Zo onderzoekt u waarom de keuken geen bestelling heeft ontvangen: zoek eerst de bestelling, bepaal daarna wie deze heeft opgepakt en waar de gerechten worden bereid

Als de keuken zegt dat er geen bestelling is binnengekomen, controleer dan eerst of de bestelling bestaat. Vraag vervolgens wie deze heeft opgepakt en welk onderdeel naar welke werkpost moet. Beoordeel pas daarna of er een probleem met afdrukken is. Geen papieren bon betekent niet dat er geen bestelling is. Ook bewijst een kassabon voor de gast niet dat de keuken de bereidingsbon heeft ontvangen. Zoek eerst uit waar de overdracht is misgelopen en herstel alleen die stap. Voer niet de hele tafelbestelling opnieuw in.

Doorloop eerst deze stappen

• Bestelling niet gevonden: controleer de vestiging, het bestelkanaal, de tafel, het tijdstip van indienen en de handmatige aantekeningen van de medewerker die de gast heeft geholpen. Is de status onduidelijk, vraag de gast dan niet om de bestelling herhaaldelijk opnieuw in te dienen.
• Bestelling bestaat, maar niemand heeft deze opgepakt: laat de verantwoordelijke van dienst duidelijk aanwijzen wie de bestelwensen verder afstemt en de bereiding regelt. Ga niet meteen uit van een defecte printer.
• Bestelling is opgepakt, maar de werkpost is onduidelijk: vraag voor de betreffende items afzonderlijk na bij de warme keuken, koude keuken of bar. Ga er niet van uit dat warme gerechten zijn aangekomen omdat de drankjes er al zijn.
• Printopdracht of afdrukstatus is onduidelijk: controleer eerst de bonhouder en de gerechten in bereiding of die al klaar zijn. Stel vast of de bon al is afgedrukt of meegenomen voordat u besluit de informatie opnieuw door te geven of de bon opnieuw af te drukken.

Gebruik één controleformulier om dezelfde bestelling te volgen

• Bestelnummer of handmatig kenmerk: ____; vestiging en tafel-/afhaalnummer: ____; bestelmethode en geschat tijdstip: ____.
• Gerechten, specificaties en aantallen die deze keer niet zijn aangekomen: ____; medewerker die de bestelling heeft opgenomen: ____.
• Is er een bijbehorende registratie in het systeem: ____; medewerker die de bestelling heeft opgepakt: ____; beoogde werkpost: ____.
• Onderdelen die de keuken heeft ontvangen, is gaan bereiden of al heeft klaargemaakt: ____; medewerker die ze ter plaatse heeft ontvangen: ____.
• Doel van de bon en resultaat van de printopdracht: ____; volgende actie: ____; verantwoordelijke voor de opvolging: ____.

Wijs één medewerker van de bediening aan om de zaak op te volgen, zodat de anderen gasten kunnen blijven helpen. Vertel de gast welke gerechten u controleert en wie terugkoppelt. Geef geen serveertijd door die de keuken niet heeft bevestigd. Help pas opnieuw met bestellen als u hebt vastgesteld dat de bestelling nog niet is ingediend. Ga er niet zomaar van uit dat de bestelling is mislukt omdat de pagina is blijven hangen.

Maak onderscheid tussen bereidingsbonnen en kassabonnen

MenuSnap kan worden gebruikt om via een QR-code te bestellen en om medewerkers bestellingen via het kassasysteem te laten invoeren. Als gasten alleen het menu kunnen bekijken, nemen medewerkers nog steeds de bestellingen op. De werking van het KDS en de keukenprinters hangt af van het abonnement, de werkposten en de configuratie. Gastrekeningen, kassabonnen en keukenbonnen hebben elk een ander doel, een ander sjabloon en een andere bestemming. Dat een printer geluid maakt, toont alleen aan dat een deel van de keten werkt.

