Så lämnar baren över öppna notor: stäm av beställningar, mottagna betalningar och sådant som återstår per bord

När baren lämnar över öppna notor ska ni först gå igenom varje nota och stämma av var gästerna sitter, vad de väntar på, vilka betalningar som har bekräftats och vem som tar över. Att bordet är avdukat, köket är klart eller en medarbetare slutar sitt skift betyder inte att notan är betald. Se först till att det finns underlag för att fortsätta servicen och avsluta sedan skiftet. Be inte alla gäster att betala bara för att förenkla överlämningen.

Använd ett överlämningskort för varje öppen nota

Fyll i fälten nedan på restaurangens befintliga överlämningsunderlag. Notanumret identifierar köpet, platsen visar var maten ska serveras och den som lämnar över respektive tar över ansvarar för det fortsatta arbetet. Fyll i uppgifterna var för sig; låt inte ett bordsnummer ersätta all information.

• Notanummer: ____; tid för överlämning och restaurangens tidszon: ____; ursprunglig plats: ____; nuvarande plats: ____.
• Senaste tilläggsbeställningen: ____; serverat: ____; tillagas eller väntar på servering: ____; kontaktperson för tillredningen: ____.
• Bekräftade betalningar och motsvarande andelar av notan: ____; återstående belopp att betala: ____; betalningar vars resultat behöver kontrolleras: ____; var nödvändiga underlag finns: ____.
• Frågor som gästen väntar på att få svar på: ____; nästa åtgärd: ____; medarbetare som lämnar över: ____; medarbetare som tar över: ____.

Anteckna bara det som behövs för överlämningen. Skriv inte av gästens fullständiga namn, telefonnummer eller kortuppgifter. Förvara överlämningskortet på en plats som personalen har kontroll över. Om systemet inte visar hur arbetet fortskrider på plats ska den som lämnar över komplettera uppgifterna. Behandla inte minnesbilder som bekräftade fakta.

Gå först en runda och stäm sedan av den senaste beställningen

Den som lämnar över och den som tar över går tillsammans till de områden där det fortfarande finns gäster. De kontrollerar om den senaste beställningsomgången har registrerats, om den har skickats till köket eller annan tillagningsstation och vad som redan har serverats. Önskemål som personalen bara har lovat muntligt att tillgodose och som ännu inte har bekräftats antecknas separat; de får inte blandas ihop med beställningar som köket har tagit emot. Den som tar över redogör utifrån anteckningarna för vilket bord som fortfarande väntar på vad. Om information saknas ställer de kompletterande frågor på plats.

Om några vid samma bord skannar en QR-kod och andra beställer mer av personalen, kontrollera först om beställningen har skickats in och registrera bara sådant som faktiskt är nytillkommet. Om gästerna byter plats ska ni meddela baren, köket och serveringspersonalen var den ursprungliga notan hör hemma och var gästerna sitter nu. Vänta tills ni har fått bekräftelse innan ni tar emot nya gäster vid det ursprungliga bordet. Lägg inte till beställningar utifrån det gamla bordsnumret.

Red ut avvikelser genom att precisera vad som behöver kontrolleras

• Frågor om notan: anteckna vilken rätt, mängd eller avgift det gäller och be en ansvarig person med rätt befogenhet att kontrollera saken. Skriv inte ned en gissning som ett fastslaget svar.
• Gästen går inte att hitta för tillfället: låt den som ansvarar för skiftet kontrollera kända platser och betalningsuppgifter. Ta inte bort notan och bokför den inte som en förlust på eget initiativ.
• En delbetalning har redan gjorts: redovisa separat bekräftade betalningar, obetalda belopp och sådant som behöver kontrolleras för varje nota. Sammanfatta inte läget med att säga att bordet redan har betalat.
• Den senaste tilläggsbeställningen har inte serverats helt: behåll den ursprungliga notan och uppgifterna om tillagningen. Den som tar över följer upp beställningen; öppna inte en ny nota för hela bordet bara på grund av skiftbytet.

Håll isär betalningen och hur servicen fortskrider

Resultatet från en fristående kortterminal bekräftas av terminalen och dess tjänsteleverantör. Kontrollera först att betalningen har gått igenom och registrera den sedan på rätt nota eller andel. MenuSnap verifierar inte den externa transaktionen automatiskt. Om resultatet är oklart ska ni kontrollera den ursprungliga transaktionen och inte debitera igen. Om serveranslutningen bryts ska ni spara nödvändiga manuella underlag. När anslutningen är tillbaka kontrollerar ni befintliga poster innan ni registrerar betalningen i efterhand, så att ni inte tar betalt två gånger.

Att dela upp notan i andelar betyder inte att betalningen har kommit in. Om gästerna beställer mer efter att ha betalat ska ni först kontrollera vilka åtgärder den aktuella notan tillåter och stämma av med gästerna vem som betalar för tillägget. Utgå inte från att en redan betald andel automatiskt räknas om. Återbetalningar och justeringar av bokföringen ska hanteras av en behörig person enligt rätt rutin.

Den som tar över bekräftar nästa åtgärd

Den som tar över letar fram den aktuella notan och underlagen och återger vad som fortfarande behöver serveras, vilka betalningar som behöver kontrolleras och vilka frågor som ska besvaras. KDS och utskrifter används beroende på abonnemang, konfiguration och kompatibel utrustning. Även när tillagningen är klar måste personalen kontrollera vad som faktiskt har serverats; kökets status får inte användas som bekräftelse på att notan är betald.

Stäm av kontantöverlämningen separat för samma period: kontrollera mottagna kontanter, växel och kassalådans uppgifter. Räkna inte obetalda köp som mottagna pengar. Nästa skift antecknar vad som fortfarande behöver följas upp och uppdaterar överlämningskortet utifrån luckor i notanummer, plats, mat eller betalning. Målet är inte att alla öppna notor ska vara avslutade vid skiftbytet.