Undvik förväxling mellan servering och avhämtning: kontrollera mot samma beställning före försegling eller servering

När beställningar för servering och avhämtning tillagas samtidigt ska varje rätt först kopplas till samma beställningsmarkering. Kontrollera sedan om den ska serveras vid bordet eller packas i en påse. Innan något lämnas ut stämmer ni av mot originalbeställningen: rätter, antal, storlekar, antal påsar och drycker som packas separat. Att rätter av samma sort ser likadana ut ersätter inte en kontroll av vilken beställning de hör till. Håll också isär om maten är färdiglagad, faktiskt har lämnats ut eller om betalningen har gått igenom.

Fyll i en kontrollista innan du förseglar påsen eller tar maten från utlämningsdisken

Följande fält kan fyllas i på restaurangens papperskvitto eller överlämningslapp. Handskrivna etiketter, numrering av flera påsar och anteckningar om vad som lämnats ut är manuella rutiner. Det betyder inte att MenuSnap automatiskt skapar etiketter eller håller reda på utlämningsstatus.

• Beställningsnummer och serveringstid: ____; servering/avhämtning eller vart respektive del ska: ____; bord eller avhämtningsmarkering: ____.
• Rätter, antal och storlekar: ____; önskemål som har bekräftats med köket: ____.
• Totalt antal påsar: ____; drycker/tillbehör som packas separat: ____; överenskomna såser och nödvändiga bestick: ____.
• Utlämnat nu: ____; fortfarande under tillagning eller väntar på utlämning: ____; nästa ansvariga medarbetare: ____.
• Person som kontrollerat betalningen och bekräftat resultat: ____; person som kontrollerat utlämningen: ____.

Klargör serveringssättet när beställningen tas emot och anteckna separat för blandade beställningar till samma bord

När personalen tar emot en beställning frågar de först om gästen ska äta på plats eller ta med, och upprepar sedan rätterna, portionsstorlekarna och eventuella pristillägg. Om delar av en beställning till samma sällskap ska serveras vid bordet och andra tas med, antecknar ni vart varje rätt ska enligt de alternativ restaurangen faktiskt erbjuder. Skriv inte bara ”en del för avhämtning” på hela beställningen. Om en förpackningsavgift tillkommer ska gästen informeras innan hen bestämmer sig.

MenuSnap kan användas för QR-beställningar och för att personalen ska registrera beställningar i kassasystemet. När personalen hjälper en gäst med en telefon kontrollerar de först om beställningen redan har skickats in och tar bara emot nya önskemål. I kanaler som endast visar menyn tar personalen fortfarande emot beställningen. När gästen har skickat in ett val för avhämtning ska ni också förklara var maten ska hämtas, så att gästen inte behöver gissa när den är klar.

Låt tillagning, sammanställning och utlämning vara separata steg

Varje köksstation ansvarar för sina egna rätter, medan den som sammanställer beställningen samlar varm mat, kalla drycker och påsar från samma beställning. Tillgång till KDS och utskrift beror på abonnemang, köksstation, routning och kompatibel utrustning. Utskrift kräver dessutom en fungerande enhet eller tjänst som skickar utskriftsunderlaget. Skärmen och papperskvittot hör till samma tillagningsuppgift; tillaga inte beställningen två gånger.

Ni kan markera platser på arbetsbänken för beställningar som håller på att sammanställas respektive är klara att lämnas ut. Det kräver inte att ni lägger till systemstatusar. Använd inte brickor utan märkning för flera beställningar. Sätt bara kontrollmarkeringen utanpå påsen; skriv inte ut hela telefonnumret eller privata anteckningar. Ansvarig personal ska fortfarande bedöma livsmedelssäkerheten utifrån råvaror och tillagningsförhållanden. En etikett ersätter inte den bedömningen.

Tala om vad som återstår när du lämnar ut beställningen

• Flera påsar: kontrollera det faktiska totalantalet och peka ut drycker som packats separat. Lämna inte bara över den närmaste påsen.
• Utlämning i omgångar: säg tydligt vad som har lämnats ut och vad som återstår. Nästa medarbetare fortsätter utifrån samma beställning; dra inte slutsatsen att allt är utlämnat bara för att det står koppar eller tallrikar på bordet.
• Servering vid bordet: kontrollera det aktuella bordet och de faktiska rätterna innan du tar maten från utlämningsdisken. Ställ inte bara frågan ”Är det här ert?” och ställ sedan ner maten.
• Om gästen har svårt att använda telefonen eller ta sig till disken ska ni kontrollera beställningen med det överenskomna manuella underlaget. Personalen hjälper till att ta maten till gästen; det är inte ett krav att visa sidan i telefonen för att få sin beställning.

Kontrollera originalbeställningen först om serveringssättet ändras i sista stund eller om något verkar ha lämnats ut till fel person

Om en beställning för servering vid bordet ändras till avhämtning ska ni först reda ut vad som redan har serverats, vad som är färdiglagat och vad som fortfarande tillagas. Ordna sedan förpackningen och informera personalen som sammanställer och lämnar ut beställningen om samma ändring. Gör inte om hela beställningen. Innan ni skriver ut en extra beställningslapp kontrollerar ni om köket redan har tillagat maten. Förklara att lappen är ett komplement till originalbeställningen, inte en ny beställning.

Om det verkar som att någon har fått fel beställning ska ni pausa den berörda utlämningen. Låt en person kontrollera numret, maten och anteckningarna om vad som redan har lämnats ut, och förklara sedan vilka delar som berörs. En ansvarig ska bedöma mat som en gäst har tagit med sig tillbaka enligt rutinerna för livsmedelshantering. Lämna den inte direkt till en annan gäst. Om ni inte kan bekräfta gästens kostbehov ska ni också pausa den berörda utlämningen och prata med gästen.

Ett avhämtningskvitto är inte ett bevis på att betalningen har genomförts. Kontrollera först att betalningen har gått igenom på en fristående terminal och registrera den sedan på rätt nota. Om resultatet är oklart ska ni kontrollera det. Vid nätverksproblem sparar ni nödvändig information för överlämningen. När serveranslutningen är tillbaka kontrollerar ni befintliga uppgifter och kompletterar vid behov. Försök inte lösa oklarheten genom att debitera på nytt eller skicka beställningen igen.

Åtgärda det steg där förväxlingen uppstod

Vid arbetspassets slut kopplar ni fel påse, saknad dryck, fel bord eller upprepat letande till det berörda steget: beställningsmottagning, tillagning, sammanställning eller utlämning. Under nästa arbetspass lägger ni bara till den mest relevanta åtgärden, till exempel märkning av flera påsar eller information om aktuell placering. Kontrollera sedan om samma slags problem fortfarande uppstår. Lägg inte till krav på underskrift vid varje överlämning.