Keittiö on jo aloittanut valmistuksen – mitä tehdä, kun asiakas muuttaa tai peruu tilauksen? Tarkista tilanne valmistusvaiheen mukaan ja päivitä lasku

Kun asiakas haluaa vaihtaa annoksen tai perua sen, tarkista ensin alkuperäinen tilaus ja kyseinen annos. Kysy sitten sen valmistuksesta vastaavalta, missä vaiheessa työ on. Kerro vasta saadun vastauksen perusteella, mitä voidaan muuttaa. Pyynnön vastaanottaminen, valmistuksen keskeyttäminen, laskun muuttaminen ja maksun palauttaminen ovat eri asioita. Älä anna asiakkaalle lupausta, jota keittiö ei ole saanut tietoonsa ja jonka jälkeen se jatkaa valmistusta alkuperäisen tilauksen mukaan.

Valitse kysymykset valmistusvaiheen mukaan

• Valmistusta ei ole aloitettu: pyydä vastuuhenkilöä vahvistamaan, että keskeytys- tai vaihtopyyntö on vastaanotettu, ja varmista sitten, mitä lopulta valmistetaan.
• Valmistus on aloitettu: kysy, voidaanko se keskeyttää, mitä on jo valmistunut ja miten muutos vaikuttaisi annokseen. Älä lupaa ensin, että esimerkiksi ainesosan voi vain jättää pois.
• Annos on valmis mutta sitä ei ole vielä toimitettu asiakkaalle: selvitä, onko se noutopisteessä vai jo luovutettu salihenkilökunnalle. Kerro, missä annos on, ja anna vastuuhenkilön päättää jatkotoimista.
• Annos on jo toimitettu asiakkaalle: varmista, mistä annoksesta on kyse ja mitä asiakas haluaa muuttaa. Pyydä vastuuhenkilöä hoitamaan tilanne. Palautettua annosta ei saa antaa suoraan toiselle asiakkaalle.
• Annoksia valmistetaan useassa työpisteessä: pyydä vastaus jokaiselta asianomaiselta valmistajalta. Älä korvaa keittiön vastausta baarin vastauksella.

Yhdistä alkuperäinen tilaus ja lopulliset määrät muutoskirjauksella

• Tilausnumero, pöytä ja pyynnön esittämisaika: ____; pyynnön vastaanottanut työntekijä: ____.
• Alkuperäiset annokset, koko tai muut määrittelyt ja määrä: ____; pyyntö perua, vähentää, vaihtaa tai lisätä: ____.
• Keittiön nykyinen valmistustilanne ja vastauksen antaja: ____; mahdolliset muutokset: ____.
• Asiakkaan lopullinen vahvistus: ____; säilytettävä määrä: ____; valmistamatta jätettävä määrä: ____; lisättävä määrä: ____.
• Tuotannolle, tarjoiluun ja kassalle välitetyt tiedot: ____; vielä odottavat vastaukset: ____; seurannasta vastaava: ____.
• Lopullisesti toimitetut annokset: ____; laskuun tehty muutos: ____; toteutunut hyvitys tai selvitettävä asia: ____.

Jos samaan pöytään on tilattu useita samanlaisia annoksia, yksilöi, mitä annosta kukin vaatimus koskee. Jos asiakas muuttaa pyyntöään uudelleen, selvitä ensin, mihin edellinen muutos on edennyt. Älä lisää uusia suullisia ohjeita ennen kuin edellisten muutosten tiedonkulku on varmistettu. Jos poistut työpisteeltäsi, siirrä vielä vastausta odottavat asiat nimetylle työtoverille.

Keittiö vahvistaa, mitä voidaan muuttaa; vastuuhenkilö käsittelee hinnan

Kerro asiakkaalle, että pyyntö on vastaanotettu ja valmistustilanne pitää ensin tarkistaa. Keittiö ilmoittaa, minkä annosten valmistus keskeytetään, minkä jatkuu ja mitä valmistetaan erikseen. Toimivaltainen vastuuhenkilö kertoo etukäteen selkeästi sovittujen periaatteiden ja sovellettavien vaatimusten mukaisesti asiakkaalle tarjolla olevista vaihtoehdoista ja niiden kustannuksista. Jatkakaa vasta, kun asiakas on vahvistanut valintansa. Työntekijä ei saa luvata omatoimisesti veloituksen poistamista eikä lopettaa asian käsittelyä toteamalla, että annos on jo valmistettu.

