Så stämmer du av delade betalningar med en fristående kortterminal: varje andel, betalningsresultat och återstående belopp

Vid delade betalningar med en fristående kortterminal ska varje andel kopplas till ett tydligt belopp, det faktiska transaktionsresultatet och rätt registrering i systemet. Kontrollera därefter vad som återstår att betala. Börja med att reda ut hela notan och hur kostnaden ska fördelas. Hantera en andel i taget innan nästa gäst betalar. Att alla har använt sina kort ersätter inte en slutlig avstämning av varje transaktion.

Bekräfta först vad som ska betalas – gå inte igenom alla moment för att dela upp notan på nytt

Kontrollera bordet, rätterna, tillägg, redan betalda belopp och aktuella rabatter, och kom överens med gästerna om hur gemensamma rätter ska fördelas. Välj bland de alternativ som stöds för den aktuella notan i MenuSnap: lika fördelning, fördelning per rätt eller fördelning efter belopp. Lös eventuella meningsskiljaktigheter först och kontrollera sedan att andelarna tillsammans motsvarar beloppet som ska betalas nu. Lova inte att alla kombinationer kan hanteras automatiskt.

Spara en kopplad post för varje betalning

• Ursprunglig nota och aktuell andelsbeteckning: ____; belopp och betalningssätt: ____; ansvarig medarbetare: ____.
• Belopp angivet i terminalen: ____; transaktionstid och eventuell referens: ____; bekräftad i terminalen/väntar på kontroll: ____.
• Motsvarande betalningspost i systemet: ____; har ursprunglig nota och belopp stämts av: ____.
• Kontantbelopp mottaget och växel (om tillämpligt): ____; verifierat mottaget belopp för denna andel: ____.
• Återstående belopp för hela notan: ____; förklaring till avvikelse: ____; nästa steg och ansvarig: ____.

Den här manuella listan är bara till för att koppla ihop andelar och transaktioner. Spara inte fullständiga kortnummer, säkerhetskoder, lösenord eller uppgifter om gäster som inte behövs. Korttransaktioner bekräftas av terminalen och betaltjänstleverantören. Kontrollera först att betalningen har gått igenom och registrera den sedan på rätt andel. MenuSnap verifierar inte automatiskt den externa transaktionen, och du kan inte utgå från att terminalen automatiskt får betalningsbeloppet.

Välj nästa steg utifrån typen av avvikelse

• Terminalen visar att betalningen lyckades, men ingen post hittas i systemet: Kontrollera först den ursprungliga notan, tidpunkten och den senaste betalningsstatusen. Om du bekräftar att betalningen saknas i systemet registrerar du den på rätt andel. Ta inte betalt en gång till.
• Terminalresultatet är oklart: Kontrollera den ursprungliga transaktionen enligt betaltjänstleverantörens rutiner och notera att den behöver följas upp. Att systemet fortfarande visar ett obetalt belopp eller att gästens telefon visar en avisering räcker inte i sig som skäl att dra kortet igen.
• Det finns ett belopp i systemet, men det stämmer inte med underlaget från terminalen: Pausa fortsatta betalningar och kontrollera om fel andel valdes, om fel belopp angavs eller om betalningssättet registrerades fel. Stryk inte differensen på måfå.
• Någon lägger till en rätt eller ändrar rabatten efter betalning: Kontrollera vilka åtgärder som är möjliga för den aktuella notan och förklara för gästerna vem som ska stå för tillägget. Fortsätt inte ta betalt enligt den ursprungliga pappersnotan och utgå inte från att redan betalda andelar räknas om automatiskt.

Kvitta inte kontanter, avrundningsdifferenser och dricks mot varandra

Registrera kontantbetalningar utifrån det belopp som faktiskt togs emot och den växel som lämnades tillbaka. Nöj dig inte med ett muntligt besked om att någon har betalat. Om lika fördelning ger avrundningsdifferenser på öresnivå, kontrollera de faktiska beloppen för varje andel och totalsumman i systemet och förklara sedan för gästerna. Låt inte var och en betala med kort utifrån egen huvudräkning, och jämna inte heller ut differensen på måfå i efterhand.

Om en gäst betalar för mycket, kontrollera först om det gäller dricks eller återstående belopp på notan. Registrera det enligt de betalningssätt restaurangen faktiskt stöder. Behandla inte automatiskt överskottet som dricks och låt inte nästa gäst betala mindre för att i tysthet kvitta det. Om en annan medarbetare hjälper till, klargör om personen ska förklara betalningen eller sammanställa uppgifterna. Låt inte två personer ta betalt för samma andel samtidigt.

Avsluta separat för nätverksproblem, återbetalningar och skiftöverlämning

Om serveranslutningen bryts sparar du nödvändiga manuella underlag. Vänta tills anslutningen är återställd och kontrollera de senaste betalningsposterna innan du registrerar bekräftade betalningar. Betalningar, återbetalningar, avräkningar och skift i MenuSnap kräver bekräftelse från servern. En fristående terminal följer sina egna regler för nätverksanslutning; dra därför inte slutsatsen att hela processen fungerar offline.

En behörig ansvarig ska kontrollera den ursprungliga betalningen och genomföra återbetalningen via rätt betalningsflöde. Att ändra fördelningen, skriva ut notan eller registrera en extern återbetalning i systemet gör inte att en fristående terminal automatiskt betalar tillbaka pengarna. Resultatet måste också bekräftas av terminalen eller betaltjänstleverantören. Se till att någon följer upp ärenden som inte är lösta.

Innan bordet avslutas kontrollerar du återstående belopp och olösta frågor. Vid skiftöverlämningen går du igenom avvikelserna en i taget innan du stämmer av totalsumman. Utbetalningar från betaltjänstleverantören kan påverkas av senare avräkning eller avgifter. Nettobeloppet som sätts in på bankkontot ersätter därför inte avstämningen av transaktionerna under skiftet. Anteckna om avvikelsen berodde på att fördelningen av gemensamma rätter var oklar, att beloppet ändrades, att ett felaktigt belopp angavs eller att en genomförd betalning inte registrerades. Justera arbetssättet nästa gång i stället för att bara försöka få gästerna att betala snabbare i tur och ordning.