Telefonen har dött och gästen kan inte beställa via QR-kod: kontrollera först om beställningen skickats in, låt sedan personalen ta över

När en telefon har dött ska ni först kontrollera om någon beställning har skickats in. Avgör sedan om ni ska fortsätta med den befintliga beställningen eller hjälpa till att lägga en ny. Att telefonen slutat fungera betyder inte att beställningen inte har skickats in, och det innebär inte heller att hela restaurangen saknar nätverksanslutning. Ni kan fortsätta att ta hand om gästen med en pappersmeny, muntlig information eller hjälp från personalen.

Fråga hur långt gästen hann och kontrollera sedan rätt uppgifter

Fråga gästen vad hen hann göra innan skärmen slocknade: lade hen bara till drycker i urvalslistan eller tryckte hen på knappen för att skicka in beställningen? Personalen ska söka efter den relevanta posten i ett kassasystem som de har behörighet att använda och sedan agera utifrån en av följande tre situationer. Om gästen inte minns ska ni inte behandla en gissning som ett sökresultat.

• Bekräfta att beställningen inte har skickats in: fråga vilka rätter gästen valt, använd en pappersmeny eller gå igenom valen muntligt och be sedan en behörig medarbetare om hjälp med registreringen. Dra inte den slutsatsen enbart för att telefonens skärm har slocknat.
• En inskickad beställning har hittats: kontrollera rätter, valda varianter och serveringsplats tillsammans med gästen på plats och fortsätt med den befintliga beställningen. Registrera inte allt på nytt bara för att ni byter sätt att hjälpa gästen.
• Oklart om beställningen skickats in: behåll de uppgifter om beställningen eller platsen som gästen kan lämna. Be en utsedd medarbetare kontrollera den senaste posten och skicka inte in en ny beställning innan statusen har klarlagts.

MenuSnap-guiden för lansering tar upp personalhjälp och vem som ska ta emot nya beställningar som förberedelser. Medarbetaren som kontrollerar beställningen meddelar resultatet till den som tar hand om gästen och förklarar nästa steg samt vad som fortfarande behöver kontrolleras. Den medarbetaren går sedan igenom informationen med gästen och förklarar varför något fortfarande behöver verifieras.

När telefonen inte fungerar ska valmöjligheterna och informationen ändå vara kompletta

Reservmenyn behöver inte återge alla bilder, men den ska täcka det som faktiskt går att beställa, portionsstorlekar, nödvändiga val och eventuella tilläggskostnader. Innan personalen lämnar fram en pappersmeny ska de kontrollera att den fortfarande gäller. Om de bara ger muntlig information får de inte utelämna val som påverkar slutpriset. En förenklad meny ska vara lätt att förstå – inte göra den personliga servicen till ett sämre alternativ med mindre information.

• Fråga om gästen föredrar en pappersmeny, muntlig information eller att fortsätta använda telefonen. Respektera valet och be inte gästen skanna QR-koden om och om igen.
• Upprepa om beställningen gäller mat på plats eller hämtmat, varm eller kall servering, portionsstorlek och antal. Om gästen har frågor om ingredienser ska ni hänvisa dem till någon som känner till det aktuella receptet.
• Meddela personalen som hjälper till med beställningen om tillfälligt slutsålda varor och möjliga ersättningar, så att gästen inte kan välja något på papper som visar sig vara slut först när beställningen registreras.

När personalen har hjälpt till att registrera beställningen ska gästen få bekräfta rätter, antal, valda varianter och serveringsplats. Då undviker ni att samtalet om menyn och den faktiska beställningen innehåller olika uppgifter. Vid bordet kan personalen ta över med en godkänd och kompatibel enhet för personalen. Ni behöver inte köpa in en hel uppsättning utrustning bara för det här bordet. Om uppgifter om en rätt inte kan kontrolleras direkt ska ni först fråga den som ansvarar för området. Registrera inte gissningar som bekräftade önskemål och skicka dem vidare till köket.

Hjälp gäster med bagage att ordna väskorna och hitta en sittplats enligt restaurangens rutiner, utan att blockera gångarna. För att få hjälp av personalen ska gäster inte behöva lämna ifrån sig sin privata telefon eller ansluta den till en gemensam enhet. Restaurangen avgör om det finns laddningsmöjligheter och informerar gästen om det; laddning får inte vara ett villkor för att få service.

Anteckna bara det som behövs för att ta över den aktuella beställningen

• Underlag för kontrollen: aktuell sittplats eller beställnings-ID samt den inskickningsstatus som personalen faktiskt har hittat. Samla inte in ovidkommande personuppgifter.
• Bekräfta: rätter, antal, varmt eller kallt, portionsstorlek, tillägg och om det gäller mat på plats eller hämtmat. Identifiera inte gästen utifrån kläder eller ryggsäck.
• Nästa steg: om ni ska fortsätta med den befintliga beställningen eller hjälpa till att lägga en ny, vem som registrerar den och vem som ansvarar för att lämna ut den. Ange vem som ska följa upp sådant vars status fortfarande är oklar.
• Det som återstår att servera: om drycker serveras först eller gästen tillfälligt byter plats, anteckna vad som fortfarande ska serveras och den aktuella serveringsplatsen. Utgå inte från att en tom sittplats betyder att gästen har lämnat restaurangen.

Om gästen ändrar beställningen till hämtmat ska ni först kontrollera om den ursprungliga beställningen redan har börjat tillagas och därefter bekräfta hur den ska lämnas ut. Om utlämningsplatsen ändras ska ni uppdatera samma överlämningsanteckning.

Om hela restaurangen också har nätverksproblem ska ni kontrollera vad som fortfarande fungerar

Om nätverksanslutningen för restaurangens enheter fungerar normalt kan personalen fortsätta servicen enligt de behörigheter och rutiner som redan gäller. Om även restaurangens nätverk har problem ska ni först meddela den ansvariga om beställningar som tagits emot och åtgärder vars resultat ännu inte har kontrollerats. Fortsätt sedan på det sätt som faktiskt är tillgängligt. Önskemål som antecknats på papper är bara ett underlag för överlämning; anteckningarna bevisar inte att informationen har nått den som ansvarar för tillagningen eller att betalning har tagits emot. Beställning genom att skanna en QR-kod till en webbsida, synkronisering via molnet och betalningar online kräver nätverksanslutning. Vilka funktioner som är tillgängliga offline i en native-klient beror på den officiella version och konfiguration som används. När anslutningen är tillbaka ska ni först kontrollera de senaste beställningarna, tillagningsstatusen och betalningarna. Komplettera därefter de uppgifter som saknas, så att inget registreras två gånger.

En transaktion i en fristående kortterminal ska först kontrolleras mot terminalens och betaltjänstleverantörens resultat. Registrera sedan betalningen på den tillhörande notan. MenuSnap verifierar inte automatiskt en transaktion i en fristående terminal.