Miten käsinkirjoitetut tilaukset kirjataan POS-järjestelmään: erota keittiöön lähetetyt tilaukset vielä kirjaamattomista ja vältä päällekkäinen valmistus

Ennen kuin kirjaat käsinkirjoitetun tilauksen POS-järjestelmään, tarkista kaksi asiaa: onko paperitilaus jo toimitettu keittiöön ja löytyykö järjestelmästä sama tilaus. Tilauksen kirjoittaminen paperille, sen löytyminen järjestelmästä ja sen vastaanottaminen keittiössä ovat kolme eri asiaa. Täydennä vain puuttuva vaihe; älä käsittele jokaista jälkikäteen tehtävää kirjausta uutena keittiöön lähetettävänä tilauksena.

Sopikaa ensin, mihin paperitilausta käytetään

Ravintola voi jatkaa käsinkirjoitetun tilausvihon käyttöä, mutta on sovittava selvästi, onko kyse vielä kirjattavasta merkinnästä vai keittiöön toimitetusta valmistustilauksesta. Yksi työntekijä vastaa kirjauksesta ja yhdistää sen alkuperäiseen tunnisteeseen. Muut tarkistavat tilanteen samasta kirjauksesta. Madridin virallinen matkailusivusto esittelee erilaisia ravintola- ja ruokailupaikkoja ja antaa taustaa toimintaympäristöstä. Paperi- ja digitaalisia tilauksia voidaan yhdistää toisiinsa kaupungista tai keittiötyylistä riippumatta.

Selvitä tilanne paperin ja järjestelmän tietojen perusteella

• Paperitilausta ei ole lähetetty keittiöön eikä siitä ole merkintää järjestelmässä: varmista asiakkaan tilaus, kirjaa se kerran ja välitä se keittiöön ravintolan käytännön mukaan. Merkitse, kuka vastaanotti sen.
• Paperitilaus on lähetetty keittiöön, mutta siitä ei ole merkintää järjestelmässä: selvitä ensin valmistuksen tilanne ja käsittele kirjaus sovitulla, vahvistetulla tavalla. Jos et tiedä, lähettääkö kirjaus tilauksen uudelleen keittiöön, ota ensin yhteyttä tukeen. Älä kirjaa koko tilausta uudelleen.
• Tilaus löytyy järjestelmästä: tarkista pöytä, tuotteet, määrät ja se, onko kyse samasta paperitilauksesta. Lisää vain tarvittavat tiedot äläkä luo samaa tilausta uudelleen.
• Ei ole selvää, onko tilaus lähetetty, kirjattu tai toimitettu keittiöön: merkitse asia selvitystä vaativaksi. Nimetyn työntekijän tulee tarkistaa asia vastaanottajalta, järjestelmästä ja keittiöstä, jotta eri työpisteet eivät kukin kirjaa tilausta uudelleen.

Säilytä kustakin paperitilauksesta yksi alkuperäiseen tilaukseen yhdistettävä merkintä

• Paperitilauksen tunniste: ____; pöytä tai noutotunniste: ____; tilausaika: ____; tilausta käsitellyt työntekijä: ____.
• Tämän tilauksen tuotteet, vaihtoehdot, määrät ja ilmoitetut lisämaksut: ____.
• Onko tilaus kirjattu: ____; vastaavan järjestelmätilauksen tunniste: ____; kirjauksen tehnyt työntekijä: ____.
• Onko tilaus toimitettu keittiöön: ____; toimitusaika ja vastaanottaja: ____; tiedossa oleva valmistuksen vaihe: ____.
• Tällä kertaa lisätyt tai muutetut tiedot: ____; selvitettävät asiat: ____; seuraavaksi asiaa hoitava työntekijä: ____.