De software die verantwoordelijk is voor het afdrukken heeft een online apparaat of dienst nodig om de printopdrachten daadwerkelijk te versturen. Dat is de uitvoerende printservice. Controleer bij het oplossen van problemen in één keer het type bon, of de regels zijn ingeschakeld, het sjabloon, de doelprinter, de bedrijfsmodus, de online printservice en de status van de opdracht. Stel eerst vast waarvoor de bon bedoeld is en waar het proces stokt. Laat niet medewerkers van alle werkposten op eigen houtje apparaten opnieuw configureren.

Controleer vóór herdruk of de keuken al met de oorspronkelijke bestelling aan de slag is

Controleer samen met de keuken aan de hand van het bestelnummer en de afzonderlijke gerechten wat er is gebeurd. De papieren bon kan al zijn afgedrukt en naast de printer zijn blijven liggen of zijn meegenomen; mogelijk is de keuken al met de bereiding begonnen. Als herdruk echt nodig is, vertel de ontvanger dan dat het om aanvullende informatie bij de oorspronkelijke bestelling gaat, niet om een nieuwe bestelling. Ontbreekt slechts één gerecht, draag dan alleen dat gerecht over. Stuur niet de hele tafelbestelling opnieuw, zodat koks niet hoeven te raden wat er anders is.

Laat de keukenverantwoordelijke de nog niet bereide gerechten in de huidige volgorde opnemen; houd voor al bereide gerechten de bestaande planning aan. Controleer bij annuleringen of wijzigingen van specificaties eerst de voortgang van de bereiding voordat u de gast antwoord geeft. Geef speciale dieetwensen rechtstreeks door aan de verantwoordelijke medewerker in het restaurant, zodat die ze aan de hand van de ingrediënten en bereidingsmogelijkheden kan bevestigen. Laat een opmerking niet gelden als bevestiging dat aan het verzoek kan worden voldaan.

Kunt u tijdelijk geen bon afdrukken? Gebruik dan een handmatige overdracht om alleen die stap op te vangen

Noteer bij de oorspronkelijke bestelreferentie duidelijk welke informatie u deze keer overdraagt. Laat de ontvanger het aantal en de belangrijke specificaties herhalen en noteer het tijdstip van de overdracht. Koppel het gebruikte briefje aan de oorspronkelijke bestelling in het systeem. Stuur gerechten die al naar de keuken zijn doorgegeven niet opnieuw als nieuwe bestelling zodra de verbinding is hersteld.

Bestellen door een QR-code te scannen op een webpagina, online betalingen, synchronisatie met de cloud en updates van het KDS zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. Ga er niet van uit dat het hele proces offline beschikbaar is omdat er lokaal een papieren bon is. Controleer na herstel van de serververbinding de nieuwste bestellingen, wat daadwerkelijk is bereid en de ontvangen betalingen. Vul ontbrekende gegevens aan. Neem contact op met de ondersteuning als niet duidelijk is hoe u iets moet registreren, om te voorkomen dat een bestelling opnieuw naar de keuken wordt gestuurd of een betaling dubbel wordt geregistreerd.

Vertel de ondersteuning waar het proces stokte, niet alleen dat de printer defect is

Vermeld de noodzakelijke bestelgegevens, het tijdstip en de tijdzone van de vestiging, het doel van de bon, het apparaatmodel, de verbindingsmethode, de versie van de verzendsoftware en het resultaat van de opdracht. Scherm persoonsgegevens en betaalbewijzen af. Laat de eigenaar of een beheerder die daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft de apparaatinstellingen wijzigen. Onderbreek tijdens het onderzoek geen bestellingen die al worden bereid.

Orden bij het afsluiten van de dienst de vastgestelde feiten onder: niet ingediend, niet opgepakt, naar de verkeerde werkpost gestuurd, afdrukprobleem of onduidelijke overdracht van de bon. Noteer aanwijzingen niet meteen als een productstoring. Laat de volgende dienst de stap verbeteren waar het vaakst iets misgaat en controleer tegelijk of er dubbel is bereid of dat tijdelijke aantekeningen onafgehandeld zijn gebleven.