Så lär sig ny restaurangpersonal ta beställningar och sköta betalningar: lär ut arbetsmomenten, inte bara menyerna

När ny personal lär sig systemet bör de först lära sig hur en serviceuppgift tas om hand och slutförs, och vem de ska fråga om de är osäkra. Därefter kan de lära sig var funktionerna finns i systemet. Restaurangchefen utser en handledare och en ersättare. Under det första passet får den nya medarbetaren bara uppgifter hen redan behärskar. Betalningar, återbetalningar och avvikelser som hen ännu inte kan hantera sköts av någon med rätt kunskap. Alla arbetsuppgifter lämnas inte över på en gång efter ett visst antal dagar på jobbet.

Använd samma utbildningskort för varje arbetsuppgift

• Arbetsuppgift och utrustning som används i rollen: ____; handledare: ____; kontaktperson när handledaren är upptagen: ____.
• Vad sätter i gång uppgiften: ____; vad måste bekräftas: ____; vad ska vara gjort för att uppgiften ska räknas som klar: ____.
• Situationer då medarbetaren genast ska be om hjälp: ____; vem som tar över: ____.
• Handledarens observation: kan utföra självständigt/behöver fortsatt uppsikt/ska ännu inte ansvara för uppgiften: ____; konkret grund för bedömningen: ____.
• Ansvarsområde under nästa pass: ____; moment som fortfarande kräver vägledning: ____; den som tar över: ____.

Handledaren kan förklara arbetet med hjälp av rollbeskrivningar och relevanta befintliga anteckningar, och sedan hålla uppsikt när den nya medarbetaren utför vanliga arbetsuppgifter som hen redan behärskar. Ägaren eller en administratör som uttryckligen har fått behörighet ansvarar för personliga konton och rollbehörigheter. Dela inte lösenord till chefskonton och prova inte okända funktioner medan gäster får service. Det är inte den nya medarbetarens uppgift att själv experimentera med enhets- eller kontoinställningar.

Gästbemötande och orderregistrering: det handlar inte om att trycka snabbt

• Gästbemötande: kan förklara hur gästerna i den egna delen av restaurangen hittar menyn, beställer och betalar. Kan erbjuda en pappersmeny eller hjälp av personalen och vet skillnaden mellan att bara titta på menyn och att lägga en beställning.
• Ta över en beställning: frågar först om den redan har skickats och kontrollerar befintlig information med hjälp av bords- eller orderbeteckningen. Registrerar bara önskemål som faktiskt är nya.
• Registrera en beställning: bekräftar rätten, antalet, portionsstorleken, specifikationen och eventuella tilläggsavgifter. Upprepar beställningen för gästen innan den registreras och gissar inte utifrån var liknande rättnamn står på menyn.
• Särskilda önskemål: kopplar önskemålet till rätt rätt och frågar den som ansvarar för tillagningen om det inte finns bland valen. Lovar inte att önskemålet kan tillgodoses genom att bara skriva en kommentar.

MenuSnap har ett POS-system för personalens orderregistrering. Det finns också en lättare arbetsyta för personalen på mobilen, och systemet kan användas i en webbläsare på kompatibla surfplattor eller datorer. Utbildningen bör utgå från den utrustning som restaurangen har tänkt använda i rollen. Flerspråkigt innehåll kan underlätta kommunikationen, men frågor om livsmedelssäkerhet ska besvaras av ansvarig personal utifrån restaurangens recept och tillagningsförutsättningar. Det går inte att dra slutsatser från AI eller rättens namn.

Kontakten med köket: kunna säga vad som har tagits emot

Den nya medarbetaren ska kunna stämma av bordsnummer, antal, specifikationer och önskemål med kökets kontaktperson utifrån den ursprungliga beställningen. Vid ett tillägg ska hen bara ange vad som är nytt den här gången, inte behandla allt som redan beställts till bordet som en ny uppgift. Innan hen ändrar en beställning ska hen fråga hur långt tillagningen har kommit. Om köksbongen eller uppdateringen inte syns ska hen först kontakta kökets kontaktperson, inte be gästen beställa allt igen.

Tillgång till KDS eller utskrift beror på aktuellt abonnemang, konfiguration och kompatibel utrustning. För utskrift krävs också en sändande enhet eller tjänst som är i drift. Att informationen har registrerats i serveringen, att köket har bekräftat mottagandet, att maten är färdig och att den faktiskt har lämnats till gästen är olika steg. Den nya medarbetaren behöver inte kunna åtgärda alla fel, men ska veta vem som ska kontaktas i det aktuella läget.

Betalningar: skilj på underlag, registrering och sådant som måste kontrolleras

Innan handledaren lämnar över betalningsuppgifter ska hen kontrollera att den nya medarbetaren kan hitta rätt nota, belopp och betalningssätt. Vid kontant betalning ska medarbetaren kontrollera det mottagna beloppet och växeln. För en fristående kortterminal ska medarbetaren först kontrollera med terminalen och tjänsteleverantören att transaktionen har gått igenom och därefter registrera betalningen på rätt nota. MenuSnap verifierar inte automatiskt externa transaktioner. Att kunden har blippat kortet, att en signal har hörts eller att ett betalningssätt har valts räcker inte i sig som bevis på att betalningen lyckades.

Om det är oklart om betalningen har gått igenom ska medarbetaren be handledaren kontrollera den ursprungliga transaktionen och inte ta betalt en gång till. Om anslutningen till servern bryts ska nödvändiga underlag sparas. När anslutningen är återställd ska medarbetaren stämma av de senaste uppgifterna mot det belopp som faktiskt har tagits emot och därefter registrera endast den del som saknas. Återbetalningar, rabatter och önskemål utanför medarbetarens behörighet hanteras av den utsedda ansvariga personen. Att den nya medarbetaren kan identifiera sådana ärenden och lämna över dem till rätt person ingår också i kraven för att uppgiften ska räknas som slutförd.

Vid frågor och överlämning: se till att någon tar över

När den nya medarbetaren ber om hjälp ska hen ange bordet eller ordern, vad hen redan har gjort, vilket resultat hen ser och vad gästen fortfarande väntar på. Om beloppet är oklart, det finns misstanke om att något har registrerats eller utförts dubbelt, ett kostönskemål inte har bekräftats eller det är oklart vart beställningen har gått för tillagning ska hen pausa de berörda åtgärderna och kontakta handledaren. Att be om hjälp innebär inte att uppgiften är avslutad. Den som tar över ska svara och förklara hur arbetet fortsätter.

• Vid överlämning ska den ursprungliga orderbeteckningen finnas med: ____; redan klart: ____; kvarstående ärenden som gäller köket/betalningen/svar från gästen: ____.
• Var underlaget finns: ____; vem som följer upp ärendet nu: ____; nästa åtgärd som den som tar över har bekräftat: ____.
• Det handledaren behöver komplettera: ____; logga ut från kontot enligt restaurangens rutiner och lämna inte lösenord på överlämningsanteckningen.

Efter det första passet går ni igenom vad som konkret behöver förbättras: glömdes det att upprepa specifikationen, kontrollerades det inte om beställningen hade skickats innan någon tog över, eller saknades en ansvarig person vid överlämningen? Under nästa pass ger handledaren vägledning om just de momenten. Någon fortsätter att ansvara för arbetsuppgifter som den nya medarbetaren ännu inte behärskar. Färre frågor betyder inte nödvändigtvis att personen har utvecklats. Bedöm i stället om uppgifterna utförs på ett tillförlitligt sätt, utan att lova att någon blir skicklig efter ett visst antal dagar.