Cách bàn giao hóa đơn chưa thanh toán ở quán bar: ghi rõ bàn, món gọi thêm, tiền đã nhận và việc cần làm

Khi bàn giao hóa đơn chưa thanh toán ở quán bar, hãy lần lượt ghi rõ cho từng hóa đơn khách đang ở đâu, còn chờ món gì, khoản nào đã xác nhận là đã nhận và ai sẽ tiếp tục xử lý. Bàn đã dọn, bếp đã làm xong món hay nhân viên hết ca đều không có nghĩa là hóa đơn đã thanh toán. Trước hết, hãy giữ lại thông tin cần thiết để tiếp tục phục vụ, rồi mới hoàn tất việc bàn giao ca; đừng thúc giục tất cả khách thanh toán chỉ để tiện giao ca.

Dùng một phiếu bàn giao cho mỗi hóa đơn chưa thanh toán

Có thể điền các mục để trống dưới đây vào giấy bàn giao mà nhà hàng đang sử dụng. Mã hóa đơn gắn với khoản chi tiêu, vị trí cho biết nơi cần phục vụ, còn người phụ trách và người tiếp nhận xác định trách nhiệm xử lý tiếp theo. Ghi riêng từng mục; không dùng một số bàn thay cho mọi thông tin.

• Mã hóa đơn: ____; thời gian bàn giao và múi giờ của nhà hàng: ____; vị trí ban đầu: ____; vị trí hiện tại: ____.
• Món gọi thêm trong lượt gần nhất: ____; món đã giao: ____; món đang chế biến hoặc chờ giao: ____; người liên hệ phụ trách pha chế/chế biến: ____.
• Khoản thanh toán đã xác minh và phần tương ứng: ____; số tiền còn phải trả: ____; khoản thanh toán đang chờ kiểm tra: ____; nơi lưu bằng chứng cần thiết: ____.
• Câu hỏi khách đang chờ trả lời: ____; việc cần làm tiếp theo: ____; nhân viên bàn giao: ____; người tiếp nhận: ____.

Chỉ ghi thông tin cần thiết cho việc bàn giao; không chép đầy đủ họ tên, số điện thoại hay thông tin thẻ ngân hàng của khách. Đặt phiếu bàn giao ở nơi nhân viên có thể kiểm soát. Nếu tiến độ tại chỗ không hiển thị trong hệ thống, người phụ trách cần bổ sung; đừng xem trí nhớ là sự thật đã được xác nhận.

Đi kiểm tra một vòng, rồi đối chiếu lượt gọi món gần nhất

Nhân viên bàn giao và nhân viên nhận ca cùng kiểm tra khu vực còn khách: lượt gọi món gần nhất đã được nhập chưa, đã chuyển cho bộ phận chế biến chưa và món nào đã được giao. Ghi riêng những yêu cầu mới chỉ được hứa miệng nhưng chưa xác nhận; không gộp chúng vào những món bếp đã nhận. Người nhận ca cần nhắc lại bàn nào còn thiếu món gì; nếu thông tin chưa đủ, hãy hỏi ngay tại chỗ.

Nếu có người trong cùng bàn quét mã QR để gọi món, còn người khác gọi thêm với nhân viên, trước tiên hãy kiểm tra yêu cầu đã được gửi chưa và chỉ ghi những món thực sự được gọi thêm. Nếu khách đổi chỗ, báo hóa đơn ban đầu và vị trí mới cho quầy bar, bếp và nhân viên phục vụ món. Chỉ tiếp nhận khách mới ở bàn cũ sau khi các bộ phận đã xác nhận; đừng tiếp tục thêm món chỉ dựa vào số bàn cũ.

Trước tiên, xác định rõ từng vấn đề cần kiểm tra

• Có thắc mắc về hóa đơn: ghi rõ món ăn, số lượng hoặc khoản phí cụ thể và chuyển cho người có thẩm quyền kiểm tra; đừng biến suy đoán thành kết luận.
• Tạm thời không tìm thấy khách: để người phụ trách ca kiểm tra vị trí đã biết và tình trạng thanh toán; không tự ý xóa hóa đơn hoặc ghi nhận thành khoản thất thoát.
• Khách đã thanh toán một phần: bàn giao riêng khoản đã xác minh là đã nhận, khoản chưa thanh toán và khoản đang chờ kiểm tra; đừng gom chung thành “bàn này trả rồi”.
• Món gọi thêm gần nhất chưa được giao đủ: giữ lại hóa đơn ban đầu và thông tin tiến độ chế biến để người nhận ca tiếp tục theo dõi; đừng mở hóa đơn mới cho cả bàn chỉ để tiện bàn giao.

Bàn giao riêng tiền và tiến độ phục vụ

Kết quả từ máy quẹt thẻ độc lập cần được xác nhận bằng thiết bị đầu cuối và nhà cung cấp dịch vụ của thiết bị đó. Hãy xác minh giao dịch thành công trước, rồi ghi khoản thanh toán vào đúng hóa đơn hoặc phần tương ứng; MenuSnap không tự động xác minh giao dịch bên ngoài này. Nếu chưa rõ kết quả, hãy kiểm tra giao dịch ban đầu, không thu tiền lần nữa. Nếu kết nối với máy chủ bị gián đoạn, hãy lưu lại căn cứ thủ công cần thiết; khi kết nối được khôi phục, kiểm tra các mục đã ghi trước rồi mới bổ sung thông tin để tránh thu tiền trùng.

Tách riêng các phần trong hóa đơn không có nghĩa là đã nhận được tiền. Nếu khách gọi thêm món sau khi đã thanh toán, trước tiên hãy kiểm tra các thao tác được phép trên hóa đơn hiện tại và xác nhận với khách ai sẽ trả phần mới; đừng mặc định phần đã thanh toán sẽ tự động được tính lại. Việc hoàn tiền và điều chỉnh sổ sách phải do người có thẩm quyền thực hiện theo quy trình tương ứng.

Người nhận ca xác nhận việc cần làm tiếp theo

Người nhận ca cần tìm đúng hóa đơn và chứng từ liên quan, rồi nhắc lại những việc còn cần làm: giao món, kiểm tra thanh toán hoặc trả lời khách. Việc sử dụng KDS và chức năng in tùy thuộc vào gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị tương thích. Khi món đã chế biến xong, vẫn phải kiểm tra xem món đã thực sự được giao chưa; không thể dùng trạng thái trong bếp thay cho việc xác nhận hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ.

Việc bàn giao tiền mặt cũng cần được đối chiếu trong cùng khoảng thời gian, gồm tiền thực nhận, tiền thối lại và sổ theo dõi ngăn kéo đựng tiền; đừng tính khoản khách còn nợ là tiền đã nhận. Ca tiếp theo cần ghi lại những việc còn phải hỏi hoặc kiểm tra, rồi điều chỉnh phiếu bàn giao dựa trên mã hóa đơn, vị trí, món ăn hoặc khoản tiền còn thiếu, thay vì yêu cầu không còn hóa đơn nào chưa thanh toán khi giao ca.