Ontbijt afhalen met haast: controleer eerst de bereidingsstatus en bespreek de afhaalmogelijkheden

Als een klant haast heeft met een afhaalbestelling voor het ontbijt, vraag dan eerst wanneer die moet vertrekken. Controleer vervolgens bij de keuken wat de huidige planning is, zodat de klant kan kiezen tussen de hele bestelling tegelijk meenemen, in delen ophalen of iets anders kiezen. Het vertrekmoment helpt bepalen of je de klant deze keer kunt bedienen; het is geen gegarandeerde afhaaltijd.

Stel vóór het aannemen van de bestelling drie vragen

• Wanneer moet de klant vertrekken? Noteer alleen het tijdstip dat nodig is voor deze bestelling; het is niet nodig om verdere persoonlijke plannen bij te houden. Leg ook uit dat je dit eerst bij de keuken moet controleren.
• Wil de klant de hele bestelling tegelijk meenemen? Warme dranken, koude gerechten en vers bereide gerechten vragen elk om een andere voorbereiding. Vraag daarom eerst of afhalen in delen een optie is.
• Kan het drankje alvast mee? Als de klant daarmee akkoord gaat, leg dan uit wat die later nog moet ophalen. Zorg dat het meegeven van het drankje niet wordt opgevat als bewijs dat de hele bestelling compleet is.

Laat daarna een verantwoordelijke medewerker van dienst controleren welke gerechten in bereiding zijn, wat er bij de warme keuken gebeurt en hoe ver de verpakking is. Die medewerker geeft de balie aan wat op dat moment haalbaar is. Is de situatie niet duidelijk, zeg dan eerlijk dat je dit eerst moet controleren. Zo kan de klant kiezen voor een kant-en-klaar gerecht, minder warme gerechten of geen bestelling. Dat is duidelijker dan de hele bestelling aannemen en achteraf discussiëren over een misverstand.

Baseer uitleg over wachttijden op informatie uit de keuken; verwijs niet alleen naar wat er op het menu te bestellen is

Maak bij het presenteren van het ontbijt onderscheid tussen koude gerechten, kant-en-klare bakkerijproducten en gerechten die ter plekke moeten worden opgewarmd, en leg uit hoe elk daarvan wordt verpakt. Wil de klant een onderdeel vervangen, vraag dan aan de keuken of dat mogelijk is en of het de wachttijd verandert. Controleer vóór het aannemen van de bestelling wat beschikbaar is, welke porties worden aangeboden en hoe de verpakking geregeld is. Dring niet aan op betaling als de klant niet akkoord gaat met de voorgestelde wachttijd.

In de implementatiehandleiding van MenuSnap maken het menu, de werkplekken voor het aannemen van bestellingen en de keukenconfiguratie samen deel uit van de voorbereidingen voor de opening. Controleer aan de balie de bestelling en de ontvangststatus en vraag daarna aan de keuken naar de huidige voortgang en wie de volgende terugkoppeling geeft. Dat een gerecht op een telefoon staat, bewijst niet dat de keuken ermee is begonnen. Het ontbreken van een papieren bon bewijst evenmin dat de bestelling niet is aangenomen. Plaats niet opnieuw een bestelling om problemen met het terugvinden van de bestaande bestelling op te lossen. Baseer de verwachte afhaaltijd op de actuele bereidingssituatie tijdens de dienst.

Als de klant bijna moet vertrekken, leg de situatie uit aan de hand van drie bereidingsstatussen

• Nog niet begonnen: laat de verantwoordelijke medewerker de bestaande vraag en de aanpassingsmogelijkheden controleren. Een bevoegde medewerker bespreekt vervolgens met de klant of wachten, minder bestellen of een andere uitvoerbare optie mogelijk is. Verwijder niet zelf onderdelen van de bestelling.
• In bereiding: leg uit wat bekend is over de voortgang en wat nog onzeker is. Controleer eerst of aanpassing mogelijk is; vervang de bestelling niet op eigen initiatief door een ander ontbijt om tijd te winnen.
• Klaar, maar nog niet verzameld: controleer waar de gerechten zijn, of de verpakking compleet is en wie ze meegeeft. Controleer ze vervolgens aan de hand van de oorspronkelijke bestelling en start de bereiding niet opnieuw.

Laat bij het schrappen van gerechten of een terugbetaling een bevoegde medewerker de huidige rekening en het daadwerkelijke resultaat van de afhandeling controleren. Voor online terugbetalingen zijn de verwerkingsresultaten op de server en bij de betalingsprovider leidend. Beloof niet eerst mondeling een terugbetaling om pas daarna uit te zoeken op welke grond die kan worden uitgevoerd.

Gebruik bij gespreid afhalen een afhaalkaart voor de resterende onderdelen van deze bestelling

• Bestelgegevens en afhaallocatie: gebruik een herkenbare manier om de bestelling terug te vinden en werk de afhaallocatie bij als de klant naar de deur gaat of ergens anders gaat zitten.
• Al meegegeven: noteer per gerecht het aantal en controleer vóór het meegeven de verpakking voor afhaal. Leid niet uit een lege beker of tas af dat de bestelling compleet is.
• Nog op te halen: noteer welke warme gerechten of dranken nog niet zijn meegegeven en vermeld per onderdeel of het in bereiding is, nog verzameld moet worden of op antwoord wacht.
• Voortgang en verantwoordelijke voor de opvolging: noteer wat aan de klant is verteld, welke keukenpost verantwoordelijk is en wie de volgende dienst of taak overneemt. Informeer de klant zodra er iets verandert.

Leg bij netwerkproblemen eerst via de aangewezen medewerker uit wat er aan de hand is: QR-bestellen via een webpagina, synchronisatie met de cloud en online betalen zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. Welke functies de native app offline ondersteunt, hangt af van de officiële versie en configuratie die in gebruik zijn. Controleer na herstel van de verbinding de bestelling en betaling en ga na welke handelingen al zijn uitgevoerd voordat je verdergaat. Zo voorkom je dat een dubbele inzending leidt tot een extra ontbijt.