Chia tiền món ăn dùng chung: đối chiếu phần tiền mỗi người phải trả, số tiền thực nhận và số tiền còn lại khi có người về trước

Không thể chia tiền món ăn dùng chung chỉ dựa vào những món còn trước mặt người sắp về, cũng không nên chia đều nếu cả bàn chưa đồng ý. Trước tiên, kiểm tra hóa đơn tổng, các khoản giảm giá và tiền đã nhận; sau đó hỏi khách thống nhất cách chia phần ăn chung như thế nào. Chỉ khi đó mới chọn cách tách hóa đơn hiện có thể thực hiện. Mỗi lần nhận tiền, hãy đối chiếu khoản ghi nhận tương ứng và số tiền còn thiếu; tách hóa đơn không có nghĩa là đã thu được tiền.

Đối chiếu món mỗi người gọi, thỏa thuận chia món chung và số tiền hiện còn phải trả

Người về sớm có thể vừa gọi đồ uống riêng, vừa cùng ăn các món nóng gọi chung. Nhân viên cần kiểm tra các món của cả bàn, món gọi thêm và tiền đã nhận, rồi hỏi khách cách chia phần ăn chung. Khách có ăn một món cụ thể hay không là việc họ tự thỏa thuận; nhân viên không nên suy đoán dựa vào chỗ ngồi, cũng không nên lấy số người có mặt lúc đó làm căn cứ xác định số phần thanh toán. Cần làm rõ cả phần của người đã về hoặc tạm thời không có mặt tại bàn.

Nếu khách nhắc đến ưu đãi, hãy kiểm tra điều kiện áp dụng thực tế của nhà hàng và kết quả trên hóa đơn; không mặc định có giảm giá chỉ vì khách là sinh viên. Cần giải thích cho người thanh toán về ưu đãi đã áp dụng và số tiền hiện phải trả. Không được nói với khách cách chia tiền theo giá gốc trong khi hệ thống lại ghi nhận các khoản tiền khác. Danh sách món càng sớm được làm rõ thì các lựa chọn tiếp theo càng có căn cứ chung.

Nếu nhân viên và khách không nói cùng ngôn ngữ, có thể dùng danh sách món rõ ràng để giải thích từng khoản riêng và khoản dùng chung, rồi đề nghị người thanh toán xác nhận phần đã thỏa thuận của mình. Nhân viên có trách nhiệm giải thích những cách tách hóa đơn có thể thực hiện; việc chia tiền giữa bạn bè thì để khách tự thỏa thuận. Hãy chỉ rõ những khoản chưa thống nhất và nhờ người phụ trách ca hỗ trợ tiếp đón những khách khác đang chờ, để bàn này có thời gian hỏi rõ số tiền.

Thống nhất cách chia trước, rồi mới chọn cách tách hóa đơn trong công cụ

Hướng dẫn tách hóa đơn của MenuSnap giới thiệu các cách chia đều, chia theo món và chia theo số tiền, đồng thời yêu cầu khách thống nhất cách chia tiền các món dùng chung trước. Dựa trên thỏa thuận đã được khách xác nhận, nhân viên kiểm tra hóa đơn hiện hỗ trợ thao tác nào rồi giải thích số tiền tương ứng với từng phần. Nếu các món dùng chung được chia theo nhiều cách khác nhau, hãy nói rõ phạm vi thực tế có thể thực hiện; công cụ dùng để ghi lại kết quả đã thống nhất, chứ không cam kết tự động phân chia theo bất kỳ tỷ lệ nào.

• Chỉ chia đều khi cả bàn đồng ý; sau đó kiểm tra số người tham gia và số tiền mỗi phần. Không được bỏ sót người về sớm hoặc tự động tính thêm một phần.
• Nếu mỗi người trả món mình gọi, trước tiên hãy làm rõ cách chia tiền các món dùng chung, rồi kiểm tra giao diện hiện cho phép phân chia ra sao; không quyết định ai trả món nào bằng cách di chuyển đĩa.
• Nếu khách đã thống nhất số tiền mỗi người trả, hãy kiểm tra tổng các phần có khớp với số tiền còn phải thu hay không. Không chỉ xử lý phần của người về trước rồi để lại khoản chênh lệch chưa rõ.

