Beställning via personal och QR-kod samtidigt: stäm först av vem som ska skicka in bordets gemensamma rätter

När någon beställer av personalen samtidigt som en annan skannar en QR-kod vid samma bord, klargör först tre saker innan beställningarna läggs in: vad var och en vill ha för sig själv, vad som ska delas, vad som bara har valts och vad som redan har skickats in, samt vem som tar hand om nästa steg. Ta inte bort en beställning bara för att samma rätt förekommer två gånger, och utgå inte från att en familjemedlem redan har bestämt åt alla. Personalen och mobilbeställningen kan hanteras parallellt, men samma bekräftade önskemål ska inte läggas in två gånger.

Vid beställningar på papper: fråga gästen själv vad hen vill ha

Om servitören bara frågar en yngre familjemedlem om hela bordet har beställt, kan en äldre gästs personliga önskemål förbises eller felaktigt räknas som en del av en gemensam rätt. Personalen bör fråga gästen direkt vad hen vill äta och om hen vill dela med familjen, och sedan stämma av de gemensamma rätterna med hela sällskapet. Att sakna en smarttelefon betyder inte att man inte kan läsa menyn eller uttrycka sina önskemål. Hjälp ska inte innebära att någon annan fattar beslut utifrån gästens ålder.

Om en familjemedlem vill hjälpa till kan hen, med gästens samtycke, hjälpa till att förklara. Men hen behöver inte ta fram sin telefon och gå igenom hela beställningsflödet på nytt. När personalen upprepar rätterna och alternativen för gästen blir beställningen tydlig. Om priser eller tillgänglighet har ändrats sedan pappersmenyn trycktes ska personalen informera om det i tid. Informationen ska vara densamma även när beställningen görs med personalens hjälp.

Checklista för parallella beställningar: stäm av varje önskemål, inte gästens ålder

• Personligt eller gemensamt: Lyssna direkt på gästens önskemål, upprepa rätt, antal och alternativ och be sedan sällskapet stämma av vad som ska delas. Sammanfatta inte som om alla vid bordet ville ha samma sak.
• Bara valt eller redan inskickat: Fråga personen som använder mobilen vilket steg hen har kommit till och kontrollera den faktiska beställningen för bordet. Att någon säger att rätten redan är beställd ersätter inte en kontroll.
• Vem tar hand om vad nu: Klargör vilka rätter personalen ska lägga in och vilka gästerna fortfarande håller på att välja. Se till att alla är överens om listan över gemensamma rätter.
• Vem skickar in beställningen: Kom överens om vem som skickar in den här gången, så att den andra parten inte skickar in samma del igen. Den som bekräftar behöver inte vara den yngsta familjemedlemmen.
• Det som ännu inte är bestämt: Låt val av alternativ och frågor om tillgänglighet stå öppna tills besked har lämnats. Välj inte åt gästen och låt inte köket gissa.

När samma rätt förekommer två gånger: kontrollera först om det gäller samma beslut

Om en äldre gäst väljer en rätt muntligt och samma rätt finns i en familjemedlems mobilbeställning, utgå inte direkt från att någon har gjort fel. Följ grenarna nedan för att reda ut var önskemålet kommer ifrån. Hantera sedan beställningen utifrån den faktiska beställningen för bordet och hur långt tillagningen har kommit.

• Det är verkligen en extra portion: Be personen som önskar den bekräfta antal och alternativ innan beställningen tas emot, med hänsyn till vad som finns tillgängligt just nu.
• Båda avser samma portion: Kontrollera först var den redan har registrerats och om beställningen har tagits emot eller börjat tillagas. Låt en behörig medarbetare hantera den utifrån det faktiska läget. Utgå inte från att beställningen alltid kan återkallas.
• Gästen frågar bara om den tidigare beställda rätten: Kontrollera statusen i den befintliga beställningen. Be inte gästen skanna QR-koden igen och lägg inte in en ny beställning bara för att du inte kan se gästens personliga mobilskärm.

Olika beställningssätt ändrar inte pris, alternativ eller den personliga servicen

Pappersmenyn kan ha en enklare layout, men ska fortfarande visa aktuella rätter, priser och viktiga alternativ. Om mobilen visar att en rätt tillfälligt är slut, medan pappersmenyn inte har uppdaterats, ska personalen berätta vad som går att beställa innan gästen väljer. Om texten är svår att läsa kan personalen fråga om gästen vill få menyn uppläst och sedan hjälpa till enligt gästens önskemål. Informationen ska vara densamma även om hjälpen ges på olika sätt, så att varje gäst kan fatta ett välgrundat beslut.

Om pappersmenyn inte innehåller fullständig information om ingredienser eller allergener ska personalen inte lova något utifrån minnet. Kontrollera uppgifterna med ansvarig personal och informera sedan gästen. Beställningssättet förändrar inte restaurangens ansvar att ge korrekt information, och en familjemedlems återberättande ersätter inte personalens kontroll av de faktiska ingredienserna.

Gäster som behöver hjälp kan fortsätta att få service av personalen. De ska inte behöva registrera sig, låna en telefon eller låta en familjemedlem beställa åt dem. Om pappersmenyn och mobilen visar olika information ska personalen kontrollera med ansvarig personal och uppdatera det som berörs.

När personalen byter skift eller någon tillfälligt lämnar sin post behöver den som tar över veta vilka sätt att beställa som används vid bordet, vilka gemensamma rätter som har bekräftats och vad som fortfarande väntar på svar. Överlämningen ska handla om det som återstår att göra, inte om att öppet märka ut någons ålder eller förmåga. Den som tar över bör först kontrollera vad som redan har valts och sedan hjälpa till med gästens önskemål om fler rätter och eventuella frågor. Fortsatt personlig service ska ingå i den ordinarie bemanningen; ansvaret ska inte övergå till familjen när pappersmenyn har lämnats över.