nhận món: ____.
• Món ăn, số lượng và quy cách: ____; yêu cầu đã xác nhận với bộ phận chế biến: ____.
• Tổng số túi thực tế: ____; đồ uống/món ăn kèm để riêng: ____; nước chấm và dụng cụ ăn uống cần thiết đã thống nhất: ____.
• Đã giao trong đợt này: ____; đang chế biến hoặc chờ giao: ____; người tiếp theo phụ trách theo dõi: ____.
• Người đối chiếu thanh toán và kết quả đã xác nhận: ____; người đối chiếu món trước khi giao: ____.

Xác nhận hình thức phục vụ khi nhận đơn; ghi riêng các món dùng tại chỗ và mang đi trong cùng một nhóm

Khi nhận đơn thủ công, trước tiên hãy hỏi khách ăn tại chỗ hay mang đi, rồi nhắc lại món, khẩu phần và khoản phụ thu. Nếu trong cùng một nhóm có món ăn tại chỗ lẫn món mang đi, hãy ghi rõ hướng giao cho từng món theo cách quán thực sự hỗ trợ; không ghi chung cả đơn là “có món mang đi”. Nếu có phí đóng gói, hãy thông báo rõ trước khi khách quyết định.

MenuSnap có thể dùng cho gọi món bằng cách quét mã QR và nhập đơn qua POS của nhân viên. Khi hỗ trợ khách đang dùng điện thoại, trước tiên hãy kiểm tra xem đơn đã được gửi chưa và chỉ tiếp nhận yêu cầu mới. Với kênh chỉ cho phép xem thực đơn, nhân viên vẫn phải nhận đơn. Sau khi khách gửi lựa chọn mang đi, cũng cần nói rõ vị trí nhận món thực tế để khách không phải đoán khi nào có thể đến lấy.

Khâu chế biến, tập hợp món và giao món cần có người tiếp nhận rõ ràng

Mỗi quầy phụ trách phần chế biến của mình; nhân viên tập hợp món gom món nóng, đồ uống lạnh và các túi của đơn theo đơn gốc. KDS và việc in phiếu tùy thuộc vào gói dịch vụ, quầy, cách định tuyến và thiết bị tương thích; việc in còn cần thiết bị hoặc dịch vụ khả dụng để gửi phiếu. Màn hình và phiếu giấy là hai hình thức hiển thị cùng một nhiệm vụ chế biến, không phải hai lần làm món.

Có thể bố trí khu vực làm việc riêng cho món đang được tập hợp và món đã sẵn sàng giao; không cần vì thế mà bổ sung trạng thái trong hệ thống. Không dùng chung khay không có nhãn cho các đơn khác nhau. Bên ngoài túi chỉ ghi thông tin nhận diện để đối chiếu, không ghi đầy đủ số điện thoại hoặc ghi chú riêng tư. Người phụ trách vẫn phải xác nhận các yêu cầu về an toàn thực phẩm dựa trên nguyên liệu và điều kiện chế biến; nhãn không thể thay thế việc đánh giá.

Khi giao, nói rõ phần nào còn thiếu

• Nhiều túi: Đối chiếu với tổng số túi thực tế và chỉ rõ đồ uống để riêng; đừng chỉ giao chiếc túi gần nhất.
• Giao từng đợt: Nói trực tiếp rõ phần nào đã giao và phần nào còn chờ. Đồng nghiệp tiếp nhận tiếp tục theo đơn gốc, không suy đoán rằng đã giao đủ chỉ từ cốc chén trên bàn.
• Ăn tại chỗ: Trước khi mang món khỏi quầy ra món, xác nhận bàn mới nhất và món thực tế; đừng chỉ hỏi “có phải của anh/chị không?” rồi đặt món xuống.
• Khách không tiện dùng điện thoại hoặc đến gần quầy: Đối chiếu bằng thông tin nhận món thủ công đã thống nhất và nhờ nhân viên hỗ trợ mang món đến. Không nên bắt buộc khách phải có trang trên điện thoại mới được nhận món.

Nếu khách đổi hình thức phục vụ hoặc nghi có người nhận nhầm, hãy kiểm tra đơn gốc trước

Khi khách đổi từ ăn tại chỗ sang mang đi, trước tiên hãy xác định phần nào đã được mang ra, đã làm xong hay vẫn đang chế biến; sau đó mới sắp xếp đóng gói. Báo cùng một thay đổi cho nhân viên tập hợp món và giao món; không làm lại toàn bộ đơn. Trước khi in phiếu bổ sung, hãy kiểm tra xem bếp đã làm món chưa và nói rõ phiếu này là căn cứ bổ sung cho đơn gốc, không phải yêu cầu làm thêm một đơn mới.

Nếu nghi có người nhận nhầm, hãy tạm dừng việc giao món liên quan. Giao một người đối chiếu mã đơn, món thực tế và các ghi chép về những món đã giao, rồi giải thích phần bị ảnh hưởng. Người phụ trách phải đánh giá món khách mang trả theo quy định xử lý thực phẩm; không chuyển thẳng món đó cho khách khác. Nếu chưa thể xác nhận yêu cầu về chế độ ăn, cũng cần tạm dừng giao món liên quan và trao đổi với khách.

Thông tin nhận món không đồng nghĩa với việc đã thanh toán. Với thiết bị thanh toán độc lập, trước tiên hãy xác minh giao dịch thành công, rồi ghi khoản thanh toán vào đúng hóa đơn. Nếu chưa rõ kết quả, hãy kiểm tra trước. Khi mạng gặp sự cố, lưu lại thông tin bàn giao cần thiết; sau khi kết nối với máy chủ được khôi phục, kiểm tra các ghi nhận hiện có rồi mới bổ sung phần còn thiếu. Đừng thu tiền lần nữa hoặc gửi lại đơn chỉ để giải tỏa nghi ngờ.

Sửa đúng bước đã dẫn đến việc giao nhầm

Cuối ca, phân loại túi giao nhầm, đồ uống bị sót, giao sai bàn và trường hợp phải tìm món nhiều lần theo các khâu nhận đơn, chế biến, tập hợp và giao món. Ca tiếp theo chỉ cần bổ sung thao tác liên quan nhất, chẳng hạn ghi nhãn cho nhiều túi hoặc thông báo vị trí mới nhất; sau đó theo dõi xem vấn đề tương tự còn xảy ra không, thay vì yêu cầu ký nhận ở mỗi lần bàn giao.