Phiếu theo dõi từng phần thanh toán: ghi riêng thỏa thuận và kết quả thực tế

Mỗi lần thu tiền, hãy ghi các thông tin dưới đây cho cùng một phần, sử dụng mã nghiệp vụ mà nhà hàng có thể tra cứu; không cần lập thêm danh sách định danh khách hàng. Phiếu hỗ trợ đối chiếu nhưng không thay thế hồ sơ trong hệ thống hoặc của đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.

• Căn cứ chia phần: ghi rõ phần đó gồm những món riêng nào, theo thỏa thuận chia món chung nào hay theo số tiền đã xác nhận nào. Nêu riêng những phần người tham gia chưa thống nhất.
• Số tiền phải trả lần này: căn cứ vào hóa đơn hiện tại và ưu đãi thực tế; kiểm tra tổng các phần có khớp với số tiền còn phải thu hay không, không tự ý bù phần chênh lệch.
• Kết quả nhận tiền thực tế: ghi rõ phương thức thanh toán và kết quả đã xác nhận hay còn phải tra cứu. Khách xuất trình thẻ ngân hàng hoặc phiếu chia hóa đơn đã in không có nghĩa là thanh toán thành công.
• Thông tin ghi nhận tương ứng trong hệ thống: kiểm tra khoản tiền đã xác nhận có được ghi vào đúng phần hay không; không sửa giao dịch chưa rõ chỉ để thể hiện là đã thanh toán đủ.
• Số tiền còn phải trả và người phụ trách theo dõi: kiểm tra lại sau khi xử lý từng phần; bàn giao riêng các khoản chưa thanh toán, giao dịch đang chờ xác minh và khoản đang chờ hoàn tiền.

Thanh toán trực tuyến và đồng bộ dữ liệu lên đám mây phụ thuộc vào kết nối mạng. Phạm vi sử dụng ngoại tuyến của ứng dụng gốc tùy thuộc vào phiên bản chính thức và cấu hình đang dùng; khi kết nối được khôi phục, hãy đối chiếu đơn hàng và khoản thanh toán. Chỉ xử lý người tiếp theo sau khi đã xác minh kết quả của từng khoản; giữ lại thông tin giao dịch ban đầu đối với những phần chưa rõ.

Nếu dùng máy quẹt thẻ độc lập, nhân viên cần xác minh giao dịch bên ngoài qua máy thanh toán hoặc với đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán trước, rồi mới ghi nhận vào phần tương ứng; MenuSnap không tự động xác minh giao dịch thực hiện qua máy độc lập này. Nếu chưa rõ kết quả, hãy giao một nhân viên được chỉ định theo dõi; không để đồng nghiệp khác quẹt lại cùng một số tiền và không chuyển khoản chưa xác định cho khách vẫn còn ngồi tại bàn.

Sau khi người về trước thanh toán: xử lý món gọi thêm và hoàn tiền theo căn cứ hiện có

Nếu những người còn lại gọi thêm món sau khi bạn cùng bàn đã về, hoặc ưu đãi thay đổi trong lúc thanh toán, hãy kiểm tra hóa đơn mới nhất thay vì tiếp tục dùng tổng tiền đã nói miệng trước đó. Khách tự thỏa thuận ai trả món gọi thêm; phần đã thanh toán vẫn theo căn cứ ban đầu, không tự động tính lại hoặc sửa đổi. Nếu khách muốn chia lại, người phụ trách được ủy quyền cần giải thích phạm vi điều chỉnh có thể thực hiện; phiếu theo dõi phần thanh toán chỉ hỗ trợ giải thích thỏa thuận mới.

Khi cần hoàn lại khoản tiền đã nhận, sửa số tiền phân chia không đồng nghĩa với việc đã hoàn tiền; việc này cần có quyền hạn phù hợp và được thực hiện theo quy trình thực tế. Quản lý nhà hàng cần cung cấp cho nhân viên quy trình chuyển cấp xử lý rõ ràng, thay vì yêu cầu họ tự ý bù phần chênh lệch để kết thúc tranh cãi. Ghi lại rõ những việc đã xác nhận và những việc còn chờ xử lý sẽ giúp đồng nghiệp tiếp nhận công việc mà không cần yêu cầu khách giải thích lại mối liên hệ giữa những người trong cả bàn.