MenuSnap soveltuu tilausten manuaaliseen kirjaamiseen sekä käytettäväksi KDS-näytön tai tulostimen kanssa, jos paketti, asetukset ja yhteensopivat laitteet sen mahdollistavat. Käytettävissä olevat tilausten muutostoiminnot riippuvat tilauksen nykyisestä tilasta, käyttöoikeuksista ja ohjelmistoversiosta. Välitä vain muutokset ja liitä ne alkuperäiseen tilaukseen. Käy vanha kuitti ja korjatut tiedot yhdessä läpi seuraavan työntekijän kanssa. Älä oleta, että käyttöliittymään tehty muutos keskeyttää valmistuksen automaattisesti.

Pysäytä ruokavaliovaatimuksen muutoksen vaikutuksen alaiset annokset ensin

Jos asiakas ilmoittaa jälkikäteen allergiasta tai muusta ruokaturvallisuuteen vaikuttavasta vaatimuksesta, keskeytä ensin kyseisten annosten valmistus tai luovutus. Pyydä ravintolan vastuuhenkilöä tarkistamaan raaka-aineet, resepti ja paikan päällä vallitsevat olosuhteet. Annoksen pinnalla olevien ainesten poistaminen, alkuperäinen lisätietomerkintä tai tekoälyn tekemä käännös eivät todista annosta turvalliseksi. Jos turvallisuutta ei voida varmistaa, kerro se rehellisesti äläkä luovuta asiakkaalle annosta, jonka turvallisuudesta ei ole varmuutta.

Jos annoksen valmistamisesta uudelleen on sovittu, varmista, että sekä keittiö että salihenkilökunta tietävät, ettei alkuperäistä annosta saa tarjoilla alkuperäisen suunnitelman mukaan ja kuka tarkistaa uuden annoksen. Kerro asiakkaalle myös, jatketaanko saman pöydän muiden annosten tarjoilua ja mitä on vielä odotettava. Varmista, ettei yksittäinen muutos jätä pöydän muita tarpeita huomiotta.

Tarkista annokset, lasku ja maksut erikseen ennen maksamista

Pyynnön hoitanut työntekijä tarkistaa, mitä asiakkaalle todella toimitettiin. Tämän jälkeen kassalla tarkistetaan alkuperäiset ja uudet annokset, niiden määrät sekä jo maksetut summat. Jos alennus tai maksun jakaminen muuttuu, vahvista ensin lopullinen maksettava summa ja selitä muutos. Älä oleta, että jo maksetut osuudet lasketaan automaattisesti uudelleen.

Hyvitys on tehtävä käytetyn maksutavan mukaisessa maksuprosessissa. Maksuosuuksien muuttaminen tai uuden laskun tulostaminen ei tarkoita, että rahat olisi palautettu. Erillisen maksupäätteen hyvityksen toteutuminen on varmistettava päätteestä ja palveluntarjoajalta. MenuSnap-järjestelmän ulkoinen maksutapahtumakirjaus ei saa korttipäätettä palauttamaan maksua automaattisesti. Jos hyvityksen toteutuminen ei ole selvillä, vastuuhenkilön on selvitettävä asia.

Selvitä työvuoron päätteeksi, missä vaiheessa muutos katkesi

Kirjaa erikseen, johtuiko ongelma ruokalistan väärinymmärryksestä, alkuperäisen määrittelyn virheellisestä kirjauksesta, asiakkaan muuttuneesta valinnasta vai siitä, ettei valmistuksesta vastaava saanut keskeytyspyyntöä. Korjaa sen jälkeen asiaan liittyvää toimintatapaa. Tarkista, saiko pyyntö vastauksen, vahvistiko keittiö lopulliset määrät ja vastasiko lasku toteutunutta käsittelyä. Älä lisää havaintoihin säästöjä tai tehokkuuslukuja, joita ei ole mitattu.