Tiedot voi merkitä alkuperäiseen paperitilaukseen; erillistä työkalua ei tarvita. Merkitse selvästi, mitkä tilaukset odottavat kirjaamista, mitkä on yhdistetty järjestelmän tietoihin ja mitkä vaativat selvitystä. Vuoronvaihdossa välitä keskeneräiset asiat seuraavalle työntekijälle. Älä käytä yhtä rastia ilmaisemaan, että tilaus on kirjattu, lähetetty keittiöön ja valmistunut.

Kun QR-koodilla ja henkilökunnan kautta tehdyt tilaukset kulkevat rinnakkain, tarkista ensin, onko tilaus jo tehty

Jos asiakas tulee pyytämään apua puhelimensa kanssa, kysy ensin, onko hän painanut tilauksen lähetyspainiketta, ja tarkista sitten tilanne pöydän tai tilauksen tunnisteen avulla. Pelkkä ruokalistan avaaminen ei ole sama asia kuin tilauksen lähettäminen. Sivun jumittuminen tai pitkä odotus ei myöskään todista, että lähetys olisi epäonnistunut. MenuSnap mahdollistaa sekä asiakkaan tilaamisen QR-koodin skannaamalla että työntekijän tekemän tilauskirjauksen POS-järjestelmään. Jos ravintola tarjoaa ruokalistan vain selattavaksi, henkilökunta ottaa edelleen tilaukset vastaan. Asiakasta, joka ei osaa käyttää puhelinta, ei pakoteta vaihtamaan tilaustapaa.

Vahvista saman pöydän lisätilaukset erikseen ja yhdistä ne alkuperäiseen tilaukseen. Kerro keittiölle vain, mitä lisättiin. Ennen tilauksen muuttamista tai peruuttamista kysy valmistajalta, onko työ jo aloitettu. Vahvista muutos asiakkaan kanssa vasta saatuasi vastauksen. Älä lähetä koko pöydän yhteen koottua tilausta uutena valmistustehtävänä.

Varmista tärkeät vaatimukset ennen kuin lähetät tilauksen keittiöön

Kirjaa erityispyynnöt kyseisen tuotteen kohdalle ja varmista ne käytännössä valmistavalta työntekijältä. Jos kyse on allergeeneista, ainesosan vaihtamisesta tai ristikontaminaatiosta, vastaa ravintolan ajantasaisten tietojen ja keittiön olosuhteiden perusteella. AESANin mukaan suullisesti annetuille allergeenitiedoille on oltava kirjallinen tai sähköinen peruste. Käännös voi helpottaa viestintää, mutta se ei korvaa ainesosien arviointia. Jos asiaa ei voida varmistaa, sano se selvästi.

Jos paperitulostetta ei tule tai verkkoyhteys palautuu, tarkista ensin alkuperäinen tilaus

KDS-järjestelmän käyttö tai tulostaminen edellyttää sopivaa tilausta, asetuksia ja yhteensopivia laitteita. Tulostusta varten tarvitaan lisäksi toimiva lähetyslaite tai -palvelu. Jos tulostetta ei tule, tarkista, löytyykö tilaus ja onko keittiö vastaanottanut sen. Jos tulostat sen uudelleen, merkitse, että kyse on alkuperäiseen tilaukseen liittyvästä tulosteesta, ja selvitä, onko annos jo valmistettu. Älä käytä asiakkaan kuittia keittiön valmistustilauksena.

Verkkoyhteyden häiriön aikana välitä tiedot ravintolan sisällä työntekijältä toiselle ja merkitse, mitkä annokset on jo valmistettu tai luovutettu. Kun yhteys palvelimeen palautuu, tarkista ensin uusimmat tilaukset ja maksut ja päätä vasta sitten, miten puuttuvat kirjaukset täydennetään. Vuoron lopuksi tarkista vain, mikä tilausten yhdistämiseen tarvittava tieto jää useimmin puuttumaan. Korjaa seuraavaa vuoroa varten puutteet tunnisteissa, vastaanottajatiedoissa tai jälkikirjausten vastuunjaossa; älä vaadi kaikkia kirjaamaan koko pöydän tilausta uudelleen.