Miten yhteisten annosten lasku jaetaan: osuuksien, saatujen maksujen ja jäljellä olevan summan tarkistaminen, kun joku lähtee ennen muita

Yhteisten annosten laskua ei saa jakaa suoraan sen perusteella, mitä lautasia ennen muita lähtevän asiakkaan edessä on, eikä summaa saa jakaa tasan ilman koko seurueen suostumusta. Tarkistakaa ensin koko lasku, alennukset ja jo saadut maksut. Pyytäkää sitten asiakkaita sopimaan keskenään, miten yhteisten annosten kustannukset jaetaan. Valitkaa vasta tämän jälkeen laskun jakamiseen tapa, joka on sillä hetkellä käytettävissä. Tarkistakaa jokaisen saadun maksun yhteydessä sitä vastaava kirjaus ja jäljellä oleva maksettava summa. Maksuosuuden erottaminen laskusta ei itsessään tarkoita, että maksu olisi saatu.

Täsmäyttäkää ensin henkilökohtaiset tilaukset, sovitut yhteiset osuudet ja tämänhetkinen maksettava summa

Ennen muita lähtevällä asiakkaalla voi olla sekä omia juomia että osuus yhteisistä lämpimistä annoksista. Henkilökunnan tulee ensin tarkistaa koko seurueen annokset, lisätilaukset ja jo saadut maksut sekä kysyä sitten, miten yhteisten annosten kustannukset jaetaan. Asiakkaat voivat sopia keskenään siitä, onko joku todella syönyt tiettyä annosta, mutta tarjoilija ei saa päätellä asiaa sen perusteella, miten lähellä annosta asiakas istuu. Kaikkia maksuosuuksia ei myöskään saa määrittää vain sillä hetkellä paikalla olevien määrän perusteella. Sopimuksessa on selvennettävä myös jo lähteneiden tai tilapäisesti pöydästä poissa olevien osuudet.

Jos joku mainitsee alennuksen, tarkistakaa ensin ravintolassa todella sovellettavat ehdot ja laskun tiedot. Opiskelija-asema ei itsessään tarkoita, että alennusta olisi saatavilla. Kertokaa maksajille, mitkä alennukset on jo huomioitu ja mikä on tämänhetkinen maksettava summa. Älkää sopiko suullisesti summien jakamisesta normaalihintojen mukaan, jos järjestelmän laskema summa on toinen. Kun erittely tehdään ajoissa, kaikilla on sama lähtökohta jatkoa varten.

Jos osapuolet puhuvat eri kieliä, käykää henkilökohtaiset ja yhteiset annokset läpi selkeän erittelyn avulla ja pyytäkää maksajaa vahvistamaan oma sovittu osuutensa. Henkilökunta selittää, millä käytettävissä olevilla tavoilla lasku voidaan jakaa; ystävät sopivat keskenään kustannusten jakamisesta. Jos yhteisymmärrystä ei vielä ole, nostakaa kyseiset kohdat esiin ja pyytäkää vuorovastaavaa auttamaan muiden odottavien asiakkaiden palvelemisessa, jotta tälle pöydälle jää aikaa summien selvittämiseen.

Sopikaa maksuosuuksista ennen kuin valitsette työkalusta laskunjakotavan

MenuSnap-laskunjakamisoppaassa esitellään tasajako, annoskohtainen jako ja summan mukainen jako sekä edellytetään, että yhteisten annosten kustannusten jakamisesta sovitaan ensin. Henkilökunta tarkistaa asiakkaiden vahvistaman sopimuksen perusteella, mitä jakotapoja kyseisellä laskulla voi käyttää, ja kertoo sitten kunkin osuuden summan. Jos yhteisiin annoksiin sovelletaan erilaisia jakotapoja, on ensin selvennettävä, mikä on käytännössä mahdollista. Työkalulla kirjataan yhdessä sovitut ratkaisut; automaattista jakoa missä tahansa suhteessa ei luvata.

• Jos koko seurue sopii tasajaosta, tarkistakaa osallistujien määrä ja kunkin osuus. Ennen muita lähtevää ei saa unohtaa, eikä hänelle pidä automaattisesti laskea ylimääräistä osuutta.
• Jos jokainen maksaa omat annoksensa, sopikaa ensin erikseen yhteisten annosten kustannusten jaosta. Tarkistakaa sitten, millaisen jaon käyttöliittymä mahdollistaa; älkää päätelkö annosten omistajaa siirtelemällä lautasia.
• Jos asiakkaat ovat sopineet omista summistaan, tarkistakaa, että osuuksien yhteissumma vastaa vielä perittävää määrää. Älkää käsitelkö vain ensin lähtevän asiakkaan maksua ja jättäkö selvittämätöntä erotusta jäljelle.

