De keuken is al bezig: wat doe je bij een wijziging of annulering? Controleer eerst de bereidingsfase en pas daarna de rekening aan

Als een gast een gerecht wil wijzigen of annuleren, controleer dan eerst de oorspronkelijke bestelling en het betreffende gerecht. Vraag vervolgens aan de medewerker die het gerecht daadwerkelijk bereidt hoe ver de bereiding is. Leg pas na diens antwoord uit welke aanpassingen mogelijk zijn. Een verzoek ontvangen, de bereiding stoppen, de rekening aanpassen en geld terugbetalen zijn afzonderlijke handelingen. Het is niet voldoende als de bediening de wijziging toezegt terwijl de keuken het gerecht nog volgens de oorspronkelijke bestelling klaarmaakt.

Bepaal aan de hand van de bereidingsfase wat je moet navragen

• Nog niet begonnen: vraag de verantwoordelijke medewerker om duidelijk te bevestigen dat het verzoek om te stoppen of te vervangen is ontvangen. Controleer daarna wat er uiteindelijk bereid moet worden.
• Al in bereiding: vraag of de bereiding nog kan worden gestopt, wat al is klaargemaakt en welke gevolgen de wijziging heeft voor het gerecht. Beloof niet vooraf dat ingrediënten eenvoudig kunnen worden weggelaten.
• Klaar, maar nog niet aan de gast gegeven: controleer of het gerecht bij de uitgifte staat of al aan de bediening is overgedragen. Geef aan waar het gerecht zich bevindt en laat de verantwoordelijke bepalen wat er verder mee gebeurt.
• Al bij de gast gebracht: controleer om welk gerecht het gaat en wat de gast wil wijzigen. Laat de verantwoordelijke de afhandeling bespreken. Geef een teruggebracht gerecht niet zomaar aan iemand anders.
• Bereid op meerdere werkplekken: vraag de betrokken medewerkers afzonderlijk om een reactie. Laat een antwoord van de bar niet gelden als bevestiging van de warme keuken.

Koppel de oorspronkelijke bestelling en de definitieve aantallen aan een wijzigingsnotitie

• Bestelnummer, tafel en tijdstip van het verzoek: ____; medewerker die het verzoek aannam: ____.
• Oorspronkelijk gerecht, uitvoering en aantal: ____; verzoek om te annuleren, te verminderen, te vervangen of toe te voegen: ____.
• Huidige bereidingsfase en medewerker die antwoord gaf: ____; mogelijke aanpassing: ____.
• Definitieve bevestiging van de gast: ____; aantal dat behouden blijft: ____; aantal waarvan de bereiding wordt gestopt: ____; aantal dat wordt toegevoegd: ____.
• Wat is doorgegeven aan de keuken, de uitgifte en de kassa: ____; waarop wordt nog gewacht: ____; medewerker die de opvolging verzorgt: ____.
• Uiteindelijk geserveerd: ____; aanpassing van de rekening: ____; resultaat van de daadwerkelijke terugbetaling of openstaande controle: ____.

Als er aan dezelfde tafel meerdere identieke gerechten zijn besteld, geef dan duidelijk aan op welke portie welke verzoeken betrekking hebben. Wijzigt de gast het verzoek opnieuw, controleer dan eerst hoever de eerdere wijziging is afgehandeld. Stapel geen mondelinge opdrachten op een overdracht die nog niet is afgerond. Verlaat een medewerker de werkplek, draag de punten waarop nog een reactie nodig is dan over aan een specifieke collega.

De keuken bevestigt of de bereiding kan worden aangepast; de verantwoordelijke bespreekt de kosten

Vertel de gast dat het verzoek is ontvangen en dat je eerst de bereidingsstatus moet controleren. De keuken geeft aan welke gerechten worden stopgezet en welke doorgaan of opnieuw worden bereid. Een bevoegde verantwoordelijke licht op basis van vooraf vastgelegde uitgangspunten en de toepasselijke vereisten toe welke opties er zijn en welke kosten daarbij horen. Ga pas verder nadat de gast heeft bevestigd. Medewerkers beloven niet op eigen initiatief dat een gerecht gratis is en beëindigen het gesprek niet met alleen de mededeling dat het al is bereid.

MenuSnap kan worden gebruikt om bestellingen handmatig in te voeren en werkt samen met KDS-schermen of printers die bij het betreffende abonnement, de configuratie en compatibele apparatuur passen. Welke wijzigingen kunnen worden uitgevoerd, hangt nog steeds af van de huidige bestelstatus, de toegangsrechten en de versie. Geef telkens alleen de wijziging door en koppel die aan de oorspronkelijke bestelling. Draag zowel de oude bon als de correctie over; ga er niet automatisch van uit dat een aanpassing in het systeem de bereiding stopt.

Pauzeer het betrokken gerecht bij een wijziging van dieetwensen

Als een gast alsnog een allergie of andere eisen rond voedselveiligheid meldt, onderbreek dan eerst de bereiding of uitgifte van de betrokken gerechten. Laat een verantwoordelijke medewerker in het restaurant de ingrediënten, het recept en de omstandigheden ter plaatse controleren. Noch het verwijderen van een garnering, noch de oorspronkelijke opmerking, noch een AI-vertaling bewijst dat het gerecht veilig is. Als de veiligheid niet kan worden bevestigd, leg dat dan eerlijk uit en serveer het gerecht niet zolang daarover onzekerheid bestaat.

Als is besloten een gerecht opnieuw te bereiden, moeten zowel de keuken als de bediening weten dat het oorspronkelijke gerecht niet meer volgens de eerdere afspraak mag worden geserveerd en wie het nieuwe gerecht controleert. Bespreek ook met de gast of de overige gerechten aan tafel doorgaan en waarop nog moet worden gewacht. Zo blijven de andere wensen aan tafel niet onbehandeld door één wijziging.

Controleer vóór het afrekenen afzonderlijk de gerechten, de rekening en de betaling

De medewerker die de wijziging afhandelt, controleert wat er uiteindelijk daadwerkelijk is geserveerd. De kassamedewerker controleert vervolgens de oorspronkelijke en nieuwe gerechten, de aantallen en de reeds ontvangen betalingen. Is er iets veranderd aan een korting of een gedeelde betaling, stel dan eerst het definitieve verschuldigde bedrag vast en licht het daarna toe. Ga er niet automatisch van uit dat reeds betaalde bedragen opnieuw worden berekend.

Een terugbetaling moet daadwerkelijk via de betreffende betaalprocedure worden uitgevoerd. Een aangepast bedrag bij het verdelen van de rekening of een nieuwe bon betekent niet dat het geld is terugbetaald. Controleer de uitkomst van een terugbetaling via een zelfstandige betaalterminal bij de terminal en de betaalprovider. Een externe registratie in MenuSnap zorgt er niet voor dat de betaalterminal automatisch geld terugstort. Is de uitkomst onduidelijk, laat dit dan controleren door de verantwoordelijke medewerker.

Ga aan het einde van de dienst na waar de afhandeling van een wijziging is vastgelopen

Leg afzonderlijk vast of het probleem ontstond door een misverstand over het menu, een verkeerd ingevoerde oorspronkelijke uitvoering, een gewijzigde keuze van de gast of een stopverzoek dat de keuken niet bereikte. Pas vervolgens de betreffende werkwijze aan. Controleer of het verzoek is beantwoord, of de keuken de definitieve aantallen heeft bevestigd en of de rekening overeenkomt met wat er daadwerkelijk is afgehandeld. Verzin geen cijfers over minder verspilling of meer efficiëntie voor werkwijzen waarvan de resultaten niet zijn gemeten.