Maksujen täsmäyttäminen, kun lasku jaetaan erillisellä maksupäätteellä: osuudet, maksutulokset ja jäljellä oleva summa

Kun lasku jaetaan maksettavaksi erillisellä maksupäätteellä, jokaisen osuuden on vastattava selvää summaa, toteutunutta maksutapahtumaa ja järjestelmäkirjausta. Tarkista myös jäljellä oleva maksettava määrä. Selvitä ensin koko lasku ja sovitut maksuosuudet, käsittele yksi osuus kerrallaan ja siirry vasta sitten seuraavaan asiakkaaseen. Se, että kaikki ovat maksaneet kortilla, ei korvaa maksujen lopullista tarkistamista yksitellen.

Varmista ensin, mitä maksuja ollaan perimässä – koko laskun jakamista ei tarvitse käydä uudelleen läpi

Tarkista pöytä, ruoat, lisätilaukset, jo maksetut osuudet ja voimassa olevat alennukset sekä sopikaa asiakkaiden kanssa, miten yhteiset annokset jaetaan. MenuSnap-palvelussa tasajako, annoksittain jako tai summan mukaan jakaminen on valittava sen mukaan, mitä käytössä oleva lasku tukee. Selvittäkää erimielisyydet ensin ja tarkistakaa sitten, että osuuksien summa vastaa tällä kertaa perittävää kokonaismäärää. Älä lupaa, että mikä tahansa yhdistelmä voidaan käsitellä automaattisesti.

Kirjaa jokainen maksu omalle rivilleen

• Alkuperäinen lasku ja tämänhetkisen osuuden tunniste: ____; maksettava summa ja maksutapa: ____; maksun käsittelijä: ____.
• Maksupäätteeseen syötetty summa: ____; tapahtuma-aika ja tarvittava viite: ____; maksupääte vahvisti maksun / tulosta selvitetään: ____.
• Järjestelmään kirjattu maksu ja sitä vastaava osuus: ____; onko alkuperäinen lasku ja summa tarkistettu: ____.
• Käteisenä saatu summa ja vaihtoraha (tarvittaessa): ____; tämän osuuden osalta vahvistettu maksu: ____.
• Koko laskusta jäljellä oleva summa: ____; selvitys erosta: ____; seuraava toimenpide ja vastuuhenkilö: ____.

Tämä työntekijän täyttämä lista auttaa yhdistämään osuudet maksutapahtumiin. Älä merkitse siihen koko korttinumeroa, turvakoodia, salasanaa tai asiakkaan kannalta asiaan kuulumatonta tietoa. Maksupääte ja palveluntarjoaja vahvistavat korttitapahtuman. Varmista ensin maksun onnistuminen ja kirjaa se vasta sitten oikealle osuudelle. MenuSnap ei vahvista tätä ulkoista maksutapahtumaa automaattisesti, eikä pidä olettaa, että maksupääte vastaanottaa summan automaattisesti.

Valitse seuraava toimenpide sen mukaan, millainen ero löytyi

• Maksupääte vahvisti maksun, mutta järjestelmästä ei löydy kirjausta: Tarkista ensin alkuperäinen lasku, tapahtuma-aika ja maksun uusin tila. Jos varmistuu, että maksu jäi kirjaamatta, lisää se oikealle osuudelle. Älä veloita uudelleen.
• Maksupäätteen tulos on epäselvä: Selvitä alkuperäinen tapahtuma palveluntarjoajan ohjeiden mukaan ja jätä se odottamaan selvitystä. Se, että järjestelmä näyttää summan yhä maksettavana tai asiakkaan puhelimeen tulee ilmoitus, ei yksinään ole peruste kortin veloittamiselle uudelleen.
• Järjestelmään on kirjattu summa, mutta maksupäätteen tiedot eivät vastaa sitä: Keskeytä seuraavat maksut ja selvitä, valittiinko väärä osuus, syötettiinkö summa väärin tai kirjattiinko maksutapa virheellisesti. Älä poista erotusta summasta omin päin.
• Asiakas lisää annoksia tai alennusta muutetaan maksamisen jälkeen: Tarkista, mitä toimintoja nykyinen lasku sallii, ja selvitä asiakkaan kanssa, kuka maksaa mahdollisen lisäsumman. Älä jatka veloittamista alkuperäisen paperilaskun mukaan äläkä oleta, että jo maksetut osuudet lasketaan automaattisesti uudelleen.

Pidä käteinen, pyöristyserot ja tipit erillään

Kirjaa käteinen saadun summan ja annetun vaihtorahan mukaan. Älä tyydy suulliseen ilmoitukseen siitä, että maksu on hoidettu. Jos tasajaosta syntyy senttien erotus, tarkista järjestelmästä kunkin osuuden todellinen summa ja niiden yhteismäärä ja selitä asia asiakkaalle. Älä anna jokaisen laskea osuuttaan päässään ja maksaa kortilla summia, jotka sitten tasataan mielivaltaisesti.

Jos asiakas maksaa liikaa, varmista ensin, onko ylimenevä summa tippiä vai jäljellä olevan maksettavan summan suoritus. Kirjaa se ravintolan käytössä olevien menetelmien mukaisesti. Älä merkitse summaa automaattisesti tipiksi äläkä hyvitä sitä huomaamatta antamalla seuraavan asiakkaan maksaa vähemmän. Jos tarvitset toisen työntekijän apua, sovi selvästi, vastaako hän asian selittämisestä vai tietojen järjestämisestä. Kaksi työntekijää ei saa vastaanottaa maksua samasta osuudesta samanaikaisesti.

Hoida verkkoyhteyteen, palautuksiin ja työvuoron vaihtumiseen liittyvät asiat erikseen loppuun

Jos yhteys palvelimeen katkeaa, säilytä tarvittavat manuaaliset tositteet. Kirjaa vahvistetut maksut vasta, kun yhteys on palautunut ja olet tarkistanut uusimmat maksutiedot. MenuSnap edellyttää palvelimen vahvistusta maksuille, palautuksille, tilityksille ja työvuoroille. Erillinen maksupääte noudattaa omia verkkoyhteysvaatimuksiaan. Älä lupaa niiden perusteella, että koko prosessi toimii ilman verkkoyhteyttä.

Palautuksen tekee siihen valtuutettu vastuuhenkilö, joka tarkistaa alkuperäisen maksun ja toteuttaa palautuksen kyseisen maksutavan prosessin mukaisesti. Jako-osuuksien muuttaminen, laskun tulostaminen tai ulkoisen palautuksen kirjaaminen järjestelmään ei palauta maksua automaattisesti erillisellä maksupäätteellä. Vahvista myös palautuksen tulos maksupäätteestä tai palveluntarjoajalta ja huolehdi, että joku seuraa keskeneräistä asiaa.

Tarkista jäljellä oleva maksettava summa ja avoimet asiat ennen pöydän asioinnin päättämistä. Vuoronvaihdossa käy ensin läpi erot maksukohtaisesti ja tarkista vasta sitten kokonaissumma. Maksunvälittäjältä saataviin suorituksiin voi liittyä myöhempiä tilityksiä tai kuluja, joten pankkitilille saapuva nettosumma ei suoraan korvaa työvuoron maksutapahtumien täsmäytystä. Kirjaa, johtuiko ero siitä, että yhteisten annosten jako jäi epäselväksi, summa muuttui, tiedot syötettiin väärin vai onnistunut maksu jäi kirjaamatta. Korjaa seuraavalla kerralla kyseinen toimintatapa sen sijaan, että yrittäisit nopeuttaa asiakkaiden vuorotellen maksamista kortilla.