Kjøkkenet har startet: Slik håndterer du endringer og avbestillinger ved å avklare tilberedningsfasen før regningen endres

Når en gjest vil bytte rett eller avbestille, bør du først kontrollere den opprinnelige bestillingen og den aktuelle retten. Spør deretter den som faktisk tilbereder maten, hvor langt arbeidet har kommet, og forklar først når du har fått svar hvilke endringer som er mulige. Å motta en forespørsel, stanse tilberedningen, endre regningen og refundere penger er ulike handlinger. Ikke la serveringspersonalet love en endring mens kjøkkenet fortsetter å lage maten etter den opprinnelige bestillingen.

Avklar hva du må spørre om ut fra tilberedningsfasen

• Tilberedningen har ikke startet: Be den ansvarlige på stasjonen bekrefte at de har mottatt beskjed om å stanse eller bytte retten, og avklar deretter hva som skal lages.
• Tilberedningen er i gang: Spør om det er mulig å stanse arbeidet, hva som allerede er ferdig, og hvordan endringen vil påvirke retten. Ikke lov på forhånd at det holder å fjerne en ingrediens.
• Retten er ferdig, men ikke levert til gjesten: Finn ut om den står ved utleveringen eller allerede er overlevert til serveringspersonalet. Forklar hvor maten er, og la en ansvarlig avgjøre hva som skal skje videre.
• Maten er levert til gjesten: Avklar hvilken porsjon det gjelder og hva gjesten ønsker å endre. La en ansvarlig ta dialogen og håndtere saken. Ikke gi en returnert rett direkte til noen andre.
• Flere stasjoner er involvert: Innhent svar fra hver av dem som tilbereder de aktuelle rettene. Ikke la et svar fra baren erstatte en avklaring med det varme kjøkkenet.

Knytt endringsloggen til den opprinnelige bestillingen og endelig antall

• Bestillingsnummer, bord og tidspunkt for forespørselen: ____; medarbeider som tok imot forespørselen: ____.
• Opprinnelig rett, variant og antall: ____; ønsket om å avbestille, redusere, bytte eller legge til: ____.
• Kjøkkenets status og hvem som svarte: ____; mulige endringer: ____.
• Gjestens endelige bekreftelse: ____; antall som beholdes: ____; antall som stanses: ____; antall som legges til: ____.
• Beskjed gitt til tilberedning, utlevering og kasse: ____; svar som fortsatt mangler: ____; ansvarlig for oppfølging: ____.
• Endelig levering: ____; endring på regningen: ____; faktisk refusjon eller forhold som må undersøkes: ____.

Hvis bordet har bestilt flere like retter, må du avklare hvilken porsjon de ulike ønskene gjelder. Hvis gjesten gjør enda en endring, må du først undersøke hvor langt den forrige endringen har kommet. Ikke legg nye muntlige beskjeder til en overlevering som ennå ikke er fullført. Hvis du forlater posten din, må du overlate det som fortsatt trenger svar, til en bestemt kollega.

Kjøkkenet avklarer om endringen er mulig; en ansvarlig avklarer kostnaden

Fortell gjesten at du har mottatt forespørselen, og at du først må undersøke hvor langt tilberedningen har kommet. Kjøkkenet avklarer hva som skal stanses, hva som skal fortsette, og hva som skal lages på nytt. En ansvarlig med nødvendig myndighet forklarer, i tråd med prinsipper som er avklart på forhånd og gjeldende krav, hvilke alternativer som kan tilbys, og hva de koster. Fortsett først når gjesten har bekreftet valget. Medarbeidere skal ikke på eget initiativ love å frafalle betalingen, og skal heller ikke avslutte dialogen med «den er allerede laget».

MenuSnap kan brukes til manuell registrering av bestillinger, med kjøkkenskjerm (KDS) eller utskrift når abonnement, konfigurasjon og kompatibelt utstyr støtter det. Hvilke bestillingsendringer som kan utføres, avhenger fortsatt av bestillingens gjeldende status, tilgangsrettigheter og versjon. Send bare endringene hver gang, og knytt dem til den opprinnelige bestillingen. Sørg for at den opprinnelige kjøkkenbongen og korrigeringene overleveres samlet og tydelig. Ikke gå ut fra at tilberedningen automatisk stanser når en endring er gjort i grensesnittet.

Stans først arbeidet med berørte retter når kosthensyn endres

Hvis gjesten i etterkant opplyser om en allergi eller et annet hensyn til mattrygghet, må du først stanse videre tilberedning eller levering av de berørte rettene. Be en ansvarlig på stedet kontrollere ingredienser, oppskrift og forholdene på kjøkkenet. Å fjerne garnityr, lese den opprinnelige merknaden på nytt eller bruke en AI-oversettelse beviser ikke at maten er trygg. Hvis dere ikke kan bekrefte dette, må dere si det tydelig og ikke levere maten mens det fortsatt er usikkert.

Hvis dere bekrefter at retten skal lages på nytt, må både kjøkkenet og serveringspersonalet få beskjed om at den opprinnelige retten ikke skal serveres som først planlagt, og hvem som skal kontrollere den nye retten. Forklar også gjesten om de andre rettene på bordet serveres videre, og hva de eventuelt må vente på. Ikke la én endring føre til at andre behov ved bordet blir oversett.

Kontroller maten, regningen og betalingen hver for seg før oppgjøret

Medarbeideren som håndterer endringen, kontrollerer hva som faktisk ble levert. Deretter kontrollerer kassen den opprinnelige retten, den nye retten, antallet og beløpet som allerede er betalt. Hvis rabatt eller fordeling av regningen mellom gjestene endres, må dere først avklare det endelige beløpet som skal betales og deretter forklare det. Ikke gå ut fra at en allerede betalt andel blir beregnet på nytt automatisk.

En refusjon må faktisk gjennomføres etter prosedyren for den aktuelle betalingsmåten. Å endre fordelingsbeløpene eller skrive ut en ny regning betyr ikke at pengene er tilbakebetalt. Resultatet av en refusjon på en separat terminal må kontrolleres på terminalen og hos betalingstjenesteleverandøren. Registrering av en ekstern betaling i MenuSnap får ikke kortterminalen til å refundere automatisk. Hvis utfallet er uklart, må saken overlates til en ansvarlig for videre undersøkelse.

Finn ut ved vaktslutt hvor i endringsprosessen det glapp

Registrer om årsaken var en misforståelse av menyen, feilregistrert variant, at gjesten ombestemte seg, eller at kjøkkenet ikke mottok beskjed om å stanse. Endre deretter den aktuelle rutinen. Kontroller om forespørselen ble besvart, om kjøkkenet bekreftet det endelige antallet, og om regningen samsvarer med det som faktisk ble gjort. Ikke legg til tall for redusert svinn eller økt effektivitet for tiltak som ikke er målt.