Näin pidät pöytä- ja noutotilaukset erillään: tarkista sama tilaus ennen pussin sulkemista tai pöytään tarjoilua

Kun pöytä- ja noutotilauksia valmistuu samaan aikaan, yhdistä ensin jokainen annos oikeaan tilaukseen samalla tilaustunnisteella ja tarkista, viedäänkö se pöytään vai pakataanko mukaan. Ennen luovutusta vertaa tuotteita alkuperäiseen tilaukseen ja tarkista määrä, koko, pussien lukumäärä sekä erikseen pakatut juomat. Se, että samanlaiset annokset näyttävät keskenään identtisiltä, ei riitä varmistamaan, kenelle ne kuuluvat. Valmistuminen, asiakkaalle luovuttaminen ja maksun onnistuminen ovat myös eri asioita.

Täytä tarkistuskortti ennen pussin sulkemista tai annoksen viemistä keittiön luovutuspisteeltä

Alla olevat kentät voi täyttää ravintolan paperiseen tilauslappuun tai työn luovutuksessa käytettävään lomakkeeseen. Käsin kirjoitetut tunnisteet, useiden pussien numerointi ja luovutusten kirjaaminen ovat manuaalisia työvaiheita. Tämä ei tarkoita, että MenuSnap olisi luonut tunnisteet automaattisesti tai ylläpitäisi näitä luovutustietoja.

• Tilausnumero ja palveluaika: ____; pöytätilaus/nouto tai kunkin osan toimitustapa: ____; pöytä- tai noutotunniste: ____.
• Annokset, määrät ja koot: ____; valmistuksesta vastaavan kanssa varmistetut erityistoiveet: ____.
• Pussien todellinen kokonaismäärä: ____; erikseen pakatut juomat/lisukkeet: ____; sovitut kastikkeet ja tarvittavat ruokailuvälineet: ____.
• Tässä vaiheessa luovutettu: ____; vielä valmistettavana tai luovuttamatta: ____; seuraava vastuuhenkilö: ____.
• Maksun tarkistanut henkilö ja vahvistettu maksutulos: ____; luovutuksen tarkistanut henkilö: ____.

Sovi tarjoilutapa tilausta vastaanotettaessa ja merkitse saman seurueen eri toimitustavat erikseen

Kun työntekijä ottaa tilauksen vastaan, kysy ensin, syödäänkö ravintolassa vai otetaanko ruoka mukaan, ja kertaa sitten annokset, annoskoot ja lisähinnat. Jos sama seurue syö osan ravintolassa ja ottaa osan mukaan, merkitse kunkin annoksen toimitustapa ravintolan käytössä olevan toimintatavan mukaisesti. Älä merkitse vain koko tilaukseen, että siinä on mukana otettavaa ruokaa. Jos pakkauksesta veloitetaan maksu, kerro siitä ennen kuin asiakas tekee päätöksensä.

MenuSnap soveltuu QR-koodilla tehtävään tilaamiseen ja henkilökunnan POS-kirjauksiin. Jos autat asiakasta, joka pyytää apua puhelimensa kanssa, tarkista ensin, onko tilaus jo lähetetty, ja kirjaa vain uudet pyynnöt. Jos tilauskanava on pelkästään selailua varten, työntekijän on edelleen otettava tilaus vastaan. Kun asiakas on lähettänyt noutotilauksensa, kerro myös, mistä ruoka noudetaan, jotta hänen ei tarvitse arvailla, milloin ja mistä sen saa.

Valmistus, tilausten kokoaminen ja luovutus ovat eri työvaiheita

Kukin valmistuspiste käsittelee omat valmistettavat tuotteensa. Tilausten kokoamisesta vastaava henkilö kokoaa alkuperäisen tilauksen mukaisesti lämpimät ruoat, kylmät juomat ja useisiin pusseihin pakattavat tuotteet. KDS:n ja tulostuksen saatavuus riippuu paketista, valmistuspisteestä, reitityksestä ja yhteensopivista laitteista. Tulostus edellyttää lisäksi, että kuittien lähettämisestä vastaava laite tai palvelu on käytettävissä. Näyttö ja paperikuitti koskevat samaa valmistustehtävää; niitä ei pidä käsitellä kahtena erillisenä tilauksena.

