Undgå forvekslinger mellem servering og takeaway: Kontrollér mod samme ordre før posen lukkes eller maden serveres

Når mad til servering i restauranten og takeaway bliver klar samtidig, skal hver ret først knyttes til det samme ordremærke. Afklar derefter, om den skal serveres ved bordet eller pakkes i en pose. Før udlevering skal de faktiske varer, antal, varianter, antal poser og drikkevarer pakket separat kontrolleres mod den oprindelige ordre. At retter af samme slags ser ens ud, erstatter ikke kontrollen af, hvilken ordre de hører til. Afsluttet tilberedning, faktisk udlevering og gennemført betaling skal også holdes adskilt.

Udfyld et kontrolkort, før posen lukkes, eller maden tages væk fra udleveringsområdet

Følgende felter kan udfyldes på restaurantens eksisterende bon eller overdragelsesseddel. Håndskrevne mærker, nummerering af flere poser og registrering af udleveringer er manuelle arbejdsgange. Det betyder ikke, at MenuSnap automatisk opretter mærker eller holder styr på disse udleveringsstatusser.

• Ordrenummer og tidsrum: ____; servering/takeaway eller hvor de enkelte dele skal hen: ____; bord eller afhentningsmærke: ____.
• Retter, antal og varianter: ____; ønsker, der er bekræftet med køkkenet: ____.
• Samlet antal poser: ____; drikkevarer/tilbehør pakket separat: ____; aftalte saucer og nødvendigt bestik: ____.
• Udleveret denne gang: ____; stadig under tilberedning eller endnu ikke udleveret: ____; kollega, der følger op: ____.
• Person, der har kontrolleret betalingen, og bekræftet resultat: ____; person, der har kontrolleret udleveringen: ____.

Afklar serveringsformen ved bestilling, og registrér blandede ordrer særskilt

Ved manuel bestilling skal personalet først spørge, om gæsten skal spise i restauranten eller tage maden med, og derefter gentage retterne, portionerne og eventuelle tillæg. Hvis en gruppe både spiser ved bordet og tager mad med, skal det fremgå for hver enkelt ret, hvor den skal hen, på den måde restauranten understøtter. Skriv ikke blot »noget er takeaway« på hele ordren. Hvis der opkræves emballagegebyr, skal det oplyses, før gæsten beslutter sig.

MenuSnap kan bruges til QR-bestilling og til, at medarbejdere registrerer ordrer i POS-systemet. Hvis en gæst beder om hjælp med sin telefon, skal personalet først undersøge, om ordren allerede er sendt, og kun registrere nye ønsker. Ved en kanal, der kun bruges til at se menuen, tager personalet imod ordren. Når en takeaway-bestilling er sendt, skal det også forklares, hvor maden faktisk skal afhentes, så gæsten ikke skal gætte på, hvornår den er klar.

Overdrag opgaven mellem tilberedning, samling og udlevering

Hver station tager sig af sine egne tilberedningsopgaver, mens den medarbejder, der samler ordren, samler varm mad, kolde drikke og varer fordelt på flere poser ud fra den oprindelige ordre. KDS og print afhænger af abonnement, stationer, routing og kompatibelt udstyr. Print kræver desuden en tilgængelig enhed eller tjeneste, der kan sende bonen. Skærmen og papirbonen viser den samme tilberedningsopgave; opgaven skal ikke udføres to gange.

Arbejdsområdet kan indrettes, så der er en plads til ordrer, der samles, og en anden til ordrer, der er klar til udlevering. Det kræver ikke, at der tilføjes systemstatusser. Brug ikke bakker uden mærkning til forskellige ordrer. På ydersiden af posen skal der kun stå kontrolmærket, ikke et helt telefonnummer eller private bemærkninger. Den ansvarlige skal fortsat vurdere hensyn til fødevaresikkerhed ud fra ingredienser og tilberedningsforhold; et mærkat kan ikke erstatte denne vurdering.

Fortæl, hvad der stadig mangler, når maden udleveres

• Flere poser: Kontrollér det faktiske samlede antal, og gør opmærksom på drikkevarer, der er pakket separat. Udlever ikke kun den pose, der er nærmest.
• Udlevering i flere omgange: Sig tydeligt, hvad der er udleveret, og hvad der stadig mangler. Den kollega, der overtager, fortsætter ud fra den oprindelige ordre i stedet for at gætte på, om alt er afleveret, ud fra kopper og tallerkener på bordet.
• Servering ved bordet: Kontrollér det aktuelle bordnummer og de faktiske retter, før de tages væk fra udleveringsområdet. Stil ikke blot maden fra jer efter at have spurgt: »Er det jeres?«
• Gæster, der har svært ved at bruge en telefon eller komme hen til disken: Kontrollér ordren med det aftalte manuelle afhentningsbevis, og lad personalet hjælpe med at bringe maden hen til gæsten. Siden på telefonen må ikke være den eneste betingelse for at få maden udleveret.

Ved ændring af serveringsform eller mistanke om forveksling: Kontrollér den oprindelige ordre først

Hvis en ordre ændres fra servering til takeaway, skal I først skelne mellem det, der allerede er serveret, det, der er tilberedt, og det, der stadig er under tilberedning. Planlæg derefter emballeringen, og giv både den medarbejder, der samler ordren, og den, der udleverer den, samme besked om ændringen. Lav ikke hele ordren om. Før en bon printes igen, skal køkkenet tjekkes for at se, om maden allerede er tilberedt. Forklar, at den nye bon supplerer den oprindelige ordre og ikke er en ny bestilling.

Hvis der er mistanke om en forveksling, skal den berørte udlevering først standses. Lad én person kontrollere ordrenummeret, de faktiske varer og registreringen af det, der allerede er udleveret, og derefter forklare, hvilke dele der er berørt. Mad, som en gæst har bragt tilbage, skal vurderes af den ansvarlige efter reglerne for fødevarehåndtering og må ikke gives direkte videre til en anden gæst. Hvis kostkrav ikke kan bekræftes, skal personalet også sætte den berørte udlevering på pause og kommunikere om usikkerheden.

Et afhentningsbevis er ikke det samme som en gennemført betaling. Ved en separat betalingsterminal skal personalet først kontrollere, at betalingen er gennemført, og derefter registrere den på den korrekte regning. Hvis resultatet er uklart, skal det undersøges først. Ved netværksproblemer skal nødvendige oplysninger til overdragelsen bevares. Når forbindelsen til serveren er genetableret, skal eksisterende registreringer undersøges, før eventuelle mangler udfyldes. Forsøg ikke at løse usikkerheden ved at opkræve betalingen igen eller sende ordren på ny.

Ret det trin, hvor forvekslingen opstod

Ved lukketid skal poser, der er udleveret forkert, manglende drikkevarer, forkerte borde og gentagne eftersøgninger hver især knyttes til bestilling, tilberedning, samling eller udlevering. Ved næste vagt skal I kun tilføje den handling, der er mest relevant, for eksempel mærkning af flere poser eller besked om den nyeste placering. Se derefter, om den samme type problem stadig opstår. Indfør ikke en underskrift ved hver overdragelse.