Maksuosuuksien seuranta: pitäkää sovittu ja toteutunut erillään

Kirjatkaa jokaisen maksun yhteydessä samaa maksuosuutta koskevat tiedot. Käyttäkää ravintolassa seurattavia liiketapahtuman tunnistetietoja; erillistä asiakasrekisteriä ei tarvita. Apukortti helpottaa tarkistamista, mutta se ei korvaa järjestelmän tai maksupalveluntarjoajan tietoja.

• Osuuden peruste: mitä henkilökohtaisia annoksia, yhteisiä sopimuksia tai vahvistettuja summia osuus koskee. Merkitkää erikseen ne kohdat, joista osallistujat eivät ole vielä päässeet sopuun.
• Tällä kertaa maksettava summa: käyttäkää ajantasaista laskua ja siihen todella sovellettuja alennuksia. Tarkistakaa, että osuuksien yhteissumma vastaa vielä perittävää määrää; älkää tasatko erotusta itse.
• Toteutunut maksu: kirjatkaa selkeästi maksutapa sekä vahvistetut ja vielä selvitettävät maksutulokset. Asiakkaan esittämä pankkikortti tai osalaskun tulostaminen ei tarkoita, että maksu olisi onnistunut.
• Järjestelmään tehty kirjaus: tarkistakaa, että vahvistettu maksu on kirjattu oikealle osuudelle. Älkää muokatko epäselvää maksutapahtumaa vain saadaksenne laskun näyttämään maksetulta.
• Jäljellä oleva maksettava summa ja seurannasta vastaava henkilö: tarkistakaa jäljellä oleva summa uudelleen kunkin osuuden käsittelyn jälkeen. Kun siirrätte asiat seuraavan työntekijän hoidettaviksi, välittäkää erikseen tiedot maksamattomista osuuksista, selvitystä odottavista maksutuloksista ja käsittelyä odottavista maksunpalautuksista.

Verkkomaksut ja pilvisynkronointi edellyttävät verkkoyhteyttä. Natiivisovelluksen offline-käytön laajuus riippuu käytössä olevasta virallisesta versiosta ja sen asetuksista. Tarkistakaa tilaukset ja maksut, kun yhteys palautuu. Selvittäkää kunkin maksun tulos ennen seuraavan henkilön maksun käsittelyä ja säilyttäkää alkuperäisen tapahtuman tiedot, kun jokin osuus on vielä epäselvä.

Jos käytössä on erillinen maksupääte, henkilökunnan on ensin tarkistettava ulkoisen maksutapahtuman tulos päätteeltä tai maksupalveluntarjoajalta ja kirjattava maksu vasta sitten sitä vastaavalle osuudelle. MenuSnap ei vahvista automaattisesti erillisellä maksupäätteellä tehtyä maksua. Jos tulos on epäselvä, nimetty työntekijä selvittää asian. Älkää pyytäkö toista työntekijää veloittamaan samaa summaa uudelleen älkääkä siirtäkö epävarmaa osuutta yhä pöydässä olevien asiakkaiden maksettavaksi.

Kun ensin lähtevä on maksanut: lisätilaukset ja hyvitykset käsitellään alkuperäisten perusteiden mukaisesti

Jos seurue tilaa lisää sen jälkeen, kun joku on jo lähtenyt, tai alennus muuttuu laskun käsittelyn aikana, tarkistakaa ajantasainen lasku älkääkä käyttäkö vanhaa suullista yhteissummaa. Asiakkaat sopivat edelleen itse, kuka maksaa lisätilaukset. Jo maksetut osuudet säilyvät alkuperäisen sopimuksen mukaisina, eikä niitä lasketa tai kirjata automaattisesti uudelleen. Jos asiakkaat haluavat jakaa maksut uudelleen, valtuutetun vastuuhenkilön tulee kertoa, mitä voidaan muuttaa. Apuna käytettävä osuuslista auttaa selittämään uuden sopimuksen.

Jo saadun maksun palauttaminen edellyttää asianmukaisia käyttöoikeuksia ja varsinaisen hyvitysprosessin suorittamista; jako-osuuden muuttaminen ei itsessään palauta rahoja. Ravintolapäällikön tulee antaa henkilökunnalle selkeä toimintamalli tilanteiden eskalointiin, eikä työntekijöitä pidä pyytää tasoittamaan erotusta epävirallisesti riidan päättämiseksi. Vahvistettujen ja vielä käsittelyä odottavien asioiden kirjaaminen auttaa seuraavaa työntekijää jatkamaan ilman, että asiakkaiden tarvitsee selittää koko seurueen tilannetta uudelleen.