Työpisteelle voi merkitä erikseen alueet koottaville ja luovutusvalmiille tilauksille. Tätä varten ei tarvitse lisätä järjestelmään uusia tiloja. Eri tilauksia ei pidä asettaa samalle tunnisteettomalle tarjottimelle. Pussin ulkopuolelle merkitään vain tilauksen tarkistamiseen tarvittava tunniste, ei kokonaista puhelinnumeroa tai yksityisiä huomautuksia. Vastuuhenkilön on edelleen varmistettava ruokailun turvallisuutta koskevien vaatimusten täyttyminen raaka-aineiden ja valmistusolosuhteiden perusteella. Merkintä ei korvaa tätä arviointia.

Kerro luovutuksen yhteydessä, jos osa tilauksesta puuttuu vielä

• Useita pusseja: tarkista pussien todellinen kokonaismäärä ja kerro, jos juoma on pakattu erikseen. Älä anna asiakkaalle vain lähintä pussia.
• Luovutus erissä: kerro kasvotusten selvästi, mitä on jo luovutettu ja mitä on vielä luovuttamatta. Tilausta jatkava kollega toimii alkuperäisen tilauksen pohjalta eikä päättele pöydällä olevista kupeista ja lautasista, että koko tilaus on jo toimitettu.
• Ruokailu paikan päällä: tarkista ajantasainen pöytä ja varsinaiset annokset ennen niiden viemistä keittiön luovutuspisteeltä. Älä jätä annoksia pöytään vain kysyttyäsi ”ovatko nämä teidän?” varmistamatta asiaa.
• Jos asiakkaan on hankala käyttää puhelinta tai tulla tiskille, tarkista tilaus sovitun, manuaalisessa luovutuksessa käytettävän tunnisteen avulla ja anna henkilökunnan auttaa sen toimittamisessa. Puhelimen sivun näyttäminen ei saa olla ainoa tapa saada tilaus.

Jos toimitustapa muuttuu tai epäilet tilauksen menneen väärälle asiakkaalle, tarkista alkuperäinen tilaus ensin

Jos pöytätilaus muutetaan mukaan otettavaksi, selvitä ensin, mikä on jo viety pöytään, mikä on jo valmistettu ja mitä vielä valmistetaan. Järjestä sen jälkeen pakkaaminen ja ilmoita samasta muutoksesta sekä tilausten kokoamisesta että luovutuksesta vastaaville. Älä valmista koko tilausta uudelleen. Ennen tilauslapun uudelleentulostamista tarkista keittiöstä, onko ruoka jo valmistettu, ja kerro, että tuloste täydentää alkuperäisen tilauksen tietoja eikä tarkoita uutta tilausta.

Jos epäilet, että tilaus on luovutettu väärälle asiakkaalle, keskeytä kyseisen tilauksen luovutus. Pyydä yhtä henkilöä tarkistamaan tilausnumero, annokset ja jo tehdyt luovutusmerkinnät, ja kerro sen jälkeen, mihin osaan ongelma vaikuttaa. Vastuuhenkilön tulee arvioida asiakkaan palauttama ruoka elintarvikkeiden käsittelyohjeiden mukaan; sitä ei pidä antaa suoraan toiselle asiakkaalle. Keskeytä myös kyseisten tuotteiden luovutus ja keskustele asiakkaan kanssa, jos ruokavaliota koskevia vaatimuksia ei voida varmistaa.

Noutotunniste ei todista, että maksu on todella suoritettu. Työntekijän on ensin varmistettava erillisellä maksupäätteellä tehdyn maksun onnistuminen ja kirjattava maksu vasta sitten oikealle laskulle. Jos maksun tulos on epäselvä, selvitä se ensin. Jos verkkoyhteydessä on ongelmia, säilytä tarvittavat tiedot työn luovuttamista varten. Kun yhteys palvelimeen on palautunut, tarkista olemassa olevat tiedot ja lisää vasta sitten puuttuvat kirjaukset. Älä yritä poistaa epäselvyyttä veloittamalla uudelleen tai lähettämällä tilausta uudestaan.

Korjaa se työvaihe, jossa virhe syntyi

Käykää vuoron päätteeksi läpi väärät pussit, puuttuvat juomat, vääriin pöytiin toimitetut tilaukset ja toistuva etsiminen sekä selvittäkää, liittyikö kukin ongelma tilauksen vastaanottoon, valmistukseen, kokoamiseen vai luovutukseen. Täydentäkää seuraavassa vuorossa vain ongelman kannalta olennaisinta toimintatapaa, esimerkiksi useiden pussien merkitsemistä tai ajantasaisen sijainnin ilmoittamista. Tarkistakaa sitten, toistuuko sama ongelma. Älkää lisätkö allekirjoitusvaatimusta jokaiseen tehtävän tai tilauksen luovutukseen.