Handgeschreven bestellingen achteraf in de POS invoeren: maak onderscheid tussen naar de keuken gestuurd en nog in te voeren om dubbele bereiding te voorkomen

Controleer voordat je een handgeschreven bestelling alsnog in de POS invoert twee dingen: is de papieren bon al aan de keuken gegeven, en staat dezelfde bestelling al in het systeem? Dat iets op papier staat, dat het al in het systeem staat en dat de keuken het heeft ontvangen, zijn drie verschillende zaken. Vul alleen aan wat ontbreekt; ga er niet automatisch van uit dat een invoer achteraf ook een nieuwe opdracht voor de keuken is.

Spreek eerst af waarvoor de papieren bon dient

Een restaurant kan handgeschreven bestellingen blijven gebruiken, maar moet duidelijk vastleggen of de bon nog moet worden ingevoerd of al als bereidingsopdracht aan de keuken is gegeven. Wijs één medewerker aan om de bestelling achteraf in te voeren en die aan het oorspronkelijke bonnummer te koppelen. Anderen kunnen de voortgang dan aan de hand van dezelfde registratie controleren. De officiële toeristische website van Madrid beschrijft verschillende soorten horecagelegenheden en biedt daarmee context voor dit scenario. De werkwijze voor het koppelen van papieren bonnen aan digitale bestellingen is niet afhankelijk van een bepaalde stad of keuken.

Beoordeel de papieren bon en de systeemgegevens afzonderlijk

• Bon nog niet naar de keuken gestuurd en geen registratie in het systeem: bevestig wat de gast heeft besteld, voer de bestelling één keer in en geef die volgens de werkwijze van het restaurant door aan de keuken. Noteer wie de bestelling heeft aangenomen.
• Bon al naar de keuken gestuurd, maar geen registratie in het systeem: controleer eerst de bereidingsstatus en verwerk de ontbrekende registratie vervolgens op de afgesproken manier. Is niet duidelijk of de registratie opnieuw een keukenopdracht verstuurt, neem dan eerst contact op met de supportafdeling. Voer niet zomaar de volledige bestelling opnieuw in.
• Er staat al een bestelling in het systeem: controleer of de tafel, artikelen en aantallen overeenkomen met de papieren bon en of het om dezelfde bestelling gaat. Voeg alleen de noodzakelijke toelichting toe en maak geen tweede, identieke bestelling aan.
• Onduidelijk of de bestelling is ingediend, ingevoerd of naar de keuken gestuurd: markeer deze als te controleren en wijs één medewerker aan om bij de bediening, in het systeem en in de keuken navraag te doen. Laat niet meerdere medewerkers de bestelling ieder afzonderlijk opnieuw invoeren.

Houd per papieren bon één registratie bij die naar de oorspronkelijke bestelling verwijst

• Bonnummer: ____; tafel of afhaalcode: ____; tijdstip van bestellen: ____; medewerker: ____.
• Artikelen, varianten, aantallen en besproken toeslagen bij deze bestelling: ____.
• Al ingevoerd: ____; bijbehorend bestelnummer in het systeem: ____; medewerker die de bestelling heeft ingevoerd: ____.
• Al aan de keuken gegeven: ____; tijdstip en medewerker die de bestelling heeft aangenomen: ____; bekende bereidingsstatus: ____.
• Toevoegingen of wijzigingen bij deze bestelling: ____; nog te controleren: ____; volgende medewerker die dit opvolgt: ____.

Je kunt deze gegevens op de oorspronkelijke papieren bon noteren; een apart hulpmiddel is niet nodig. Houd duidelijk apart welke bestellingen nog moeten worden ingevoerd, al zijn gekoppeld en nog moeten worden gecontroleerd. Draag openstaande punten bij een dienstwissel over aan de volgende medewerker. Gebruik niet één vinkje voor zowel ingevoerd, naar de keuken gestuurd als afgerond.

Laat QR-bestellingen en bestellingen door medewerkers naast elkaar lopen, maar controleer eerst wat er al is besteld

Als een gast met een telefoon om hulp komt vragen, vraag dan eerst of diegene al op indienen heeft getikt. Zoek daarna op tafel- of bestelcode. Alleen het menu openen is niet hetzelfde als een bestelling indienen; een pagina die blijft hangen of lang wachten bewijst evenmin dat de bestelling is mislukt. In MenuSnap kunnen gasten bestellen door een QR-code te scannen, en kunnen medewerkers bestellingen via de POS invoeren. Als het restaurant het menu alleen ter inzage aanbiedt, blijven medewerkers de bestellingen opnemen. Gasten die niet met een telefoon overweg kunnen, worden niet gedwongen op een andere manier te bestellen.

Bevestig extra bestellingen aan dezelfde tafel afzonderlijk en koppel ze aan de oorspronkelijke bestelling. Geef de keuken alleen door wat erbij komt. Vraag bij een wijziging of annulering eerst aan degene die de bestelling bereidt of die al in voorbereiding is. Bevestig de wijziging daarna met de gast. Stuur de volledige, opgetelde bestelling voor de tafel niet opnieuw als een nieuwe bereidingsopdracht.

Controleer belangrijke verzoeken voordat je ze aan de keuken doorgeeft

Noteer speciale verzoeken bij het betreffende gerecht en controleer ze met de medewerker die het daadwerkelijk bereidt. Volg bij allergenen, vervangende ingrediënten of kruiscontact de actuele informatie en de mogelijkheden van de keuken. AESAN vermeldt dat mondelinge informatie over allergenen moet worden ondersteund door schriftelijke of elektronische informatie. Een vertaling helpt bij de communicatie, maar vervangt geen beoordeling van de ingrediënten. Kun je iets niet bevestigen, zeg dat dan duidelijk.

Ook als er geen papieren bon is of de verbinding is hersteld, controleer je eerst de oorspronkelijke bestelling

Voor KDS-gebruik of printen zijn het juiste abonnement, de juiste configuratie en compatibele apparatuur nodig. Voor printen moet bovendien het apparaat of de service die de opdracht verstuurt actief zijn. Komt er niets uit de printer, controleer dan eerst de bestelling en of de keuken die heeft ontvangen. Vermeld bij een herdruk dat het om de oorspronkelijke bestelling gaat en controleer of die al is bereid. Gebruik de kassabon voor de gast niet als bereidingsbon voor de keuken.

Gebruik bij een netwerkstoring de handmatige overdracht binnen het restaurant en noteer welke bestellingen al zijn bereid of afgeleverd. Controleer na herstel van de serververbinding eerst de meest recente bestellingen en betalingen. Bepaal daarna welke ontbrekende registratie moet worden aangevuld. Kijk aan het einde van de dienst alleen na welke koppeling het vaakst ontbreekt. Laat de volgende dienst dan het bonnummer, de medewerker die de bestelling heeft aangenomen of de verantwoordelijke voor de invoer aanvullen, in plaats van iedereen de volledige bestelling voor de tafel opnieuw te laten noteren.